Com César Augusto Ramos*

A telepresença é a evolução da vídeoconferência e proporciona uma experiência muito mais parecida com a vida real.

Há mais de uma década no mercado, estes recursos recebem hoje maior atenção pela melhoria na qualidade e pela entrada no mercado de grandes empresas.

A telepresença é uma solução para fornecer ao participante de um ambiente de reunião a sensação de estar fisicamente próximo de pessoas distantes. O sistema combina tecnologia da informação com cenografia e utiliza salas com iluminação, paredes, carpetes e móveis iguais, ligadas por uma conexão de internet de alta capacidade.

Os participantes veem seus colegas de trabalho em telas grandes, com imagens de qualidade em tamanho real. O sistema faz com que o som venha da direção correta, reforçando a sensação de que o participante está, de fato, sentado à sua frente no próprio local de reunião.

O termo telepresença foi usado pela primeira vez em 1980 por Marvin Minsky em um sistema de teleoperação que envolvia a manipulação de objetos distantes. Segundo Minsky, telepresença é ?a sensação de você estar realmente lá no local remoto de operação?.

Uma aplicação do sistema de telepresença de âmbito internacional está sendo desenvolvida no Brasil e no mundo pela Dimension Data, para interligar 40 escritórios da Procter & Gamble em 23 paises. A corporação gigante de bens de consumo fatura por ano US$ 76,5 bilhões.

Na mesma mesa ou na mesma sala

Existem dois termos utilizados para a telepresença imersiva.

A telepresença imersiva ?do outro lado da mesa? faz com que as pessoas sintam como se estivessem sentadas do outro lado da mesa, em frente aos seus colegas de outros lugares. Este é o mais comum, atualmente.

A telepresença imersiva ?na mesma sala? é exclusividade da Polycom. Utilizando monitores de cinema com vídeo de alta definição, essas soluções oferecem uma imagem completa das outras salas em proporções similares a da vida real para que as pessoas possam parar e caminhar ao redor da sala e assim interagir de forma dinâmica com os demais participantes.

A implantação do recurso não é barata e nem fácil de ser colocada em prática. É preciso investimentos em infraestrutura e condições econômicas para garantir o funcionamento na rede por pessoal especializado. Porém, os resultados podem surpreender.

O objetivos dos fornecedores da tecnologia é oferecer ferramentas poderosas que proporcionem qualidade, de modo a reduzir custos de viagens a negócios.

É caro mas pode sair barato

Para montar uma infraestrutura como esta, estima-se um valor que varia entre 30 mil a 500 mil dólares. Em contrapartida, as reuniões podem ser realizadas com maior rapidez e frequência, sem o desconforto dos aeroportos, os longos vôos internacionais e custos altos de hotéis.

Em função da aplicação estimada da telepresença, estudos realizados em fevereiro deste ano calculam que em 2012 deixarão de ser reservados 2,1 milhões de assentos em aviões, que o representaria perda de faturamento de 3,5 bilhões de dólares para o setor.

A empresa que deseja implantar a telepresença precisa seguir uma série de recomendações e conhecer as exigências da tecnologia para estabelecer alguns parâmetros, como localização, tipos de usuários, tipos de reuniões, número de usuários em cada local, quantidade de lugares em cada reunião, infraestrutura, planejamento, gerência contínua e metodologias de manutenção.

É preciso também nomear os funcionários necessários – um líder técnico para cada localização e um gerente de instalações, que administra o sistema da perspectiva do cliente, garantindo reservas e solicitações, além de compilar estatísticas de uso.

É importante realizar um teste de áudio para testar o desempenho durante as sessões, assegurando o funcionamento correto dos pontos finais e a funcionalidade geral do sistema.

Ao realizar todos esses procedimentos, a empresa está pronta para instalar a telepresença em cada ponto.

É necessário envolver toda estrutura da empresa para entender a nova tecnologia – como funciona, como melhor usar o sistema e qual a técnica para acessá-lo.

Um ?guia do usuário? pode ser especialmente útil a este respeito. Ao avaliar seus resultados, a empresa precisa demonstrar a economia e o rápido retorno de investimentos que a telepresença pode oferecer. É importante utilizar mecanismos para medir os benefícios em termos de ganho de produtividade, eficiência do processo e custo de viagens.

Investimento em economia

De acordo com pesquisa de campo realizada, uma empresa de Campinas de grande porte e multinacional, gastou nos meses de janeiro, fevereiro e março de 2009 cerca de R$ 6,4 milhões de reais com reservas de carro, hotéis, passagens de avião e demais despesas relacionadas.

Isso daria em média R$ 2,1 milhões por mês com viagens, o que somaria um montante de R$ 25,2 milhões de reais por ano em média com viagens.

O custo de manutenção de salas com telepresença gira em torno de R$ 720 mil reais. Um link dedicado de 20 Mb custa em torno de R$ 20 mil reais por mês em média, já que para cada tela Full HD é necessária uma conexão de 5 Mb.

Com o uso da telepresença, se a implementação tivesse ocorrido em janeiro, haveria um aumento de 25% nos custos, pois a empresa ainda teria a necessidade de realizar viagens com seus colaboradores (aumento de custo de R$ 720 mil).

Mas, a partir do segundo mês com uma otimizada implementação da telepresença, podemos ver claramente, dentro de um estudo generalizado de custos, uma redução de 96%, o que representa cerca de R$ 2.061.333,00 (uma redução mais que considerável).

Em grandes empresas, os custos relativos a viagem costumam ser altos. Pequenas e grandes empresas sempre têm colaboradores se deslocando para realizar reuniões em treinamentos corporativos, com despesas em hotéis, táxi, passagens de avião e alimentação.

A conclusão disso utilizando recursos desta tecnologia, seria um retorno de investimento quase que imediato. A empresa X, que gastava cerca de R$ 2,1 milhões de reais por mês com viagens, passaria a gastar R$ 80.000 mil reais por mês, uma redução de custos de R$ 2,06 milhões de reais por mês.

É evidente que nem todas as viagens a negócio são aplicáveis à telepresença e algumas necessitam ?ainda? do cara?a?cara com a outra pessoa, mas tudo indica que no futuro isso se tornará cada vez menos comum. [Webinsider]
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* César Augusto Ramos, co-autor deste artigo, cursa Ciência da Computação da Universidade Paulista UNIP, em Campinas, e trabalha na área de suporte a clientes empresariais da operadora Claro.

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Bruno Buegare

<strong>Bruno Mendes Buegare</strong> (bruno_buegare@hotmail.com) cursa Ciência da Computação da Universidade Paulista UNIP em Campinas, dá suporte em informática aos funcionários na empresa de transporte de valores Brinks e desenvolve sites.