Onde intranets e portais corporativos agregam valor? O que eles fazem que nenhum outro sistema faz? Onde focar a construção do seu ambiente digital corporativo para tirar o que ele oferece de melhor? As respostas podem estar na equação acima, que este artigo procura detalhar.

Para que serve sua intranet? O que um portal tem que nenhum outro sistema já criado possui? Quais são seus diferenciais máximos e onde eles agregam valor?

Estas são questões que muitas vezes esbarram em respostas muito amplas (portal = panacéia) ou muito estreitas (viciadas pela voz/papel do seu interlocutor).

Eis que surge, nesse mar de confusão, o PCC. Não, não é o que você está pensando: felizmente, o assunto aqui nada tem a ver com facções criminosas, mas sim com uma sigla que vem se consolidando, aqui e lá fora, para definir o universo de atuação das intranets e portais.

?E daí? Mais uma buzzword??. Sim. E não. Segundo consta, quem cunhou a expressão ?Portals, Content and Collaboration? (Portal, Conteúdo e Colaboração) foi o Gartner – maior produtor mundial de buzzwords? Mas, olhando com mais atenção, dá para notar que eles conseguiram ?colocar o ovo em pé? – conseguiram demarcar claramente, pela primeira vez, o universo de atuação dos ambientes digitais corporativos, o que nos ajuda muito a entender onde eles agregam efetivo valor.

Ajuda também a definir o que não é escopo específico de um portal corporativo, embora possa estar integrado sob o seu guarda-chuva (como o e-learning) ou tenha nítida área de tangência com seus objetivos (como o BI ? bussiness inteligence).

Em bom português, significa dizer, em alto e bom som, que intranets e portais servem para três coisas (e, sobretudo, são o melhor que há em cada uma delas):

• Portal = Tecnologia/Integração = integrar e orquestrar sistemas de forma mais racional, para a TI, e amigável, para o tomador de decisão/usuário;
• Content = Conteúdo = promover a produção, acesso, uso, reuso e guarda dos muitos conteúdos produzidos no ambiente corporativo;
• Collaboration = Colaboração = estabelecer a aproximação, mediada e apoiada pela tecnologia, dos cérebros e talentos da organização.

De certa forma, tem tudo a ver com a abordagem que defendo há tempos: o ambiente digital corporativo deve ser um elemento integrado (orquestração tecnológica) e integrador (aproximando pessoas de conteúdos e pessoas de pessoas).

É por isso (e também para fugir da malfadada sigla) que a melhor tradução para o português me parece ser ?Integração (em TI), Conteúdo e Colaboração?. E, a partir dessa visão, construí o diagrama abaixo:

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Vejamos, a seguir, os destaques de cada um destes elementos ? e como eles se articulam para criar um ambiente digital corporativo fundamental para as empresas que querem alcançar sucesso nesse mundo globalizado, da chamada ?economia do conhecimento?.

O pêndulo da relação entre TI e portais

Era uma vez uma intranet, numa empresa distante, no longínquo ano de 1996? Nela, alguém de TI teve a grande sacada de usar a lógica da internet, mas desta vez voltada para o universo interno. Nascia ali a relação visceral da TI com as intranets, que perdurou por muito tempo.

Eis que as ferramentas de publicação avançam e TI se vê perdendo aquele rebento para as áreas de negócio. Agora, ela era só meio e as demais áreas eram vistas como clientes – em muitos lugares, ainda é assim.

Mas de repente, não mais que de repente, os publicadores evoluem para verdadeiros frameworks de portal, incorporando coisas como single sign on, workflow, personalização, camada de integração para acesso a legados e outras tranqueiras. E agora, TI?

Pois bem, a espiral rodou e o pêndulo voltou a mostrar que portais agregam valor pela sua própria tecnologia, ?independente? (e além) das aplicações de negócio que possa ter. Dentre as principais vantagens que se pode enumerar, temos:

• sua lógica modular, seus mashups e sua facilidade de acrescentar uma camada inteligente que torna desnecessário mexer nos legados fazem da orquestração algo menos penoso, criando um atalho para SOA;
• o desenvolvimento se torna mais barato e rápido utilizando-se módulos prontos e funções como single sign on (a partir de um cadastro de login único), workflow e templates;
• a estrutura de permissões permite definir perfis baseados em uma governança federativa, facilitando o controle sem gerar um gargalo;
• em integrações com sistemas como ERPs, pode haver enormes economias com aquisição de licenças daqueles softwares, pois o portal se encarrega de fazer o acesso e a entrega do conteúdo para o usuário final;
• o mais óbvio: com uma interface web-based, amigável, torna a vida do usuário mais fácil e TI deixa de ouvir as tradicionais reclamações em relação a interfaces quadradas, como a dos ERPs.

Em outras palavras: se o portal continua sendo importantíssimo para as áreas-fim, ele passa a ter também uma relevância enorme para a própria TI, mesmo que ela porventura só esteja pensando com o próprio umbigo. E, não raro, é aí que se concentra o ROI hard da coisa toda.

