Todo projeto possui um ciclo de vida. Numa analogia com o lançamento de um produto no mercado, o ciclo de vida de um projeto é formado por fases: concepção, planejamento, execução e fechamento.

As etapas de concepção e planejamento foram tratadas no artigo anterior (Planejamento pra quê?, veja ao lado) e compreendem as atividades necessárias para identificar a oportunidade ou necessidade de um projeto. Tratamos também da “venda” da idéia do projeto para a diretoria da organização e o planejamento de como deve ser feito.

Neste artigo vamos nos concentrar nas etapas de execução, que compreendem as atividades do dia–a–dia do desenvolvimento. Mais adiante trataremos do fechamento, quando é importante manter uma condução firme até os momentos finais da conclusão do projeto.

Execução

É a etapa mais delicada do processo. Durante o planejamento existe uma atmosfera de “lua de mel” entre a empresa e o profissional que está conduzindo o processo. Os problemas e percalços naturais de um projeto começam a surgir quando chega o momento de colocar em prática o que foi planejado. É quando a realidade do casamento aparece.

Os itens abaixo não pretendem ser uma lista de todas as atividades que um gerente de projetos deve assumir, pois isso varia muito da natureza e do porte do projeto. O objetivo aqui é identificar as atividades mais comuns que fazem parte do papel de um gerente de projetos, seja ele da área de web ou não.

Formalização de escopo: formalização, junto ao “cliente” do projeto (pessoa ou pessoas com interesse direto no projeto dentro da organização), do conteúdo dos trabalhos a serem desenvolvidos. É preciso obter dele o compromisso conjunto de validação do que é desenvolvido.

Envolvimento da equipe de execução: é papel do líder de projeto identificar os perfis que devem fazer parte da equipe, considerando habilidades individuais, de equipe, técnicas e experiências anteriores em projetos similares. Sempre ter em mente o melhor nível possível de performance para o projeto.

Garantir disponibilidade de recursos: a alocação de equipe deve ser feita em comum acordo com os gerentes funcionais da área de TI e, se for o caso, com as demais áreas envolvidas, como criação, marketing etc. Eles saberão identificar os projetos que os membros de suas respectivas equipes estão envolvidos, sua duração, previsão de término etc. Geralmente nessa etapa há também a necessidade de negociação com gerentes de outras áreas da empresa que possuem projetos sendo desenvolvidos e que possam ocupar os mesmos recursos, de modo a chegar a um denominador satisfatório para todos.

Start up: reunião inicial para alinhamento de toda a equipe. Deixar todos a par dos objetivos do projeto, forma de atuação, a quem devem se reportar, papéis e responsabilidades, prazos e desempenho.

Planejamento de execução de tarefas: essa é a etapa de construção da rede de atividades do projeto. Parte–se do princípio de “dependência entre as atividades”. Ou seja, para que uma atividade seja concluída, é preciso que sejam concluídas as atividades imediatamente anteriores. Portanto, para construir a rede de atividades do projeto precisamos saber:

a) as atividades (tarefas) a serem executadas no projeto;

b) a ordem que devem ser executadas as tarefas, ou seja, a relação de antecedência ou subseqüência entre elas;

c) a duração de cada tarefa para estabelecer a linha de tempo do projeto.

Dentro da fase de execução de um projeto web, podemos identificar as macro–etapas de arquitetura de informação, criação (look & feel), desenvolvimento e sistemas e as suas respectivas cadeias de atividades.

Cronograma de projeto: diversos softwares disponíveis no mercado facilitam muito a visualização de prazo e interdependência entre as tarefas da rede de atividades.

O Gantt Chart é o formato mais utilizado. É importante no desenvolvimento do cronograma procurar respeitar os conceitos de Pdi (Primeira Data de Início) e Udi (Última Data de Início)/ Pdt (Primeira Data de Término) e Udt (Última Data de Término) para cada atividade prevista. É uma forma de não deixar o cronograma absolutamente amarrado a uma única data para início ou conclusão de uma tarefa, o que é bastante difícil na condução de um projeto. Dessa forma torna–se possível adiantar certas atividades ou acomodar algum eventual atraso sem impactar no prazo final.

Controle: a primeira coisa a fazer é identificar o que deve ser monitorado dentro do projeto. Não é recomendável que o gerente de projeto tente controlar tudo dado o sem número de atividades que compõem um projeto de porte. Portanto, o ideal é:

– identificar as atividades críticas ou quase–críticas, aquelas que não possuem folga no cronograma;

– identificar as atividades que representam “gargalos”, ou seja, aquelas que se atrasarem comprometem um sem número de atividades subseqüentes que dependem de sua conclusão;

– atividades responsáveis por custos altos (como as desempenhadas por terceiros)

– atividades que são conclusivas para etapas ou entregas parciais.

O gerente do projeto deve ficar sempre atento e garantir condições necessárias para o melhor desenvolvimento dessas atividades.

Reuniões de check point: são reuniões de acompanhamento do projeto e que devem ocorrer com uma freqüência pré–estabelecida, ou de forma extraordinária se for identificado algum ponto de risco no decorrer do projeto que demande uma medida corretiva ou tomada de decisão.

As informações dos documentos de controle devem sempre embasar essas reuniões considerando sempre o “previsto x realizado” no que tange a cronograma, custos e desenvolvimento. As medidas corretivas devem ser comunicadas a todos os envolvidos.

Assegurar qualidade do desenvolvimento: é importante que o gerente de projetos faça testes e efetue o controle de qualidade do que é desenvolvido. Por ter visão melhor da totalidade do projeto, a avaliação sempre será mais abrangente do que o especialista envolvido diretamente no desenvolvimento. É importante que os testes de validação sejam embasados em especificações funcionais e de desempenho do produto ou sistema.

Na seqüência deste texto vamos tratar do fechamento do projeto, etapa perigosa porque pode aparecer algum relaxamento em alguns casos. Veja como fazer para evitar. Até lá. [Webinsider]

Darcio Vilela

Darcio Vilela é diretor da JP7 e atua em planejamento e gestão de projetos online.