Ainda hoje muita gente questiona a disciplina do planejamento dentro de uma empresa. É compreensível que, em um mercado cada vez mais competitivo, as organizações pensem “partir para a ação” na tentativa de obter resultados rápidos. Essa pressão por resultados faz com que muitas empresas negligenciem o planejamento.
O trabalho em uma grande empresa basicamente pode ser dividido em duas categorias: as tarefas do dia–a–dia (aquelas que fazemos de forma rotineira e precisam ser constantemente executadas para fornecer suporte a processos internos) e os projetos, (trabalhos específicos que fogem da rotina da empresa, possuem características únicas e nunca antes foram executados).
Cada vez mais as empresas se adaptam e modificam a sua estrutura para atuação orientada a projetos. É evidente que as tarefas de rotina sempre continuarão existindo, pois delas depende o funcionamento e a execução das operações cotidianas das empresas. Mas a orientação por projetos ganha cada vez mais força por representar uma forma de diferenciação no mercado, um ganho de produtividade ou uma melhor forma de atender o cliente.
Com o crescimento e reconhecimento do valor da internet como geradora de negócios, as áreas de marketing das organizações sentiram a necessidade de contar com profissionais específicos para gerenciar este canal de relacionamento. Por se tratar de uma área na qual mudanças e inovações ocorrem todos os dias, é fundamental que o profissional de web tenha em mente uma série de cuidados para conduzir um bom planejamento de projeto:
a) Em primeiro lugar é necessário ter claro a importância de um bom planejamento. Evita surpresas no decorrer do projeto, minimiza a possibilidade de retrabalhos e antecipa problemas que podem ocorrer, auxiliando na adoção de soluções alternativas. A atual fase de profissionalismo da internet não permite mais que as coisas sejam feitas sem um planejamento prévio. Todos conhecemos histórias de sites que precisam ser quase refeitos depois de lançados…
b) Um projeto nasce de uma necessidade ou oportunidade identificada dentro da empresa. Pode ser a melhoria de um processo, a redução de custos ou uma necessidade externada por clientes. É importante manter os olhos abertos a todos os canais que podem trazer informações capazes de fomentar o desenvolvimento de um projeto.
c) Uma vez identificada a oportunidade ou necessidade para um projeto, seja profissional e prepare uma documentação que forneça embasamento à sua proposta. Defina o racional do projeto, a sua importância para a empresa e o que traz de benefícios para o cliente. Pesquise os resultados de iniciativas similares no mercado e, sempre que possível, faça exercícios e projeções de retorno sobre o investimento.
d) É importante identificar dentro da organização quem será o “sponsor” do projeto, isto é, aquela pessoa para a qual você levará e apresentará a proposta e que será o defensor do projeto junto à alta administração, garantindo respaldo e condições necessárias para a sua correta execução. Geralmente o diretor da área a qual o profissional web está subordinado assume esta função.
e) Identificar também as pessoas–chave na empresa que devem ser envolvidas desde o início no projeto. Existem muitos departamentos que podem se beneficiar de um projeto web e é importante que essas pessoas estejam envolvidas e informadas sobre o que se está planejando. A opinião e o envolvimento dessas pessoas é fundamental para a especificação final do projeto.
f) Estabelecer desde o início uma boa parceria com a equipe de TI. A equipe de TI é a grande parceira de um gerente web, pois trabalharão juntos para implementação do projeto. Com a ajuda do gerente de TI e dos gerentes funcionais da área é possível fazer uma especificação funcional mais precisa e completa do projeto, visualizar integrações com outras áreas e estimar com mais precisão prazos e recursos necessários para o desenvolvimento. Além disso, eles serão os responsáveis por alocar os profissionais com maior disponibilidade de tempo, maior adequação de perfil ao projeto ou mesmo promover contratação de terceiros, se necessário.
g) Definir o escopo de um projeto web envolve ter claro quem é o público–alvo do projeto, o que é importante para esse público e qual o benefício que o projeto, uma vez implementado, trará a ele. Definir o escopo de um projeto é definir o que o projeto irá realizar e o que não irá e esses limites devem estar claros a todos os envolvidos no projeto.
Em uma grande empresa é comum o profissional se deparar com situações onde existe uma pressão para que algum aspecto seja contemplado no escopo, não por trazer um benefício real ao público–alvo, mas sim por visibilidade interna do departamento A ou B. É necessário sensibilidade e jogo de cintura do profissioanl web para acomodar essas questões.
Uma vez aprovada a proposta do projeto, é hora de colocar a mão na massa: coordenar a equipe envolvida, estabelecer cronograma, reuniões de check–points, comunicações do projeto e validações do que é desenvolvido. Mas nada disso é feito, ou pelo menos de forma organizada e eficaz, sem antes todo o planejamento anterior.
E ainda tem gente que acha o planejamento perda de tempo… Prosseguimos mais adiante com foco em projetos web no texto “Gestão de projeto: a fase de execução”, no menu à direita. [Webinsider]
