Criação

Três pessoas

Desde “aborrecente” tomei gosto por ganhar meu próprio dinheiro, mesmo sendo de uma família de classe média, com situação financeira estável. Dava uma satisfação danada aquilo, eu me sentia valorizado e mais “livre”. Foi assim que aprendi a valorizar o dinheiro. Parei de gastar de bobeira, passei a pensar mais em termos de custo–benefício.

Com as empresas ocorre o mesmo. Hoje em dia, elas não liberam um tostão sem saber o que podem ganhar com isso. Quando “colocar grana” significa contratar ou mesmo alocar pessoal, a coisa complica ainda mais, tendo em vista os muitos encargos que precisam ser contabilizados.

Por isso, é fundamental entendermos qual o papel de uma equipe dedicada à intranet quando pensarmos em montar uma. Se não estabelecermos claramente papéis e atribuições, desmistificando alguns pontos importantes, certamente teremos muita dificuldade em demonstrar sua necessidade.

Descentralizar x Centralizar

Nos primórdios, quando as intranets ainda eram eminentemente departamentais, era comum haver um webmaster responsável por toda a atualização. Para colocar algo no ar, lá vinha o arquivo para a mão do dito cujo… Evidentemente, isto constituía um gargalo sem solução. Até que apareceram os publicadores de conteúdo (primeira geração dos gerenciadores de conteúdo ou CMS, sigla em inglês para Content Manager System).

Com os publicadores e seus workflows, descentralizou–se a alimentação das páginas (mediante um front–end amigável, com “carinha de Word”) e automatizou–se o processo de padronização do layout, mediante o uso de templates. E o webmaster perdeu o emprego…

A volta dos que não foram

Então porque este artigo fala em “equipe intranet”? Não está tudo automatizado e descentralizado?

Sim, está. Mas, se o CMS veio solucionar a questão da alimentação dos sites, trouxe consigo a associação de que ter um núcleo central significava atraso e burocracia – e não é bem assim.

Quando se pensa a intranet como uma estrutura que dará suporte a diversas iniciativas de Gestão do Conhecimento, há que se ter todo um cuidado para que sua inserção no contexto empresarial seja adequado. Cuidados com sua promoção, manutenção e ampliação também são fundamentais. E não há máquina capaz de realizar, sozinha, estas tarefas…

Assim, a idéia de uma “equipe intranet” certamente não pode estar associada a da centralização de alimentação de conteúdo. Isto está superado e enterrado. A equipe, então, passa a ter um papel muito mais intelectual do que braçal, focado em estratégia e não em inclusão de conteúdo.

Ela é mesmo necessária?

Depende. Do quê? Principalmente do porte da empresa e da forma como estrutura seus departamentos.

Muitos dirão, em nome da boa economia de recursos, que não seria necessário ter profissionais dedicados só a isso. Este foi um dos debates que rolaram na Lista de Discussão WI Intranet (veja como participar, ao lado). De repente, pode ser alguém terceirizado. Ou o pessoal de internet poderia tocar o bonde da intra em paralelo – afinal, “é tudo web mesmo”…

Não, não é tudo web – internet e intranet, embora guardem algumas similaridades óbvias, são parentes que moram em continentes distantes.

Se houver terceirização, que seja do webdesigner e do webwriter – dois importantes profissionais, mas não imprescindíveis. Entretanto, o líder da equipe deve ser alguém efetivo, da casa, com excelente conhecimento dos cômodos, de seus moradores, além de saber bem como é que as coisas funcionam por ali – seus processos.

Atribuindo funções

Para não ficarmos nessa história de que “tudo depende” (embora seja verdade…), vou colocar a cara a tapa e sugerir uma estrutura mínima para a equipe intranet, com suas respectivas atribuições:

Líder/Coordenador: Precisa ter visão holística da empresa, bom relacionamento com seus diversos departamentos e prestígio com a alta direção. Deve ser alguém sintonizado com os preceitos da Gestão do Conhecimento. Seu papel principal é montar a estratégia de manutenção/ampliação/capilarização da intranet ou do portal corporativo. Precisa ser pró–ativo, procurando sempre identificar oportunidades de inclusão da intranet como apoio aos negócios da empresa. Bom conhecedor de processos e de tecnologia, mas sobretudo um humanista, que compreenda que Gestão do Conhecimento se baseia em pessoas – embora os outros itens também sejam importantes. Além disto, deve coordenar o trabalho dos outros dois, fornecendo a eles uma mesma visão.
Webdesigner/Arquiteto da Informação: Um profissional com senso estético, mas que compreenda com clareza a necessidade de criar e manter uma estrutura lógica de diretórios para o site, baseado em estudos de taxonomia. Terá grandes desafios: auxiliar na criação de uma imagem positiva para a intranet, criar um visual que ajude a dar a ela uma identidade e trabalhar as peças de comunicação que servirão para manter a chama sempre acesa (tudo isso em parceria com o webwriter).
Webwriter/Arquiteto da Informação: Outra vez este papo de arquitetura? Pois é, esses dois profissionais devem ter obsessão por facilitar a vida dos usuários – e a arquitetura da informação, bem como a usabilidade, são excelentes ferramentas para isto. Trabalhará sempre como “dupla de criação” com o webdesigner. Uma outra importante missão de ambos será preparar a home a as homes intermediárias, tornando–as atrativas, claras, objetivas e bem estruturadas. Pensar os mecanismos de meta–comunicação (como a newsletter periódica que divulga as novidades da intranet) também é trabalho dos dois. O webwriter também pode ter poderes de “super–editor” para fazer ajustes naquilo que for publicado de forma descentralizada, mas essa nunca será sua principal atribuição – ele certamente poderá revisar documentos de maior importância, selecionados para a home, ou aqueles em que seja indispensável total correção não só de conteúdo, mas também de forma. Nesses casos, vale ressaltar, é indispensável que o autor seja sempre chamado a aprovar eventuais alterações promovidas.

Pronto. Três pessoas. Que não vão alimentar site nenhum. Mas vão, sim, “pensar a intranet”, sempre. Como dissemos, vale reiterar, trata–se de uma sugestão “ideal”, que precisa ser analisada caso a caso.

O importante é compreender que a tecnologia, por melhor que seja, não faz tudo. Descentralizar a alimentação de intranets e portais corporativos não só é ótimo, como fundamental. Mas imaginar que os processos automatizados serão capazes de manter a intranet quente e viva é um erro que não devemos cometer.

Montar uma equipe exclusiva pode ser uma boa solução, mas certamente não será a única. Se for a sua opção, procure embasar bem o porquê de sua necessidade, deixando claro que não se quer voltar à alimentação centralizada, mas sim construir uma unidade cerebral que alavanque a Gestão do Conhecimento na organização. [Webinsider]