Uma intranet ou extranet pode ser muito mais do que suporte para sua cultura corporativa.

Já assisti, pessoalmente, catástrofes onde a empresa investe em uma plataforma, instala um sistema e coloca para rodar mas não obtém sucesso e a adesão de funcionários, colaboradores e até fornecedores, em alguns casos de extranets.

Com alguns artigos da mesma série, gostaria de expor o que tenho de experiência real em termos de retorno financeiro, melhoria da cultura corporativa, melhoria na qualidade de serviços e integração de cadeia de valor com economia de custos.

Sempre acreditei, há mais de 10 anos, que intranets são mais do que um arquivo de material interno da empresa para acesso por seus funcionários. Porém, muitos dos projetos de intranets e extranets no qual me envolvi, no longo prazo tornaram-se exatamente isso.

O problema certamente não é a falta de capacidade da tecnologia, mas sim da falta de planejamento e de valorização da ferramenta. A intranet precisa, assim como um bom website, de planejamento constante, de uma equipe ou, ao menos uma pessoa, concentrada em manter a plataforma atrativa, medindo seus resultados e direcionando seu futuro.

Dicas para o sucesso de uma iniciativa em portais corporativos:

• A intranet ou extranet precisa ter um ou vários propósitos claros;

• Os usuários precisam ter acesso fácil à ferramenta e compulsório, quando possível;

• A interface deve ser simples e personalizável, com links para as ferramentas mais utilizadas ao usuário que está acessando;

• Oferecer ferramentas úteis relacionadas ao dia-a-dia e, quando possível, ligadas a metas e resultados mensuráveis;

• Trazer processos compulsórios para dentro da intranet;

• Publicar todas as informações institucionais;

• Abrir canais de ouvidoria e linha direta com diretores e presidentes.

O segredo está em ter uma ferramenta útil de verdade. Para isso, basta prever que a intranet ou extranet tenha os sistemas necessários para o dia-a-dia do usuário e que ele perceba que sem ela o trabalho é impossível ou muito mais difícil.

Normalmente, eu sugiro que se coloque algum processo muito importante para os colaboradores, na base do portal. Isso pode ser um sistema para gerar relatórios, cadastrar clientes, verificar leads ou até mesmo um sistema de recados internos recebidos pelas telefonistas ou colegas de trabalho. É simples, basta colocar algo que o usuário precise acessar com frequência.

Uma vez que você tem ferramentas de uso diário em seu portal corporativo, você tem a adesão dos usuários. Agora é necessário alimentar com informações interessantes e úteis à empresa.

Com estas bases, seu portal corporativo já é uma ferramenta útil. Mas garanto que ela pode ser muito mais útil, ainda. Nos próximos artigos, vou mostrar como se podem aumentar vendas, controlar processos, dar treinamentos e outras coisas muito legais para fazer com sua intra ou extra.

Como já falei dos casos que não funcionaram, devo comentar os que funcionaram.

Nesses anos de trabalho com as ferramentas de comunicação corporativa já vi muitos resultados bons com iniciativas bem simples ou até complexas. Na maioria dos casos a tecnologia envolvida é simples, mas a ideia e o processo são extraordinários.

Um de nossos clientes instalou um sistema de treinamento online para gestores e diretores e conseguiu um aprimoramento técnico em sua força gerencial em um prazo menor que 12 meses.

Outro cliente utiliza a intranet para permitir planejamento e solicitação de férias, enquanto uma extranet controla uma campanha de incentivo de vendas e gerencia a qualidade do atendimento no ponto de venda.

Bom, se você está lendo este artigo é por que também acredita que portais corporativos são importantes ou planeja criar ou aperfeiçoar o de sua empresa. Aproveite as dicas e debata conosco. [Webinsider]

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Cristiano Miano

<strong>Cristiano Miano</strong> (cristiano.miano@digipronto.com.br) é presidente da <strong><a href="http://www.digipronto.com.br" rel="externo">Digipronto</a></strong>.