No final do ano passado (2007), a Microsoft lançou o seu pacote de programas Office na internet. O serviço se chama Office Live Workspaces e permite salvar documentos do Word, do Excel e do PowerPoint na internet, e depois acessá-los de qualquer computador conectado à web. É necessário ter licença do Office.

Há mais de um ano existe o Google Docs, que oferece um pacote de programas similares aos dos Office (atualmente gratuito).

Mais do que uma briga entre os dois gigantes da tecnologia mundial pelo mercado de aplicativos, essa estratégia simboliza uma grande mudança na comercialização de softwares, consolidando cada vez mais a era do “software como serviço”, chamado também de SaaS (software-as-a-service).

Nesse modelo, as empresas deixam de comprar licenças e passam a ser “assinantes” dos softwares, que são acessados pela internet. Nas pequenas e médias empresas, por exemplo, o novo modelo vai permitir acesso a softwares que antes eram quase proibitivos, devido ao custo inicial (licença e hardware) e de manutenção (versões e suporte), como no caso dos atuais softwares de gestão empresarial (ERP).

Benefícios

Os principais benefícios da adoção do “software como serviço” são:

1. Redução de Custo. Não é necessária compra de hardware, uma vez que o software está na internet. Também é dispensada a aquisição de licença. Além disso, a contratação do serviço pode ser abatida no cálculo do imposto de renda sobre o lucro líquido, pois é contabilizada como despesa, enquanto a aquisição é considerada um ativo imobilizado.

2. Agilidade. Como o software está pronto para o uso no servidor do fornecedor, o processo de implantação normalmente é mais rápido. Pelo mesmo motivo, o suporte técnico é facilitado, não sendo necessário, por exemplo, deslocamento de equipe técnica.

3. Acessibilidade. Como o software está na internet, ele pode ser acessado pelos assinantes de qualquer lugar do mundo e a qualquer momento, permitindo mais integração entre unidades de uma mesma empresa.

4. Flexibilidade. Diferentemente do licenciamento, a quantidade de assinantes de um software como serviço pode aumentar e diminuir de acordo com a necessidade do contratante. Isso permite flexibilidade e adequação do custo da empresa a sua realidade.

5. Continuidade. No software-como-serviço, a evolução dos sistemas não precisa ser mais adquirida. A tendência é que os novos recursos e atualizações de versões sejam incorporados automaticamente e simultaneamente aos produtos.

Precauções

As vantagens e benefícios do software on-demand não indicam, entretanto, a migração imediata de todos os sistemas da empresa, pois nem todos eles são adequados ao novo modelo. Portanto, antes de optar, a empresa contratante deve analisar as suas necessidades com bastante cuidado. Quatro pontos básicos precisam ser levados em conta nesse momento:

1. Acesso. Como no SaaS os softwares funcionan online no servidor do fornecedor, uma das exigências para sua adoção é o acesso internet, que precisa ser rápido, estável e redundante. Para fazer efeito, a redundância deve ser feita com operadores distintos. Esses cuidados minimizam a possibilidade de descontinuidade do serviço.

2. Aplicação. Os sistemas de missão crítica para a empresa, como os responsáveis pelas vendas (frente de loja e estoque), não são recomendados nesse modelo. Mesmo com acesso rápido, estável e redundante, a empresa não está imune à indisponibilidade, o que pode causar perda temporária de receita. As aplicações mais robustas – mesmo não sendo críticas, mas que precisam de alto desempenho de hardware – devem seguir o mesmo raciocínio.

3. Personalização. Ao optar por um software on-demand, a possibilidade de personalização é quase inexistente. Afinal um dos aspectos que o torna de baixo custo é ser padrão para todos os assinantes. Nesse caso, a empresa contratante precisa se adequar aos processos de negócios do software do fornecedor.

4. Integração. Por funcionar no servidor do fornecedor e ser padronizado, o software on-demand não se integra automaticamente com os demais sistemas instalados da contratante. A troca de informações pode acontecer, contudo, de forma manual, através da importação e da exportação de dados.

Apesar desses fatores, o software como serviço vem avançando com grande velocidade em áreas que não são afetadas pelas restrições técnicas. Um bom exemplo são os sistemas de CRM. Os principais fornecedores desse mercado, como IBM e Microsoft, já oferecem há algum tempo seus produtos no modelo on-demand. Inclusive, um deles, o SalesForce.com, nem possui o modelo tradicional, ofertando apenas o SaaS.

Os softwares anti-vírus são outro exemplo dessa tendência. Fornecedores como a Mcafee possuem duas opções para o cliente: adquirir e administrar a segurança por conta própria ou assinar um serviço gerenciado pela Mcafee. Outros softwares já atuam do mesmo modo: treinamento à distância, gerenciamento de conteúdo e e-mail marketing.

Não é simples decidir a área da empresa para utilizar o software como serviço e o momento mais adequado para a mudança, que deve ser feita gradualmente, à medida da necessidade.

A boa notícia é que esse modelo normalmente permite o teste da implantação para avaliar a adequação ao negócio. O recomendado também é procurar fornecedores que já ofereçam softwares como serviço e realizar uma análise do custo total de propriedade (TCO) e do retorno sobre o investimento (ROI). [Webinsider]

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Murilo Gun

Murilo Gun (murilo.gun@gmail.com) é empresário e comediante. Mantém o blog Murilo Gun.