Gerenciamento de projetos, uma prática de sucesso

19 de dezembro de 2011, 15:23

Para alcançar os objetivos com eficiência, eficácia e efetividade é preciso planejamento, controle e execuções bem definidos.

Por Celso Cunha

Por que investir em gerenciamento de projetos? Quais são as metodologias mais recomendadas? E os principais desafios? Qual é a formação ideal de um gestor de projetos?

Nesse artigo, falamos sobre esses cenários e requisitos importantes para alcançar os resultados esperados nos projetos.

União de forças: TI e as metodologias de gerenciamento de projetos

Conduzir projetos com base em metodologias de gerenciamento, especialmente na área de tecnologia, é de suma importância. Toda empresa possui inúmeros jobs, mas não basta apenas sair executando os mesmos sem antes realizar uma série de atividades como:

  • Verificar se o retorno do projeto o torna viável;
  • Identificar quais são prioritários;
  • Realizar o planejamento de como estes projetos terão interdependência;
  • Planejar quais recursos serão adquiridos;
  • Quais profissionais deverão ser envolvidos, dentre tantas outras coisas.

Muitas empresas sofrem por atrasos em projetos e investimentos elevados, mas contam com o heroísmo de profissionais para torná-los viáveis – na maioria das vezes, sem saber se estes são os mais importantes ou mesmo necessários, consumindo, desta forma, recursos, tempo e tornando a empresa lenta em responder as demandas do mercado.

O gerenciamento de projetos deve ser aplicado não só na área de tecnologia, mas também por toda a empresa. O principal instituto de gerenciamento de projetos, o PMI.org, disponibiliza várias informações, inclusive o PMBOK: referência para aplicação dos conceitos amplamente utilizados no mundo.

Seja em uma startup ou em uma multinacional, é preciso aplicar o gerenciamento em projetos de TI

No caso das pequenas empresas e startups, estas sofrem mais devido à falta de infraestrutura e recursos. Mas, as médias e grandes empresas devem implantar o conceito que chamamos de escritório de projetos PMO. (Veja mais em: A importância do PMO nas organizações).

Este departamento deve ter um líder capaz de organizar, priorizar e controlar o time de gerenciamento de projetos. O coordenador do escritório de projetos deve estar alinhado com as estratégias da empresa e atuar como um controlador e organizador dos projetos.

Assim, as principais vantagens são:

  • Ter uma visão global;
  • Conhecer e mensurar o impacto que os projetos exercem uns sobre os outros;
  • Priorizar, planejar e controlar os projetos;
  • Tornar claro todos os esforços, recursos e prazos para concretização de cada um dos projetos.

Principais metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem muitas metodologias. Eu prefiro destacar a do PMI devido sua amplitude mundial. Existem ainda: PRINCE2, Six Sigma (Black Belt), entre outras.

As ferramentas são as mais variadas, mas como falamos do início da implantação da metodologia de gerenciamento de projetos, podemos considerar ferramentas como: MS Project, MS Office e uma solução para repositório e gestão dos documentos, como o SharePoint.

Os desafios para implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos em uma empresa

Os desafios são enormes.

Imagine você dizer para um profissional no exercício da sua função há muitos anos que ele deverá mudar a forma de trabalho?

A resistência de comportamento e o choque de realizar o controle de suas atividades e reportá-las, atendendo as prioridades definidas pelo PMO, causam um grande impacto na cultura organizacional.

Portanto, alguns passos são necessários para implantação da metodologia:

1. Mapear e identificar os objetivos com os riscos e benefícios de cada projeto.

2. Qualificá-los e identificar as seguintes categorias:

  • Erros – devem ser corrigidos para garantir a sustentação do negócio, não devem ser considerados como projetos e devem ser tratados por uma equipe dedicada;
  • Demandas Legais – estas são demandas que devem atender as ordens judiciais ou ainda alterações na legislação e entidades do setor que impactam as operações;
  • Demandas da matriz – devem atender a estas demandas com o mesmo foco dado às demandas legais;
  • Melhorias – estes projetos trazem aumento de desempenho para empresa e diminuem custos operacionais;
  • Inovação – estes devem ser tratados com foco estratégico.

Paralela a este trabalho, deve ser realizada a construção de uma metodologia de processos, aderente às metodologias renomadas, como as do PMI, junto com a capacitação de pessoas-chaves para disseminarem a metodologia em toda empresa. Isto garante maior assertividade na condução da implantação do escritório de projetos.

Formação e habilidades de um gerente de projetos

Para efetivar o trabalho com relevância e qualidade, a formação acadêmica em TI ajuda a compreender as dificuldades de cada um dos colaboradores nas tarefas e na identificação de riscos.

O profissional deverá ter o objetivo claro do projeto, os benefícios e os riscos. Antes de tudo, ele deve saber se comunicar muito bem, convencer todos os outros profissionais envolvidos no projeto sobre o que devem fazer e em qual momento. E deverá ainda ser capaz de planejar, vislumbrando antecipadamente quais problemas poderão ser encontrados, para mitigá-los, verificando questões como recursos e todas as aquisições necessárias, a fim de atender ao prazo, custo, qualidade e escopo do projeto.

Capacidade de tomar decisões de maneira assertiva e rápida. Uma boa dose de paciência contribui para o melhor desempenho do profissional.

Perspectivas sobre o atual estágio do gerenciamento de projetos no país

O Brasil tem avançado muito nas grandes e médias empresas, mas, nas pequenas, poucas possuem o conhecimento ou conseguem praticar o gerenciamento de projetos.

Existe ainda no Brasil uma grande confusão sobre o que é gerenciamento de projetos.

Sempre há o relacionamento dessa metodologia às áreas de TI e às grande obras de engenharia, mas a metodologia deve e pode ser empregada nos mais diferentes tipos de projetos em organizações, instituições e empresas.

O desenvolvimento do maior avião de transporte civil de passageiros foi conduzido por meio do PMI, pela construtora de aviões Boeing.

Acredito: esse perfil deve crescer muito no Brasil, devido aos grandes eventos como a Copa do Mundo e a necessidade imposta pelos mercados por melhor eficiência. Algumas instituições renomadas têm disponibilizado cada vez mais cursos à distância, que possibilitam a disseminação e ampliação da metodologia. [Webinsider]

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Sobre o Autor:

Celso Cunha é gerente de projetos. Linkedin: celsocunha

Palavras-chave relacionadas a este texto: [gerenciamento de projetos] [PMBOK] [PMI]

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Comentários

1 comentário(s)


[ 1º ]
Maria Fernanda

Data : 21/12/2011 às 12:34
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Atividade:

Nossa...essa base de gerenciamento, é o ponto forte para o sucesso do projeto.