Digitalizar documentos é dar a cada usuário a informação que precisa

Nova Escola de Marketing
16 de outubro de 2017

As plataformas digitais são híbridas, pois fazem a gestão arquivística e a gestão da informação, focada na informação certa para a tomada de decisão.

Digitalizar documentosAo desmaterializar um documento arquivístico estamos criando uma informação sobre este, conhecida como derivativa ou representante digital.

Pelo modelo OAIS esse representante digital nada mais é do que uma informação contida num pacote de difusão de informação.

Tal objeto é dotado de capacidade de representar as informações textuais de um documento, mas não as suas características diplomáticas. Estas características nos documentos natodigitais são os metadados gerados e gravados desde a criação do documento.

Nos documentos em papel é a própria folha, desde sua composição, a assinatura, o conteúdo, elementos extrínsecos e intrínsecos que mostram aspectos de autenticidade para o documento.

Em relação à gestão, as plataformas digitais nos levam a crer que “tudo é informação”, pois os acessos são realizados em ambientes digitais, mas o processamento técnico é diferente.

Gestão da informação digital

A gestão de documentos arquivísticos é realizada por meio da utilização dos instrumentos arquivísticos: os planos de classificação e tabela de temporalidade. O principal processo é a avaliação documental e a consequente destinação (se guarda intermediária ou definitiva).

Já a gestão da informação digital é feita por meio de sistemas com informações e sua classificação temática, sejam suas tags ou taxonomias navegacionais.

Vale destacar a gestão de conteúdo, que ainda incorpora uma série de recursos aplicáveis à gestão da informação, também conhecido como curadoria digital. Logo, o profissional da informação inserido em ambiente digital passa a ter a função primordial de gerir plataformas informacionais que incorporem tanto a gestão de documentos (seja digitalizado ou natodigitais) como também a gestão de sistemas de informação e conteúdo, com recursos temáticos e com seus dashboards e acesso ao conteúdo que se precisa para a tomada de decisão.

Plataformas híbridas

Portanto, para muitos arquivistas e documentalistas as plataformas digitais são híbridas. Se faz a gestão arquivística (focada em manutenção da autenticidade documental) e a gestão da informação (focada na informação certa na hora certa, na tomada de decisão).

Em ambos casos é acesso: o primeiro é acesso a documentos que garantem direitos e representam as ações da instituição no seu dia a dia, o segundo é acesso à informação (que pode incluir a informação arquivística).

O documento digitalizado (o representante digital de um documento) pode ser um documento autenticado mas nunca será um documento autêntico por não possuir as características diplomáticas. Logo, a forma de garantir as características diplomáticas dos documentos nos ambientes digitais passa por manter uma cadeia de custódia de um ambiente de gestão ao ambiente de preservação, incorporando os documentos natodigitais como prioridade.

O foco da desmaterialização ideal, portanto, deveria ser o do aumento da criação de documentos natodigitais na maioria dos sistemas da informação (tanto nos sistemas de documentos arquivísticos quanto nos de conhecimento) e não a digitalização com autenticação.

O arquivista

Nesse sentido, o arquivista deve se capacitar tanto para a gestão arquivística quanto para a gestão de conteúdo, incorporando nos seus afazeres as boas práticas da área de biblioteconomia e com os profissionais da informação trabalhar na organização de taxonomias e tesauros que representam o conhecimento estruturado das instituições.

E prevendo a necessidade de documentos digitais autênticos como fonte de prova no futuro, trabalhar com a digitalização de processos e não com a digitalização autenticada de documentos. A virtualização de processos deve suportar os workflows e os documentos originados nestes de forma a garantir os requisitos de confiabilidade que fornecem a autenticidade.

Temos uma base metodológica para a gestão e preservação arquivística de documentos e que envolve o modelo SIGAD (definido pelo E-Arq Brasil) mais a guarda definitiva no RDC-Arq (Repositório Digital Confiável).

Digitalizar documentos e ir bem além

Os profissionais da informação — bibliotecários, arquivistas, documentalistas —  devem saber da importância desse modelo e de sua utilização para o acesso à informação, principalmente considerando a preservação de originais. Não devem confiar só na digitalização, pois sabem que são necessárias as atividades do chamado processamento técnico, que é a aplicação prática da gestão e registros nos metadados dos documentos.

Os profissionais da informação migram para as plataformas digitais e devem ter claro seu papel: quando é documento arquivístico, devem ser mantidos os parâmetros que garantem a autenticidade documental, fornecendo informação arquivística para os sistemas.

Quando é acesso à informação e conteúdo, estes devem utilizar-se do ferramental apresentado pelas disciplinas de Arquitetura de Informação, Organização do Conhecimento e outras que indicam as melhores práticas na mediação da informação (seja ela no documento ou como um registro) para com o seu usuário.

Parafraseando Shiyali Ramamrita Ranganathan “Todo leitor tem seu livro e todo livro tem seu leitor”. Nas plataformas digitais toda informação pode ser utilizada pelo usuário, desde que este consiga acessá-la. [Webinsider]

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