N  o mundo atual, no qual estamos rodeados por tecnologias, o consumo de informação nunca foi tão intenso. E para as corporações, este é um enorme desafio, dada a complexidade de manter a correta comunicação interna nas empresas.

Apesar de difícil e de demandar o ajuste de diversos setores e pessoas na empresa, o alinhamento da comunicação interna é fundamental para a eficiência dos processos.

Não são incomuns os casos de empresas que perdem muito faturamento, por terem que lidar com retrabalho ou com falhas em processos. Falhas estas, geradas por problemas de comunicação entre dois setores ou entre dois funcionários.

E estas perdas contínuas de produtividade, afetam a motivação dos funcionários. Já que estes são fatores intimamente interligados.

A boa notícia é que se o problema é uma questão de melhorar a comunicação interna, ele poderá começar a ser solucionado imediatamente.

Neste artigo, vou falar a você 5 dicas para a melhoria da comunicação interna nas empresas. Melhorias estas que irão fazer a produtividade e a motivação no ambiente de trabalho aumentarem. O que irá refletir no faturamento de modo muito positivo. Confira!

1. Alinha tarefas e responsabilidades entre os funcionários e setores da empresa

Uma das maiores fontes de perda de eficiência das empresas está no retrabalho. Que ocorre quando um funcionário realiza a mesma função de outro, em muitos casos, de modo concomitante.

Pode parecer um erro estúpido, que nunca poderia acontecer. No entanto, em empresas com processos novos ou mal definidos, este é um risco real.

Para evitar com que isso aconteça, o processo dos projetos e serviços da empresa deve ser bem claro a todos. Cada um deve ter bem definida a sua função e o seu papel, para cada atividade.

O setor financeiro, por exemplo, não pode atropelar as atribuições do setor de compras. Caso contrário, ambos podem adquirir o mesmo produto e será gerado um estoque desnecessário.

E a comunicação interna, com todos sabendo dos processos e dos responsáveis, por cada tarefa, irá evitar muitos problemas como este.

Voltando ao exemplo acima, se o setor financeiro, por qualquer motiva que seja, assumiu a compra de um material, isso precisa ser comunicado. Isso irá evitar com que o setor de compras também faça a compra.

Desta forma, um bom fluxo de processos internos, que seja amplamente divulgado e conhecido, já será o suficiente para que este situação desagradável não ocorra.

2. Crie meios para repassar as informações

A geração de informação, em muitos casos, não é o problema da comunicação interna das empresas. O problema reside, no entanto, em como esta informação é repassada ao restante da empresa.

É preciso que a informação chegue a todas as partes interessadas, em tempo hábil e com todas os dados necessários.

E para isto, as empresas precisam desenvolver meios de repassar estas informações, de forma direta e rápida.

Um comunicado interno, distribuído por email, ou mesmo um newsletter, com as principais novidades e ações da empresa, já são ferramentas poderosas de comunicação interna.

Algumas corporações vão além, se valendo de redes internas de comunicação instantânea ou mesmo uma rede social fechada, somente para motivos de trabalho. Um exemplo desta ferramenta é o  , a versão empresarial da rede social.

Estas ferramentas são úteis para a divulgação de novidades da empresa, novas tarefas e atribuições ou mesmo os processos internos. O fato é que elas acrescentam muita agilidade à comunicação interna nas empresas.

3. Procure tornar a comunicação direta e assertiva

Um processo de comunicação bem-sucedido baseia-se na correta transmissão de informação de um emissor até o seu destinatário.

Se a mensagem passada pelo emissor não foi bem compreendida por seu destinatário, houve uma falha de comunicação no meio do caminho.

E na comunicação interna nas empresas, não são incomuns os casos de funcionários que se perdem ou que executam atividades incorretamente, porque a mensagem inicial foi passada de modo não assertivo.

Este também é um ponto em que muitas perdem eficiência.

Um exemplo simples para compreender isso: Imagine que um setor tenha que repassar uma ordem de serviço a outro. Porém, a informação repassada não foi direta e nem assertiva.

No melhor dos casos, o funcionário do setor que recebeu a informação irá perguntar ao setor que enviou, se o que foi repassado está correto. Perdeu-se eficiência e agilidade no processo.

Agora, imagine que isso ocorra na transmissão de leads qualificados da equipe de marketing para a equipe de vendas. Isto poderá resultar em vendas perdidas, por conta do atraso ou mesmo pela comunicação incorreta com os clientes.

Por isso, a comunicação interna nas empresas deve ser direta e assertiva. Sem “rodeios” e sem passar por muitas mãos (ou caixas de entrada) até chegar ao destinatário final.

O destinatário deve, ao receber a comunicação, estar pronto para executar a tarefa que comunicada a ele. Sem ter que fazer muito mais perguntas ou pesquisas extras por si mesmo, para entender o que deve ser feito.

4. Integre os novos funcionários rapidamente

Lembra-se daquela icônica cena do funcionário, em seu primeiro dia de trabalho, com um caderninho na mão, anotando tudo o que dizem a ele?

Certamente, é fundamental que um novo funcionário procure ter a proatividade de buscar aprender e conhecer mais sobre suas tarefas e processos. Porém, se existirem meios de adquirir tais informações mais facilmente, o processo certamente será muito mais eficaz.

Um passo simples é que, já no treinamento inicial na empresa, o novo funcionário seja também instruído sobre como funciona a comunicação interna da empresa.

Desde como perguntar algo por email, até mesmo a qual telefone ou qual parte na rede interna procurar, quando precisar esclarecer alguma dúvida.

Importante: Quando um funcionário novo entrar na empresa, rapidamente, dê a ele um email próprio e, se possível, algum pequeno catálogo, com os telefones mais importantes da empresa.

Isto tornará o processo de adaptação de um novo funcionário mais fácil, tanto para a empresa, quanto para o próprio funcionário, mais simples. Aumentando a eficiência e motivação, além de levar adiante a cultura das boas práticas de comunicação interna na empresa.

5. Reconheça as boas práticas

Uma das maiores vantagens de se ter um processo de comunicação interna bem estabelecido, é o de poder espalhar de modo eficaz, as boas práticas dos funcionários da empresa.

Isso irá aumentar o compartilhamento de conhecimento interno e a interação entre setores e funcionários da empresa. Já que um setor poderá saber mais facilmente aquilo que outro está fazendo de bom e tomar para si esta prática positiva.

Além disso, quando uma boa prática é publicamente reconhecida, sendo compartilhada para o restante da empresa, há um substancial aumento da motivação dos funcionários envolvidos.

Divulgar as ações de responsabilidade social da empresa também serão mais fáceis com um processo de comunicação interna bem estabelecido. E, desta forma, os funcionários poderão se sentir mais ligados à empresa. “Vestido a camisa” com ainda mais orgulho.

Estabelecer um processo de comunicação interna eficaz é extremamente positivo para qualquer empresa. Seja de qual atividade ou de qual porte for. Devido aos encadeamentos que este processo carrega, deve ser um assunto tratado de forma séria em qualquer corporação.

Para se aprofundar ainda mais neste conhecimento, acesso o blog do 12Minutos. Lá, há um artigo completo, que explica a importância da comunicação interna nas empresas. Além de muitas outras técnicas e ferramentas para a melhorias dos processos de uma empresa.

E você, já passou por alguma situação em que a comunicação interna falhou e acabou gerando problemas em sua empresa? Como foi resolvida? Compartilhe conosco as suas experiências com este tema nos comentários.

Rodrigo Alexandre