A mobilidade traz inúmeras vantagens para a maioria das empresas que necessitam de agilidade – particularmente as pequenas e médias.

No entanto, antes de dar seus primeiros passos rumo à mobilidade, é necessário elaborar uma estratégia para empregar os recursos financeiros de forma inteligente e eficiente nessa jornada.

Em primeiro lugar, examine bem o seu ambiente de trabalho e a posição que a sua empresa ocupa no mercado. Converse com seus sócios, clientes e funcionários para saber o que eles gostariam que fosse melhorado.

A mobilidade, otimizada com acesso remoto ou por mensagens, aplicações ou dados, ajudaria a melhorar algum desses processos? E o que dizer da comunicação instantânea? Reveja e leve em conta as perguntas que poderão ajudar a decidir a solução de mobilidade certa para o seu negócio:

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• Quantos funcionários viajam a trabalho? Quantos passam muito tempo em trânsito (mais de 25 % de sua carga de trabalho)? Que empregados são: executivos, pessoal de vendas, pessoal de campo?

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• A capacidade de criar, imprimir e exibir o conteúdo, aproveitar os e–mails e mensagens instantâneas ou a conexão a aplicações e dados corporativos possibilitaria a estes empregados aumentar a produtividade e tomar decisões rapidamente?
• Os recursos listados acima permitiriam a conclusão das vendas mais rapidamente ou uma melhora no serviço ao cliente?
• Quais aplicações são as principais candidatas à conectividade remota: força de vendas, manutenção e suporte em campo, almoxarifado, administração de relações com o cliente ou algumas aplicações internas ou verticais?
• Quantos de seus empregados passam muito tempo longe de seus escritórios, em reuniões ou em outras empresas? O acesso instantâneo a documentos, e–mails e dados internos melhoraria a tomada de decisão nesses outros lugares?
• Qual a importância disso para que seus funcionários tenham suas reuniões, contatos e outras informações sincronizadas e ao alcance o tempo todo, com os mesmos dados do PC?
• Seus colaboradores poderiam trabalhar em casa se tivessem as ferramentas adequadas?
• A capacidade de trabalhar em casa, quando necessário, aumentaria a satisfação do cliente? Isso possibilitaria que sua empresa contratasse pessoas mais qualificadas?
• A capacidade de aproveitar o conhecimento especializado em outras partes do país ou do mundo reduz custos ou ajuda a sua empresa a ser mais competitiva?
• Qual o nível de segurança de dados que sua empresa requer? São necessários recursos com suporte para criptografia de dados, autenticação de dois fatores ou outras medidas de segurança avançadas?
• A capacidade de implementar mais rápida e facilmente uma solução para cópias de segurança móvel automatizada ajudaria a sua empresa a assegurar que seus dados sejam protegidos, inclusive fora dos escritórios?

Considere então as necessidades do seu pessoal de vendas e manutenção:

• Quanto de seu trabalho envolve o preenchimento de formulários ou a captura de informações visuais?
• Como se transferem os dados para seus sistemas back–end? Eles precisam ser inseridos manualmente? A eliminação do processo de re–entrada aceleraria os processos para os negócios, aumentaria a precisão e tornaria o seu negócio mais competitivo?

É fundamental listar a quantidade de informações internas que seus funcionários desejam acessar em formato digital. É possível que tenha que incluir neste plano a necessidade de converter registros de cópias impressas em formato digital, para que estejam disponíveis eletronicamente para seus funcionários.

Uma vez que tenha considerado todos estes fatores, será tempo de definir as prioridades. Quais dessas melhorias trariam impacto positivo sobre o resultado final dos negócios? Quais fatores seriam imprescindíveis?

Pesquise as soluções móveis disponíveis e determine qual a opção que, mais efetivamente, vai de encontro mais efetivamente às prioridades de sua empresa:

• Se a criação de conteúdo é mais importante para profissionais que trabalham remotamente ou para pessoas que viajam constantemente, comece observando as opções de notebooks.
• Se o acesso às informações pessoais é mais importante, comece pelos Pocket PCs.
• Se as mensagens instantâneas são prioridade, compare as soluções de um Pocket PC e dos notebooks, ambas em termos de hardware e software disponíveis.
• Se necessitar de acesso móvel a dados ou aplicações, determine se um Pocket PC poderia proporcionar o tipo de acesso necessário ou se seria preciso um notebook, que conta com mais recurso e uma tela maior.
• Se as apresentações com aparência profissional são importantes, pesquise as opções de projetores móveis que, com preços acessíveis, podem ajudar à sua equipe de vendas a se destacar sobre a concorrência.
• Se tiver pessoal fora do escritório, que perde tempo preenchendo formulários ou se os seus funcionários simplesmente preferem o lápis ao teclado, pense no TabletPC.
• Se os funcionários de vendas ou de campo podem concluir negócios mais rapidamente ou proporcionar um melhor serviço ao cliente, imprimindo contratos, relatórios ou apresentações onde quer que se encontrem, pesquise sobre as impressoras móveis.
• Se possuir empregados que precisam imprimir continuamente a fim de manter a produtividade enquanto permanecem em constante movimento dentro dos escritórios, pesquise sobre as impressoras sem fio e o software de impressão para os notebooks e Pocket PCs.

Incluindo todos os aspectos do ambiente móvel enquanto estuda as suas necessidades móveis, você poderá assegurar que a sua empresa esteja pronta para dar suporte às necessidades de mobilidade seus funcionários. Uma vez determinado os tipos de produtos que melhor se ajustam às necessidades de mobilidade de sua empresa, é hora de começar a estudar as soluções. [Webinsider]

Daniel Ribas

<strong>Daniel Ribas</strong> é gerente de mobilidade da <strong><a href="http://welcome.hp.com/country/br/pt/welcome.html" rel="externo">HP Brasil</a></strong>