Não há uma receita de bolo para se planejar uma intranet porque a sua construção depende do esforço tecnológico envolvido e da equipe responsável pela publicação e atualização constante de conteúdos.

Mas uma coisa é certa: uma intranet organizada e voltada para os negócios da companhia pode ser um excelente canal de comunicação com os funcionários sem se tornar um espelho chato e monótono das decisões das diretorias.

A intranet perderia todo o seu glamour se não fosse ágil e independente das aprovações de conteúdos necessárias nos veículos impressos. E aí está o segredo: mostrar ao funcionário que a sua participação no processo de construção da intranet é importante, que suas idéias são bem–vindas e que o canal é e deverá ser sempre uma fonte de informações fidedignas, que podem ajudá–lo em sua rotina. Logo, a colaboração do funcionário torna a intranet um canal particular de informações úteis ao seu dia–a–dia (e não apenas um canal “restrito”).

A intranet pode ser rica em conteúdos fornecidos por “conteudistas”, advindos de diversos setores de uma empresa: Tecnologia da Informação, Administrativo e Financeiro, Recursos Humanos, Marketing, Engenharia, Planejamento e Controle de Produção, etc.

No entanto, vale ressaltar que todo o desenvolvimento de conteúdo deve ser coordenado por uma equipe de comunicadores, responsável por ensinar as melhores maneiras de se oferecer uma notícia ao público interno. Essa equipe ajuda a potencializar o uso da intranet, de forma a não transformá–la numa confusão de informações e linguagens.

Há ferramentas de publicação de conteúdos para intranet que permitem a colaboração de funcionários em qualquer lugar do País, em páginas dinâmicas. Em alguns casos, o sistema é bastante prático e facilita a publicação de textos com uma rapidez incrível.

Há outras grandes vantagens dessas ferramentas: elas são intuitivas, fáceis de navegar e operar, permitem a inserção de imagens, criação de tabelas, adição de mídias e introdução de ferramentas de busca, chat, salas de reunião, entre outras.

Para que o funcionário possa atuar como colaborador de uma intranet é fundamental que a empresa esteja preparada culturamente para aceitar a sua participação, incentivando a gestão do conhecimento – que em linhas gerais significa colaborar e trocar com o outro o que se sabe para saber mais e todos serem mais eficientes em seus objetivos.

Parece simples, mas não é. A maioria das empresas ainda engatinha no processo de aceitação do relacionamento com o funcionário. Imagine admitir que o funcionário seja responsável por algum conteúdo acessado por outros via internet?

O mais interessante é que, depois de introduzida, em pleno e bom funcionamento, a intranet se torna imprescindível para outros parceiros e colaboradores. E é preciso continuar o caminho da evolução, estabelecendo novas estratégias de tecnologia e comunicação interna. [Webinsider]

.

Natasha Lima Breder

<strong>Natasha Breder</strong> (natasha_breder@yahoo.com.br) é coordenadora de comunicação interna de uma seguradora e tem uma boa experiência em relação ao uso da intranet como ferramenta de comunicação interna.