Curtas

O guia simples e prático para Daily Scrums que funcionam

Hoje vamos falar sobre um dos eventos mais importantes e talvez mais negligenciados do Scrum.

O famoso Daily Scrum… também conhecido por reuniões diárias, daily meeting, stand-up meeting, daily stand-up ou até mesmo scrum diário… o pessoal é criativo nos nomes.

Para quem não está ainda familiarizado, veja esta explicação completa sobre Scrum.

Se você encontrar qualquer uma destas nomenclaturas por aí, saiba que se tratam da mesma reunião. Eu vou usar o termo Daily Scrum aqui meramente por questão de costume.

Resumindo, Daily Scrum é uma reunião diária, de 15 minutos, para discutir o que foi feito, qual o plano para as próximas 24 horas, e quais impedimentos estão impedindo o time de avançar.

Qual a importância do Daily Scrum?

São muitas as vantagens de se realizar as Daily Scrums todos os dias.

Além de melhorar a comunicação e o engajamento da equipe, corrige os rumos, mitiga os riscos e ainda proporciona o uso dos 3 pilares do Scrum, que são a inspeção (do progresso) e adaptação (ajustes e impedimentos) diariamente e transparência (todos sabem o que está acontecendo).

Reuniões diárias melhoram as comunicações, eliminam outras reuniões, identificam e removem impedimentos para o desenvolvimento, destacam e promovem rápidas tomadas de decisão e melhoram o nível de conhecimento do time de desenvolvimento.

Existe um acrônimo em inglês que define os objetivos da Daily Scrum (como pode ser visto no blog do martinfowler): GIFTS, iniciais de Good Start, Improvement, Focus, Team e Status.

Good Start. Ajuda a começar bem o dia
Improvement. Promove a melhoria contínua
Focus. Reforça o foco no que realmente importa
Team. Para reforçar o senso de equipe
Status. Para comunicar o que está acontecendo

O Daily Scrum funciona como um mini PDCA diário promovido pela equipe do projeto.

Regras básicas da Daily Scrum

Para que a Daily Scrum possa funcionar de forma efetiva, existem algumas regras que devem ser estabelecidas e mantidas pelo Scrum Master.

Duração máxima de 15 minutos

Assim como os demais eventos do Scrum, estas reuniões são time-boxed, ou seja, possuem um tempo fixo.

Reuniões longas e monótonas são ótimas formas de começar mal o dia (acaba com a energia das pessoas). Evitamos isso no Scrum fixando durações máximas para os eventos.

Portanto, mantenha as Daily Scrums com quinze minutos ou menos.

Como regra geral, após 15 minutos, as pessoas começam a se distrair e perder o foco principal, deixando a reunião pouco produtiva.

Mesmo local e horários todos os dias

O principal motivo desta regra é fazer com que as pessoas se acostumem e passem a sentir que estas reuniões fazem parte de sua rotina diária (assim como escovar os dentes, tomar café, etc.).

Para que esta regra funcione, é essencial que a reunião nunca deixe de iniciar porque algum membro da equipe ainda não chegou, ou porque alguém terá que faltar.

Existem projetos ondem as equipes definem algum tipo de punição para quem se atrasa ou deixa de comparecer à Daily Scrum. Mas, claro, não precisa ser cegamente inflexível. O importante é que todos entendam a importância e agreguem isso às suas rotinas.

Scrum Master organiza, mas o Time Scrum é quem conduz

O Scrum Master assegura que o Time de Desenvolvimento realize a reunião, mas o Time de Desenvolvimento é responsável por conduzir a reunião diária.

O Scrum Master reforça a regra de que somente os integrantes do Time de Desenvolvimento participem da reunião diária. Qualquer outra pessoa envolvida no projeto, pode participar, mas como ouvinte!

O que é preciso para o Daily Scrum?

Basicamente, o que é preciso para iniciar as Daily Scrums são:

Os integrantes do Time Scrum (são eles que conduzem)
O Scrum Master (ele quem organiza)
O Burn Down Chart
O Registro de Impedimentos

É utilizado um quadro de Kanban. É muito recomendado que a reunião seja feita em frente ao quadro.

Roteiro passo a passo

Passo 1. Scrum Master organiza a reunião e avisa todos os envolvidos sobre o local, horário, pauta e modus operandi.

Passo 2. Scrum Master explica as regras do Daily Scrum, e passa o bastão para o Time de Desenvolvimento.

Passo 3. É comum um impasse no início para saber quem vai começar. Uma forma simples de resolver isso é usar a regra do “Quem chega por último, fala primeiro”.

Aqui entram as 3 perguntas básicas que devem ser respondidas:

O que eu fiz ontem que ajudou o Time de Desenvolvimento a atender a meta da Sprint?
O que eu farei hoje para ajudar o Time de Desenvolvimento atender a meta da Sprint?
Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou o Time de Desenvolvimento no atendimento da meta da Sprint?

Passo 4. O próximo em ordem de chegada fala a sua parte até que todos falem. É importante definir uma regra (como a do “quem chega por último”) para que o próprio time saiba quem é o próximo sem precisar da intervenção do facilitador. Isso contribui para que a reunião não ultrapasse os 15 min.

Passo 5. O Scrum Master termina a reunião, atualiza o quadro de Kanban e o Burn Down Chart. Além disso, o Scrum Master atualiza os registros de impedimentos que foram levantados para que ele possa partir para tentar resolvê-los assim que a reunião acaba.

O Time de Desenvolvimento ou membros da equipe frequentemente se encontram imediatamente após a Reunião Diária para discussões detalhadas, ou para adaptar, ou replanejar o restante do trabalho da Sprint, mas isso é feito de forma isolada e não faz parte da Daily Scrum. [Webinsider]

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Denisson Vieira

Denisson Vieira é executivo de TI com atuação em projetos de alta complexidade no Brasil e no exterior. Responsável pela área de Gestão de Processos e Ferramentas de Produtividade da BRQ IT Services e co-founder da MindMaster Treinamentos.