Nos dias de hoje, um dos maiores desafios que a maioria das empresas enfrenta é o de transformar suas intranets de primeira e segunda gerações em Portais Corporativos – as intranets de terceira geração.

Em junho deste ano, o Gartner Research liberou mais um gráfico de “Hype Cicle”, mostrando o ponto de desenvolvimento e visibilidade das principais tecnologias na América Latina. Nele, procura–se estimar quanto tempo as inovações demorarão para chegar ao platô de amadurecimento. Não por acaso, os únicos que são apontados já como obsoletos antes de atingir a maturidade são os “Basic Enterprise Portals”.

Estas intranets básicas, englobando as duas primeiras gerações, estão, portanto, com os dias contados, uma vez que contribuem, quando muito, para desonerar os funcionários de tarefas acessórias (como a consulta a documentos e a solicitação de férias ao RH, por exemplo), mas pouco agregam aos objetivos do negócio em si – algo que só os Portais Corporativos são capazes de fazer.

Também não por acaso, no mesmo gráfico de “Hype Cicle”, o Gartner aponta as iniciativas de KM (Gestão do Conhecimento) em curva ascendente, rumo ao auge de interesse, com a perspectiva de chegar ao amadurecimento em no mínimo dois e no máximo cinco anos. Não há nenhuma dúvida de que os Portais Corporativos estão neste contexto, aparecendo como a principal infra–estrutura para suporte à Gestão do Conhecimento.

Entretanto, nesse processo, que se pretende evolutivo, parece crescer a noção de que as intranets devem restringir–se a apoiar o negócio “stricto senso”. Estariam, portanto, a serviço exclusivo da alta direção. Parece, portanto, que o pêndulo tende ao outro extremo: se as intranets nasceram a partir das iniciativas isoladas dos funcionários, nos idos de 1995, agora só os macro–objetivos empresariais são vistos como relevantes. A própria idéia de que as primeiras gerações desta ferramenta “fracassaram” fazem com que associemos tudo que era destaque lá como algo a ser descartado aqui.

Assim, uma intranet que privilegie aspectos ligados aos funcionários pode parecer, aos olhos da alta direção, fútil e desconectada da realidade, não merecendo, portanto, investimentos. Por outro lado, para os funcionários, aquele espaço que nasceu a partir das suas iniciativas parece que está sendo usurpado, na medida em que privilegia–se o acesso aos sistemas corporativos em detrimento da criação de um canal que estimule a troca e a interação.

Será que o caminho é mesmo este, de oposição? Para quem está envolvido diretamente no processo de ampliar o poder de uma intranet, buscando conquistar o público interno e os patrocinadores, esta questão toma um vulto ainda maior, muito embora, aparentemente, possa ser confundida com uma dúvida tola.

Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa

Parece cada vez mais claro que temos dois grandes públicos quando o assunto é buscar a manutenção e o crescimento de uma intranet: os colaboradores e a alta direção. Se você quer fazer com que sua intranet transforme–se em um Portal Corporativo, certamente terá que se preocupar com ambos.

Para tanto, é preciso superar a idéia de que os interesses de um se opõe aos do outro. Eles são, na verdade, grupos e interesses complementares. Diferentes, sim, mas não necessariamente opostos.

Assim, o primeiro passo é compreender o que cada um almeja. E o segundo é buscar oferecer atrativos segundo esta escala de desejos. É preciso ter foco e criar uma estratégia de conquista tanto para os colaboradores quanto para os patrocinadores, gerando um processo sustentável de crescimento.

Sem a adesão e o comprometimento dos funcionários, sua intranet corre sério risco de ficar esvaziada e até desatualizada. Sem o apoio da direção, ela jamais terá os recursos de que necessita e nunca caminhará na direção certa, tendo como norte a incorporação dos processos corporativos.

Funcionários são de marte, diretores são de vênus

Pesquisas recentes mostram que o perfil dos funcionários está mudando. A maioria, hoje em dia, tem preferência pelo risco, compulsão por velocidade e uma certa desconsideração pela tradição e pela hierarquia. Os “trabalhadores do conhecimento”, como são nomeados, usam ainda a mudança de emprego como estratégia de crescimento profissional – o que reduz o seu nível de comprometimento com as organizações onde atuam.

Segundo a “Revista Gestão e RH”, os profissionais almejam apoio com aprendizado, flexibilidade, respeito e confiança, dentre outros itens.

Some–se a tudo isso o fato de que, historicamente, as iniciativas de intranet começaram com os funcionários e você terá boas indicações do que é preciso para conquistar o público interno.

Para começar, é preciso valorizar sempre o aspecto construtivista da ferramenta. A intranet não é um mero “quadro de avisos”, mas sim uma mídia de mão dupla, que cresce de importância na exata medida em que é construída com base na participação de todos. É preciso lembrar, portanto, que nas intranets e portais os consumidores de informação são também, em grande escala, os próprios geradores de conteúdo. O fundamental na questão da gestão de conteúdo é estabelecer uma grade clara de responsabilidades, enumerando para cada área um responsável e os redatores capazes de fazerem a atualização, cuja periodicidade deve ser também pré–determinada. É preciso, portanto, estabelecer uma cultura de comprometimento com a atualização, utilizando os recursos da gestão de conteúdo.

