Tenho publicado artigos quinzenais no Carreirasolo.org agrupados num grande mini–curso que pretende ajudar aos freelancers das mais variadas áreas a manter um nível maior de profissionalismo em questões fundamentais como formação, técnicas de persuasão, visão estratégica da carreira e muitas outras.

Recentemente, levantamos uma questão pra lá de importante: o briefing. Desde os primeiros períodos da faculdade, passando pelos primeiros estágios e empregos, aprendemos a encarar o briefing como um modelo de documento que preenchemos, independentemente da situação, do interlocutor ou do projeto, para citar as variáveis mais óbvias.

No entanto, o briefing é muito mais. Caracterizei como sendo A TOMOGRAFIA DA NECESSIDADE. Ou seja, está dentro da cabeça daquele empresário de sucesso, do dono da agência, do artista. Capturar de forma nítida esta necessidade, sem as maquiagens externas que se insiste em utilizar nas mais variadas situações, garante alguns anos–luz de vantagem.

Fotografá–lo e mostrá–lo numa sala de reunião, com todas as cores, garante muitas vezes a vitória numa concorrência. Aprová–lo, e isso muitos parecem desconhecer, é tão necessário quanto o produto final que, muitas vezes, é a versão acabada da idéia inicial, tida ali mesmo, na sala de reunião.

E por falar em reunião, o briefing entendido como COMPORTAMENTO frente ao cliente e não um QUESTIONÀRIO DE PERGUNTINHAS. Pressupõe que você entendeu em que situação está. Ordenando em dificuldade crescente, no geral, teríamos as seguintes condições:

1. Ao telefone

Todo cuidado é pouco quando você não está vendo seu cliente frente a frente. De um lado ou de outro, errando ou acertando, ao telefone, você não pode filtrar/enxergar a emoção de seu interlocutor, o que pode ser gravíssimo, tratando–se de projetos mais intrincados. Se você não está entendendo, reforce a todo o momento o que já conseguiu pegar, seja detalhista mesmo. E se você perceber que a coisa não está caminhando, não duvide: marque uma reunião pessoal, obviamente, se for possível, geograficamente falando.

2. Cliente e você

Frente a frente, você terá chances melhores do que ao telefone, não há dúvida. Por outro lado, o cliente estará olhando e avaliando você desde o início. Porque, na vida do freela, que vive de pingar de casa em casa atrás de novos projetos, uma reunião de briefing, em 80% dos casos é, também, uma entrevista disfarçada. Portanto, seguindo o roteiro de sua preferência (aquela listinha de perguntas que você tem na manga), não se esqueça de mostrar que você não está ali à toa. Você consegue isso de várias maneiras. As básicas, estão ao final deste artigo.

3. Intermediário e você

Aqui a questão se complica um pouco. Captar a opinião de uma pessoa sobre o cliente e o projeto é totalmente desnecessário. O que interessa, para o briefing, é o projeto e não a opinião de terceiros, lembre–se disso. Nestas horas o comportamento deve ser reservado.

Se frente ao cliente você age de forma ativa e perscrutadora, para assim tentar ler o que está na cabeça de seu contratante; falando com intermediários você deve fazer esforço em dobro, descontar opiniões manifestadamente pessoais, lembrar vez por outra que está ali para entender do projeto e nada mais. Pode parecer meio mal–humorado, mas vai poupar muitas horas de retrabalho. Utilizando ainda a figura do início: a tomografia tem que ser da cabeça certa.

4. Você, seus concorrentes e o cliente.

Ao mesmo tempo. No mesmo lugar. Isso acontece muito em empresas de maior porte, notadamente as públicas onde a contratação de um serviço demanda uma tomada de preços. Nesta categoria de reunião de briefing você, algumas vezes, estará ao lado de seus concorrentes. Uma grande mesa onde de um lado estão o cliente e seus representantes e de outro você e os demais postulantes.

Como você está em meio a uma disputa acirrada a melhor alternativa, e eu já vi empresa levando o trabalho por isso, é liderar a reunião. Pelo menos do seu lado da mesa. Assuma a figura de representante da categoria, fazendo a mesma coisa que você faria se estivesse sozinho com o cliente. Reforce o entendimento de todos, deixando claro o que deve ser entregue. Assim, você evita surpresas de gente querendo fazer mais por menos, o que acontece muito em projetos maiores.

Mas afinal, quem fornece o briefing?

Decisores, Influenciadores e Porta–Vozes.

Ainda no tema “Como entender onde você está afinal”, um comportamento fundamental é identificar qual é o perfil da pessoa que está fazendo o papel de cliente. Isso porque nem sempre é o cliente que está na sua frente. Neste cenário, podemos dividir, sempre didaticamente, em três grandes grupos: os decisores, os influenciadores e dos porta–vozes. Os dois primeiros costumam gerar bons briefings. O terceiro é um pé no saco e leva a coisa para onde quer, dificultando o trabalho de todo mundo e, sem saber, de seu próprio representante. Mas vamos com calma, aprendendo, primeiro a reconhecer quem é quem.

