No caso de portais corporativos, existe uma grande variedade de valores intangíveis que podem ser até mais críticos do que o retorno medido em reais. Afinal, nem sempre é possível mensurar os benefícios gerados pela melhoria na gestão do conhecimento e o aumento de produtividade decorrente de ter as informações necessárias na hora certa.

O portal corporativo é a base centralizada para serviços, informações e comunicação. Como no caso de um shopping center, as lojas são beneficiadas pelo fluxo de pessoas que vão a um único local para fazer as suas compras. Em uma intranet, os funcionários sabem onde encontrar o que precisam e ganham agilidade ao terem um lugar central. É mais fácil medir o resultado individual de cada loja, mas o que seria dela se não fosse o ambiente?

Uma pesquisa feita pela Prescient nos Estados Unidos demonstrou que os gerentes gastam em média mais de duas horas por dia procurando informações e 57% dos participantes disseram que ter que recorrer a muitas fontes para compilar informações é um aspecto difícil para gerenciar informações.

Mais de 50% das informações que os gerentes obtém não têm valor para eles, 42% usaram uma informação errada pelo menos uma vez por semana e 53% disseram que menos da metade das informações recebidas são aproveitáveis. Os portais corporativos têm um papel fundamental na otimização do tempo e na eficiência dos colaboradores.

A realidade de cada empresa pode direcionar para benefícios muito diversos. De qualquer maneira, seguem abaixo alguns exemplos de retornos obtidos através de portais corporativos:

Custos físicos

São os mais fáceis de serem medidos, porque refletem a redução de custos de bens tangíveis, como por exemplo a diminuição de impressões ou a redução de circulação de materiais, taxa de envio etc. Para calcular, é necessário verificar quanto era gasto com a comunicação anterior, por exemplo.

Produtividade

Pode haver ganho de produtividade devido a processos automatizados e agilidade no encontro de informações. É mais difícil de medir, mas pode ser verificado ao mensurar quanto tempo se levava antes e qual é ganho com o novo processo. Por exemplo, um formulário que demorava X dias ao passar por várias áreas passou a levar menos tempo. Qual é o valor para a empresa?

Comunicação

A intranet pode promover maior integração entre pessoas e departamentos e redução das barreiras geográficas ao possibilitar a formação de grupos interdisciplinares. Pode promover redução de custos de viagem ou de telefonia se tiver recursos de colaboração.

Competitividade

A empresa ganha ao melhorar o acesso sobre informações e dados competitivos. É importante compartilhar objetivos, incentivar a inovação e permitir um fluxo livre de idéias. Pode ser medido através da participação das pessoas no fomento à identificação e exploração de oportunidades de negócios.

Time to market

O portal pode gerar agilidade em responder ao mercado e acelerar o desenvolvimento serviços e produtos.

Redução ou eliminação de erros em processos

A empresa pode acabar com os problemas gerados por processos manuais. Ganha também mais controle do seu estágio, além de informações gerenciais.

Serviço ao cliente interno

Pode ser medido através da redução da quantidade de funcionários para atendimento, melhora da disponibilidade de informações de referência e suporte e otimização dos fluxos de resposta a clientes e funcionários.

Recursos humanos

A área de recursos humanos pode se beneficiar através do aumento das taxas de retenção de funcionários, ampliação da satisfação dos colaboradores, redução da perda de conhecimento e redução de custos de treinamentos, no caso de ações de e-learning.

Infraestrutura

Redução de custos de operação por haver compartilhamento da infraestrutura. Em relação aos sistemas tradicionais, tem mais facilidade de uso, sem necessidade de treinamentos. [Webinsider]

Leia o texto anterior: Retorno de investimento em projetos digitais.

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Daniella Morier

Daniella Morier(daniella@avantare.com.br) é sócia-diretora da Avantare Inteligência Interativa.