“Empowerment” é outra palavra–chave para os colaboradores. Se o portal oferece oportunidades de participação e também oferece insumos para que o funcionário tenha maior autonomia na realização de suas tarefas, certamente estaremos criando um ambiente que será reconhecido por eles como favorável ao seu crescimento profissional.

Vale ressaltar que a busca por reconhecimento – que muitos acham que só se restringe ao aspecto remuneratório – também deve ser implementada via intranet, abrindo espaços para que cada um contribua na resolução de problemas de acordo com suas capacidades e conhecimentos, que muitas vezes ficam tradicionalmente sufocadas pela hierarquia tradicional. As intranets e portais podem romper com isso, criando fóruns de especialistas e comunidades de prática, onde as possibilidades de participação, crescimento e reconhecimento estão ligadas diretamente ao grau de conhecimento que o funcionário tem sobre o tema – e não na escala hierárquica em que ele se encontra.

Já pelo lado das empresas, representadas pela alta direção, a grande preocupação está em conseguir tirar vantagem competitiva do caos informativo em que vivemos. Estimativas apontam que a quantidade de conhecimento no mundo é multiplicada por dois a cada ano. Reter, filtrar e direcionar estas informações, gerando melhores bases para tomada de decisão, é o desafio que se apresenta.

Elas esperam, portanto, que as intranets evoluam a ponto de suportar este processo, sendo a principal ferramenta de gestão do conhecimento. Querem que elas criem valor diretamente para o negócio – e não apenas de forma residual, como faziam as primeiras gerações da ferramenta.

Portanto, para conquistar a alta direção é fundamental identificar pontos de aproximação com o core business, onde a intranet possa desempenhar um papel crucial. Neste ponto, já há algumas boas indicações do que pode fazer os olhos da diretoria brilhar, dentre as quais vale citar três:

• Memória organizacional: Toda empresa deseja evitar o retrabalho. Manter o conhecimento produzido internamente indexado, facilitando a sua recuperação, é algo que certamente o portal pode fazer – e certamente despertará grande interesse. Além disso, se a estratégia dos funcionários é a rotatividade, cresce a necessidade de manter uma base que permita que os que virão dêem continuidade ao que estava sendo desenvolvido.
• Inteligência competitiva: Monitorar o que está acontecendo no mundo, filtrando as informações relevantes, é algo que interessa a toda empresa. E algo que o portal pode auxiliar em muito, ajudando não só a criar as bases de dados, mas também na entrega desta informação à pessoa certa dentro da empresa, auxiliando no seu processo de decisão.
• Gestão de competências: se é fundamental contar com os melhores talentos e manter a empresa sempre atualizada, torna–se fundamental saber quais são as competências necessárias a cada cargo e quais as que o funcionário já detem. A partir da identificação dos gaps, fica mais fácil, racional e barato investir em treinamento, algo almejado por todas as empresas.

Poderíamos ainda citar vários outros itens, como a criação de comunidades de prática para incentivar a inovação, mas a intenção aqui não é ser extensivo, mas sim mostrar o que interessa à alta direção.

Falando a língua do seu público

Agora que já sabemos o que cada um dos pólos deseja, fica mais fácil agir. É preciso direcionar sua mensagem, a fim de conquistar o público desejado.

Portanto, se você quer que os funcionários participem, de pouco adianta destacar os benefícios que uma aplicação de inteligência competitiva trará, por exemplo. Da mesma forma, você não conseguirá apoio da alta direção se iniciar a demonstração das funcionalidades da intranet pela lista de aniversariantes do mês…

Pode parecer um pouco trivial, mas ainda há muitos profissionais que não compreenderam que é preciso estabelecer uma estratégia de convencimento para que as intranets cresçam e apareçam, rumo ao portal corporativo. Há pleno espaço para pequenos (mas não menos importantes) interesses dos funcionários e para os grandes objetivos da corporação. Eles não só podem como devem conviver no mesmo espaço, tornado o portal algo quente e útil, construído por todos, representativo da empresa como um todo.

É preciso que se diga que sem coerência nada vai adiante. A empresa deve ter como valores efetivos o apoio aos desejos dos funcionários por “empowerment” e deve demonstrar constantemente que valoriza a troca de informações com seus quadros funcionais. Tratar os colaboradores como público interno, dispensando máxima atenção a eles, é não só algo fundamental para o crescimento das intranets, mas uma imposição dos novos tempos. Não se trata de paternalismo, portanto, mas sim de uma estratégia de manutenção dos talentos e de conquista do comprometimento dos colaboradores. E comprometimento rima com confiança, que precisa ser construída e mantida diariamente.

O fundamental é compreender que as intranets e portais devem ser tratados com profissionalismo, de preferência tendo uma equipe central com cunho cerebral, que esteja preocupada permanente em manter a atualização, fomentar a comunicação interna e coordenar a implementação de funcionalidades que auxiliem a consolidação da gestão do conhecimento como elemento fundamental da estratégia empresarial. [Webinsider]

Ricardo Saldanha

Ricardo Saldanha é especialista em Digital Workplace e ex-presidente do Instituto Intranet Portal. Atualmente atua como Key Account na Totvs Private.