Identificando os decisores

Muita gente me escreve perguntando como conseguir mais clientes. A melhor resposta para isso é: conquistando os MELHORES clientes. E isso tem relação direta com o perfil de quem vai atender você. Historicamente os DECISORES são os melhores clientes porque, afinal, têm responsabilidade direta sobre o que estão decidindo. Identificá–los, muitas vezes, é tão simples quanto ler o cartão de apresentação do sujeito. O dono, o presidente, o diretor de marketing, o diretor de criação, o gerente de TI, por exemplo, são decisores clássicos. Procure por eles, colha o briefing deles, apresente e aprove o material com eles, e tudo o mais será simples, rápido e indolor.

Algumas vezes, no entanto, os decisores não são tão fáceis de alcançar. Uma empresa com 100 mil empregados, por exemplo, terá muitos decisores, um para cada determinada área ou, como se gosta de falar no mundo corporativo, processo. E, neste emaranhado burocrático em que às vezes caímos, está a solução, por incrível que pareça. Você está desenvolvendo um curso online para uma força de trabalho em Rondônia? Procure o Gerente de RH de lá. Está desenvolvendo um novo jingle para um candidato? Fale diretamente com seu articulador principal. Recebeu a demanda de preparar uma super–reportagem para a revista cultural que você está cutucando há meses? Ligue para o editor e bata um grande papo com ele. Enfim, atrele o assunto a pessoa e, dentro do saudável, passe por cima das hierarquias sim. De leve, mas passe.

Mapeando os Influenciadores

Alguém aqui já leu algo sobre os Templários? Eu li uns livros, dois ou três no máximo, que contam a ascensão e queda dessa Ordem de Cavaleiros Pobres que de pobres tinham nada. Eles inventaram, ou começaram a inventar, o sistema monetário atual, foram donos de metade da Europa, administravam o tesouro da França e Inglaterra e, diz a lenda–teoria–conspiratória–mais–usual–e–que–vende–best–sellers, que guardavam (guardam…) um segredo–tesouro milenar que mudaria a história como a conhecemos. Mas enfim, o mais concreto e não menos engenhoso, foi que esse pessoal era influenciador, sim senhor. Decidia sem aparecer. Aparecia sem ser notado. Enfim, agia nos bastidores, garantindo seus interesses e os de seus protegidos.

E é assim que agem os influenciadores. Identificá–los é fácil. Normalmente representam o ponto de ligação do cliente com o universo do trabalho do freela. Exemplos: numa reunião numa empresa de seguros, todo mundo sério, o influenciador é aquele sócio mais novo que navega o dia inteiro, como usuário comum, mas na megaestrutura da empresa é o mais antenado. Aí já viu, né? Uma palavra deste cara e nem toda a sua boa–vontade, talento e portfolio podem salvar o projeto. Portanto, mapeie visualmente o influenciador. Ele fala baixo, olha para você o queixo um pouco levantado e vai dar um pitaco ou outro durante sua explicação. Mas não se deixe levar pelas aparências. Embora ele seja, normalmente, um cara voltado para a empresa, será seu ponto de contato.

Correndo dos Porta–Vozes

Bom…e tem também aqueles que fazem figuração. E são desastrados, como aquele que aparece de calça jeans no Gladiador ou o que dirigiu o fusca que passa no fundo da tela na cena da bigas de Ben–Hur. Ele não sabe a que veio, mas está lá, ouvindo você e tentando te passar o que o chefe (ele sempre tem um chefe) precisa. Normalmente fica vermelho frente à sua dúvida mais simples e, perguntando sobre prazos, orçamentos e demais recursos, vai responder com uma frase pronta do tipo: “Estamos averiguando junto ao setor responsável se esta demanda representará uma alocação correta dos orçamentos previstos para este primeiro quadrimestre”. Só uma dica: corra. E rápido.

Fechando

A coleta de briefing é, sobretudo uma prova de atenção ao cliente. De que você está disposto a ouvi–lo e entender, até mesmo, como dissemos, o que ele ainda não percebeu que precisa. É uma tarefa tão importante quanto difícil, mas com um pouco de prática você consegue correr das armadilhas mais comuns e levar seus projetos em frente que é para isso que você está no mundo, não é? [Webinsider]

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Esta versão é um pequeno resumo do capítulo Atenção, do Mini–Curso que citei no início deste artigo. Se quiser sar uma olhada na versão completa, cheia de depoimentos, dicas e modelos de documentos, fique à vontade e clique aqui.

Mauro Amaral

Mauro Amaral é redator, arquiteto de informação, estrategista de conteúdo e editor do CarreiraSolo.