Negócios

O sucesso do seu projeto depende da comunicação, parte 2

Dando continuidade ao artigo O sucesso do seu projeto depende da comunicação 1, ressaltaremos a importância de garantir que as informações cheguem às pessoas certas. Para isso, é crucial identificar os comunicadores, os métodos e as ferramentas a serem usados na comunicação.

O maior objetivo da gestão de comunicações dentro de um projeto é que as mensagens sejam transmitidas de forma acurada, pontual e para as pessoas certas. Para isso, devemos nos perguntar:

Com quem precisamos nos comunicar e qual é o perfil das partes interessadas?
Quais são os objetivos dessa comunicação?
Em que formato a informação precisa ser transmitida?
O formato e os meios usados para transmitir a informação dependem do alvo e dos objetivos da comunicação. A comunicação com um investidor, por exemplo, é muito diferente da comunicação interna do projeto. Entretanto, mesmo na comunicação interna é necessário identificar que informações são relevantes e quais são os meios mais eficientes para transmiti-las dependendo do papel de quem receberá a mensagem. A meta é a disseminação acurada e em tempo das informações. Para isso, há diferentes métodos e mecanismos:
Comunicação geral;
Relatórios de andamento;
Gerência de reuniões;
Gerência de questões;
Gerência de problemas;
Gerência de feedback;
Gerência de mudanças.

Os métodos e ferramentas utilizados, bem como os responsáveis pela disseminação das informações, são determinados pelo grau de envolvimento pretendido pela comunicação. A lista de graus de envolvimento abaixo está ordenada do menor para o maior:

Conscientização:

Responsáveis pela disseminação das informações: Administração central e alta administração;

Métodos e ferramentas: Boletins, vídeos e correio eletrônico.

Compreensão:

Responsáveis pela disseminação das informações: Administração central e alta administração; diretores das áreas.

Métodos e ferramentas: Apresentações; videoconferências; fóruns com clientes.

Apoio:

Responsáveis pela disseminação das informações: Diretores das áreas.

Métodos e ferramentas: Seminários; Cursos e treinamento; reuniões de negócio; multimídia.

Envolvimento:

Responsáveis pela disseminação das informações: Gerentes funcionais locais; gerentes ou líderes do projeto.

Métodos e ferramentas: Reuniões de equipe; fóruns de feedback; programas de opinião; conferências interativas.

Compromisso:

Responsáveis pela disseminação das informações: gerentes ou líderes do projeto.

Métodos e ferramentas: Atualizações; soluções de problemas em equipe; sessões de explanação.

A determinação dos responsáveis pela disseminação da informação e dos métodos e ferramentas para essa disseminação é essencial para uma comunicação eficiente, crucial para o sucesso do projeto. Vale também a pena lembrar que, apesar de haver cada vez mais ferramentas disponíveis para facilitar a comunicação, a interação pessoal ainda é fundamental. As ferramentas, contudo, são muitas, e serão assunto de outro artigo. A comunicação em projetos e na gestão empresarial é um tema amplo, que incita muita discussão.

Afinal, já dizia Voltaire: “Se queres conversar comigo, define primeiro os termos que usas”; enquanto dizia o igualmente genial Chacrinha: “Quem não se comunica se trumbica”. Até mais. [Webinsider]

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