Se você é um empreendedor, provavelmente, não para de pensar em como melhorar a produtividade da sua equipe. Ou seja, tirar o melhor de cada funcionário, incentivando a criatividade e o seu engajamento com as metas organizacionais.

Melhorar a Produtividade

E não importa se você tem um pequeno ou grande empreendimento. Independentemente do tamanho, formato ou segmento da sua organização, você precisa otimizar a sua força de trabalho. Veja, nesse post, algumas dicas de como fazer isso.

1 – Invista em uma comunicação clara e eficaz

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Incertezas e imprecisões reduzem o grau de confiança dos funcionários em relação às mensagens que lhe são transmitidas. Assim, como eles não entendem claramente os objetivos corporativos e qual o papel de cada um nesse processo, eles podem se sentir ignorados e sem valor. O clima é de frustração e isso não ajuda a melhorar a produtividade.

2 – Dê feedback regularmente

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Sua empresa precisa ter um sistema de feedback construtivo para os funcionários, com o objetivo de mostrar a cada um deles como está o desempenho individual em relação às expectativas. Esse é mais um jeito de melhorar a produtividade, já que o funcionário fica sabendo se está fazendo o dever de casa corretamente. Caso contrário, ele pode identificar os pontos de melhoria e atuar em cima da solução.

3 – Acompanhe o desempenho individual

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Você precisa saber como as coisas andam em sua empresa para que possa corrigir possíveis desvios. No caso de problemas de produtividade, o ideal é avaliar, inclusive, a extensão dele. No entanto, forma como você vai medir esse desempenho das pessoas dependerá do tamanho e da estrutura do seu negócio. Existem várias opções, e a “receita por funcionário” é uma dela. O importante é identificar o que está empurrando a produtividade ladeira abaixo. Uma dica é definir metas alcançáveis para manter o funcionário focado e longe das distrações (celular, rede social etc).

4 – Treine sempre a sua equipe

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Um funcionário nunca vai estar 100% pronto; terá sempre algo novo para aprender, uma tecnologia de ponta etc. Assim, além de manter a equipe preparada e competitiva, os treinamentos são uma excelente ferramenta para melhorar a produtividade e para retenção de talentos. Uma pesquisa realizada nos EUA, entre empresas que não valorizam os treinamentos, mostrou que 41% dos funcionários pretendem bater asas dentro de um ano. Esse número caiu para 12%, nas organizações que incentivam e promovem treinamentos e desenvolvimento profissional.

5. Incentive seus funcionários e recompense-os corretamente

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Tem funcionário que ama uma recompensa financeira. Mas, acredite: nem todo mundo valoriza o dinheiro em primeiro lugar. Para algumas pessoas, um reconhecimento público é mais importante, enquanto outros podem se sentir constrangidos com essa exposição. Isso significa que você precisa conhecer os seus funcionários para identificar o que motiva cada um em especial. Não sabe como fazer isso? Pergunte para eles. Os incentivos baseados no desempenho levam os funcionários a trabalharem com mais engajamento e responsabilidade e isso também serve para melhorar a produtividade.

6 – Implemente horários flexíveis de trabalho

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Para produzir, o funcionário não precisa estar necessariamente no escritório, num horário definido. Ele pode trabalhar remotamente, no seu ritmo e ter uma excelente performance. Se a presença na empresa for indispensável, implante uma política de flexibilidade nas horas trabalhadas. Essa iniciativa vai ajudar, inclusive, a combater o absenteísmo. Segundo estudos da Cascadehr, realizado em 2016, existe uma conexão forte entre engajamento do funcionário, bem-estar e ausência no trabalho.

7 –  Simplifique o fluxo de trabalho

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A simplificação ajuda a identificar gargalos e torna o gerenciamento de processos e solução de problemas mais eficazes. Muitos especialistas recomendam utilizar a metodologia 3C (Criativo, Colaborativo e Conjuntivo) para planejamento, distribuição do trabalho e, consequentemente, melhorar a produtividade.

8 – Automatize tudo o que for possível

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O objetivo aqui é focar na eficiência e na redução de custos. Assim, use a tecnologia e os softwares para as tarefas repetitivas, como por exemplo, aquisição de matérias-primas, gerenciamento de faturas e pagamento; análise de dados; marketing etc. Porém, a escolha do software dependerá da necessidade específica de cada negócio.

9 – Inove, inove, inove

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Alguns especialistas alertam: se você não investir em inovação, pode preparar o seu túmulo. Você duvida? Que tal olhar pra trás e estudar a história das locadoras de vídeo? Preste atenção, porque estamos falando em passado, uma vez que esse segmento não existe mais e, portanto, não tem futuro. Foi totalmente engolido pela inovação. E essa inovação tem nome: Netflix.

O outro lado da moeda

O papo agora é com você, que não é o dono do empreendimento mas, certamente, torce pelo sucesso dele. Ou seja, todo funcionário também deve pensar em melhorar a produtividade cada dia mais e fazer corretamente o dever de casa.

No entanto, tenha em mente que trabalhar muito não significa produzir mais. Você pode se matar durante o dia e, ao final do expediente, não ter resultado algum. Assim, o que importa não é “quanto tempo” você se dedica às suas atividades, mas o “como” você trabalha.

Então, a dica é: evite o exagero. Trabalhar, trabalhar, trabalhar pode levá-lo à exaustão e isso não ajuda a melhorar a produtividade. Pelo contrário, você ficará estressado, sem energia e pode parar, ao invés de avançar. Nesse caso, palavra de ordem é equilíbrio.

Como disse Caterina Fake, empresária americana fundadora dos sites Flickr e Hunch: “trabalhar a coisa certa é provavelmente mais importante do que trabalhar duro”.

Funcionário: como melhorar a produtividade

  • Tenha metas e mantenha o foco nelas;
  • Elimine tudo que possa distrair você enquanto estiver trabalhando: celulares, e-mail, mensagens, rede social, conversas paralelas etc – são os chamados de desperdiçadores de tempo;
  • Saiba a diferença entre urgente e importante – a Matriz de Eisenhower pode ser uma grande aliada;
  • Ignore o que não importa, em vez de tentar encaixar tudo no seu escasso tempo;
  • Controle a temperatura ambiente e providencie uma iluminação adequada, que não cansa e nem lhe provoca sono;
  • Mantenha o seu ambiente de trabalho organizado, confortável e agradável;
  • Seja organizado também com as suas anotações, documentos, agenda etc – você pode recorrer a um gerenciador de tarefas;
  • Não deixe tarefas soltas – todas elas devem estar conectadas e serem parte de um projeto maior;
  • Tenha disciplina;
  • Aprenda a gerenciar, também o seu tempo – que tal recorrer à  técnica de Pomodoro?
  • Faça pequenas pausas durante o expediente para relaxar – aproveite esse pequenos intervalos para meditação, alongamento ou caminhadas curtas pelo corredor;
  • Equilibre vida profissional e vida pessoal.

Para você que deseja saber mais sobre como melhorar a produtividade, nós temos uma sugestão dos melhores TED Talks sobre o assunto.

E a equipe Webinsider reservou ainda uma dica de leitura imperdível. É o livro “Trabalhe 4 Horas por Semana”, de Tim Ferriss.

Ferris é empresário, investidor-anjo, blogueiro, palestrante e apresentador de podcasts norte-americano. Ele ficou conhecido no mundo do empreendedorismo após o lançamento desse livro, que se firmou, por sete anos consecutivos, na lista dos best-sellers mais procurados.

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