Como escrever bem os e-mails de trabalho

Nova Escola de Marketing
02 de fevereiro de 2016

Veja como fazer para transmitir a sua mensagem e ser entendido e apreciado. No ambiente corporativo você é avaliado e observado o tempo todo.

evolucao_na_carreiraVou ser direto, pra começar: escrever bem em português, no trabalho, é fundamental! É a nossa língua, na qual nos educamos e onde nos encontramos cultural e profissionalmente.

Como professor que sou, por formação e prática, confesso que sempre foi broxante receber um e-mail de um colega ou de um chefe no meio corporativo e pegar um ou outro erro no texto. Gente que, supostamente, deveria ter um bom domínio da língua portuguesa mas, infelizmente, derrapa em detalhes que entregam não só falta de compreensão do idioma, como também de bom senso.

Saber escrever bem não vai fazer de você um profissional melhor, é óbvio. Mas, sem dúvida, vai ajudar a causar uma boa impressão desde o primeiro momento, além de fazer com que se posicione como uma pessoa esclarecida, coerente e mesmo competente (você terá que explicar, em palavras, seus pontos de vista e seu conhecimento técnico, não é verdade?).

E se você já está no mercado há algum tempo, caprichar mais na forma como você escreve pode ser um bom começo para se reinventar.

No meu caso, por exemplo, escrever muito faz parte do objetivo principal do meu trabalho, de criação de conteúdo educacional corporativo. É algo que faço com prazer, mas que vem sendo desenvolvido e lapidado em anos de prática e observação do que funciona ou não, além de muito estudo e muita leitura. E depois disso, sigo sempre aprendendo, inclusive com os erros.

Assim, não é difícil perceber que em qualquer circunstância, mas principalmente no meio corporativo, escrever mal ou não saber se comunicar com clareza (nem o suficiente para ser bem interpretado) é um tiro no pé.

Afinal, o mundo dos negócios é competitivo e você só terá uma chance de deixar uma ótima primeira impressão. É essencial demonstrar sua habilidade verbal e sua capacidade de exposição em escrita corporativa — o que acontece o tempo todo, geralmente através de e-mails. Logo, é assim mesmo: saber escrever em português é essencial e isso pode ser enriquecedor para sua carreira e sua vida!

Escrita corporativa não é algo que se ensine nas escolas ou faculdades, mas é uma forma de comunicação que qualquer um pode aprender — e praticar — para desenvolver.

Por acreditar nisso, compartilho aqui neste texto alguns conceitos e pequenos, porém preciosos, detalhes que farão toda a diferença na próxima vez em que você for escrever um email ou enviar uma mensagem.

Confira as dicas:

Campo Assunto

Gaste algum tempo pensando no que escrever no campo “assunto”, pois isso é a primeira coisa que seu destinatário lerá.

Ou seja, é a parte mais importante de seu e-mail, a que desperta a atenção de seu contato. Uma boa dica é verificar se a frase para o assunto da sua mensagem é concisa e incita a curiosidade do destinatário, fazendo-o clicar no e-mail.

Além disso, deve também ter relevância para a mensagem, mas sem ser uma palavra vagamente relacionada ao tema, como costumo receber aos montes (por exemplo, ‘Convite’ como assunto do e-mail quando se trata de fato de convidar para um evento, workshop ou qualquer outro acontecimento relacionado).

Pense no que está escrevendo e crie um “assunto” relativo a isso. Ah, e não mais que 10 palavras nesse campo.

Primeira frase

Vá direto ao ponto na primeira frase, lembrando o que já escrevi aqui sobre atenção. Num momento como o que vivemos, de excesso de estímulos e informação, ser objetivo e claro é bastante conveniente.

Se seu destinatário não conseguir identificar, logo na primeira sentença, qual seu ponto, o que você quer ou do que precisa, seu e-mail vai ficar à espera por horas ou dias, acredite.

No entanto, se for enviar um e-mail longo, é interessante fazer uma pequena introdução no primeiro parágrafo e ir desenvolvendo ao longo do texto.

Planeje a mensagem

Planeje uma sequência lógica para a mensagem, da primeira à última linha, na conclusão. Escrita corporativa não inclui o envio de listas ou pensamentos aleatórios sobre determinado tema, mas um texto efetivamente pensado para elucidar alguns pontos, persuadir, informar ou propor soluções. Entender seu objetivo faz com que sua mensagem seja mais consistente.

Escreva de forma natural

Fale (escreva!) como uma pessoa de verdade, da maneira mais natural possível, de forma que sua escrita represente você. Isto é, é preciso encontrar sua “voz”, seu tom, na linguagem escrita — não o que você acha que o outro gostaria de ler.

Embora seja um e-mail corporativo, quem envia é você. Sua personalidade precisa estar ali, registrada na mensagem, em construções na 1ª pessoa (“Eu…” ou “Nós…”), de acordo com a situação.

Destaque o importante

Ressalte os pontos principais em negrito ou sublinhados, a fim de que sejam visualizados e compreendidos de primeira pelo seu destinatário.

One to one

Lembre-se: um e-mail para cada pessoa, a não ser que haja uma necessidade muito clara para você enviar ou responder para um grupo de pessoas. Talvez seja melhor uma call com todos os envolvidos ou uma reunião rápida. Você vai notar que, em determinado ponto, nem todos responderão a uma mensagem nesse fluxo entre um grupo de pessoas.

Sem bagunça

Use uma formatação profissional, o que significa revisar seu texto depois que escrever (ou mesmo enquanto escreve) em busca de erros de digitação, falta de vírgulas, letras maiúsculas sem necessidade, fontes misturadas (tipo Times New Roman junto com Verdana), concordância errada etc.

Atenção e cuidado são itens imprescindíveis na linguagem escrita. Em ambientes corporativos, ainda mais.

Tom positivo

Mantenha um tom cortês e amigável, de bom nível, fazendo com que a mensagem seja positiva. Termos técnicos ou frases rebuscadas, se escritos para impressionar, podem pegar mal. Já um tom emocional ou mais negativo tornará o e-mail — e o clima — mais delicados. Se der, prefira evitar e deixe-os para a conversa olho no olho.

Por fim, saiba que num ambiente corporativo você estará sendo avaliado e observado o tempo todo, e isso inclui sua comunicação escrita. Logo, se estiver em dúvida sobre algo, deixe o e-mail descansar na pasta de rascunhos para revisá-lo mais tarde, antes de enviar.

. . .

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2 respostas para “Como escrever bem os e-mails de trabalho”

  1. Icasei disse:

    Concordo plenamente com a Renata. O uso do ponto de exclamação acaba dando a idéia de algo mais agressivo.

  2. Renata disse:

    Dicas muito boas. Eu apenas acrescentaria evitar o uso (por vezes, excessivo) de pontos de exclamação. Tenho percebido muito o uso da exclamação, o que pode dar um tom agressivo, e até desrespeitoso, à mensagem.

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