O plano de comunicação é um documento em que são especificados os propósitos, os métodos e a frequência da comunicação no projeto. É claro que cada projeto deve ter o seu próprio, que dependerá do porte, da complexidade e da duração do trabalho.
Mas em qualquer caso um plano de comunicação eficaz serve para:
- Assegurar que as informações cheguem às partes certas no momento certo;
- A produção de relatórios de andamento programados para identificar possíveis problemas;
- Motivar as partes interessadas;
- Facilitar a tomada de decisão e o controle de mudanças;
- Definir um processo específico de feedback e resolução de conflitos;
- Garantir que o trabalho em equipe se desenvolva com cooperação e colaboração.
Para isso, o plano de comunicação contém:
- As partes interessadas;
- Mensagens personalizadas;
- Os métodos adequados para a comunicação de cada mensagem de acordo com a sua natureza e a parte interessada-alvo;
- Os responsáveis por cada comunicação;
- Um esquema definindo a frequência das comunicações.
Com esse planejamento bem definido, além de garantir que as comunicações sejam feitas no momento certo, da forma certa e para as pessoas certas, haverá maior facilidade de produzir relatórios e uma boa documentação referentes a todas as etapas e decisões tomadas.
De posse dessas informações, produzidas rápida e organizadamente, o gerente do projeto terá uma visão muito melhor do andamento das ações e da rede de comunicação estabelecida entre os envolvidos – e, com isso, poderá agir com mais eficiência surgida a necessidade.
Em breve, a segunda parte desse artigo! [Webinsider]
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Catharina Pinheiro
Catharina Pinheiro (@catharinapin) é tradutora, revisora e redatora. Informações completas aqui: catharinapin.tumblr.com/.
2 respostas
Concordo com você Catharina, mas quem na organização é esse profissional que cuida desse documento e das atividades de comunicação? Quem faz isso acontecer.
Outra preocupação minha é a comunicação entre o time e o cliente, que observo estar muito “descuidada” hoje em dia, em grandes projetos.
Isso sem entrar na parte tecnica, afinal de contas, um projeto de TI tem que comunicar resultados e informações para seus usuários.
Acho que na maioria dos grandes projetos, todos os tipos de comunicação devem ser tratados com mais cuidado e importancia. Não?
Oi Marcos! A ideia é percorrer todos os meandros da comunicação dentro de um projeto, inclusive diferenciando as abordagens à equipe, a clientes, a investidores – que devem ser completamente diferentes, inclusive na linguagem, concorda? Esta é apenas a parte 1, uma parte introdutória! Fique aguardando a próxima! Abraço!