Isso é algo que só os portais fazem. É um diferencial. E uma seara que, em sendo corretamente explorada nos projetos, traz ganhos inequívocos para TI – e para a empresa como um todo, conseqüentemente. Entretanto, a maioria dos CIOs ainda não se deu conta disso…

Se escolherem a suíte de portal com atenção, como algo estratégico, pensando que em orientar todos os desenvolvimentos subseqüentes para este framework, podem promover ganhos e desonerar seus profissionais, apontando para um futuro mais convergente e interoperável. É isso, por sinal, que estão fazendo os próprios fabricantes: as ferramentas de portal passam a ser o carro chefe e todo o resto está orientado para integrar-se com elas?

?Gestões? de conteúdo

Para começar, é importante lembrar que a expressão ?gestão de conteúdo? é usada tanto por webjornalistas (focados quase sempre em processos digitais de comunicação interna) quanto por profissionais de ciência da informação (preocupados com o ciclo de vida de documentos, sua gestão, guarda, compliance, etc). Logo, o mundo do conteúdo, em verdade, são dois – um com visão mais estrita do que seja conteúdo, enquanto o outro aborda o tema de forma bem mais ampla. Ambos igualmente importantes, é bom que se diga.

Em qualquer dos casos, o que está em jogo é a capacidade de gerar uma base mais estruturada de informações e conhecimentos explícitos, ao mesmo tempo em que se amplia o alcance (tanto do consumo quanto da participação/inserção). Em outras palavras: o nome do jogo é ?uso e reuso?? e a questão é ?como achar a agulha no palheiro?, na medida em que o problema maior dos nossos tempos é o excesso (e não a falta) de conteúdos.

Do ponto de vista da gestão do conhecimento, está em jogo a memória, a base sobre a qual, pela via da colaboração (terceiro pilar da tríade PCC), podemos criar, inovar. Do ponto de vista do negócio em si, trata-se de prover o just in time da informação: que ela chegue na hora certa, para a pessoa certa, de forma indissociada do processo de negócio.

Na sua interface com a tecnologia, temos as ferramentas de busca, ECM (Enterprise Content Management) e afins, viabilizando essa estruturação e recuperação mais fácil. Na interface com a colaboração, é o mundo da aprendizagem organizacional, gestão do conhecimento e inteligência coletiva – assunto do próximo post da série, aguardem?

A última fronteira

Colaboração é uma palavra da moda. De certa forma, é também a ?última fronteira?, o mais novo e menos explorado dos três grandes pilares que agregam valor em um portal.

O que poucas pessoas percebem, em função do hype em torno da idéia de colaboração mediada por tecnologia, é que a idéia em si perde muito da sua força se não for associada a uma visão estruturada e integrada de uso e reuso dos conteúdos (que abordamos um pouco mais acima).

No círculo da colaboração, como se vê no diagrama, cabem a localização de especialistas, a aproximação de talentos e a troca de conhecimento tácito. Mas o ?pulo do gato? está na fronteira com o círculo da gestão de conteúdo, onde moram a aprendizagem organizacional, a gestão do conhecimento e a inovação.

Esse é um dos motivos, por exemplo, do sucesso da web 2.0 (e, em seguida, da sua aplicação na corporação, sob o nome de Enterprise 2.0): wiki é conteúdo ou colaboração? E blog? São as duas coisas ao mesmo tempo? daí a sua força.

Já a fronteira com a tecnologia tem as tradicionais ferramentas de fórum, mas agora incorporam a irmã mais nova das yellow pages, que são as redes sociais. E mais as outras ferramentas que acabei de citar (e que, verdadeiramente, ficariam melhor no centro do que aqui, mas serve para os nossos fins didáticos, por assim dizer).

Podemos, inclusive, pensar a veia da tecnologia, com seu apelo forte em integração e acesso a legados, como um tipo diferente de acesso a conteúdos – aqueles que já foram sistematizados e encontram-se nos demais sistemas da organização.

É incrível ver como a colaboração ainda é um terreno a desbravar, por mais que a vocação revolucionária dos ambientes digitais (iniciando com a internet) venha justamente daí.

Olhando o todo

O fato é que, no diagrama, o poder total está mesmo no centro superposto dos três círculos. Conhecimento passado e presente em profusão, orquestrado, sem deixar de ser emergente, à disposição da organização e do ?trabalhador do conhecimento?.

A grande dica para um projeto de sucesso, portanto, é construí-lo com um olho em ao menos um dos três pilares, numa abordagem evolutiva que tenha como meta maior a integração de todos eles. Pense na estratégia da organização e identifique os processos de negócio que mais podem ganhar com integração a legados, com reuso de conteúdos e/ou com uma estratégia colaborativa. Você estará em um ótimo caminho para gerar algo útil e diferenciado, se não imprescindível.

Resumindo: a meta maior de uma intranet avançada ou de um portal corporativo é tratar os três eixos como se fossem um só, indissociáveis. Afinal, eles reúnem as proposições únicas de valor de um ambiente como este – algo que nenhum outro sistema faz pela organização.

Seguindo esta trilha, incorporando uma visão de processos, uma modelagem alinhada à estratégia e preocupações com gestão de mudanças, se alcança um ganho sinérgico e sistêmico que faz do ambiente a tão falada plataforma das ?empresas que aprendem?.

Alguém ainda tem dúvida do ROI/VOI ou da imperatividade de algo assim nos tempos atuais? [Webinsider]

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Ricardo Saldanha

Ricardo Saldanha é especialista em Digital Workplace e ex-presidente do Instituto Intranet Portal. Atualmente atua como Key Account na Totvs Private.