No mundo todo e em diferentes setores corporativos, é cada vez maior o número de casos de home office e outras versões de trabalho remoto e isso evidencia o avanço da força de trabalho móvel. Nesse cenário, um dos desafios é conseguir engajar as pessoas a trabalharem em conjunto, mesmo estando longe fisicamente.

Esse novo modelo de trabalho está baseado em um tripé que envolve:

1. Aplicativos na nuvem, ou seja, disponibilidade de acesso em qualquer lugar e a qualquer momento;
2. Mobilidade, com acesso por celulares, tablets e web;
3. Interatividade, que fomenta um relacionamento mais próximo e pessoal.

Desde quando a internet foi lançada em larga escala no mercado, a forma como trabalhamos vem mudando continuamente de maneira significativa. Antes dessa revolução da Era Digital, o trabalho tinha que ser feito dentro das empresas e os funcionários que viajavam muito tinham que fazer um esforço enorme para acompanhar o que estava acontecendo, na sede da organização onde trabalhavam. Atualmente, a situação é completamente diferente: aceitamos que funcionários trabalhem de casa, o chamado home office, montamos estruturas operacionais dispersas geograficamente e os funcionários em trânsito conseguem ficar atualizados.

Trabalhar em casa é uma prática cada vez mais comum no Brasil e no mundo. Segundo a pesquisa da consultoria Robert Half, feita com 1876 diretores de RH em 16 países, quase 50% dos entrevistados brasileiros afirmaram que a concessão do benefício aumentou nos últimos três anos. O home office acontece nos casos em que os funcionários podem trabalhar por metas e objetivos e é muito comum na área de tecnologia, na qual os funcionários estão pouco acostumados com regras rígidas de horário. Para aumentar a produtividade, destacam-se algumas ações, como fazer uma reunião semanal, quinzenal ou até mensal, definir tarefas, cronogramas e deixar o funcionário trabalhar no ambiente onde ele se sente bem e no horário em que ele produz mais e melhor.

Diferentes segmentos de empresas também enfrentam a situação de unidades de negócio separadas geograficamente. O setor de tecnologia, por exemplo, pode ter um escritório de negócios em São Paulo e concentrar o desenvolvimento em Florianópolis, região que tem mão de obra qualificada e com custo mais competitivo. Neste caso, é importante fomentar a sinergia entre as diferentes unidades para evitar problemas de gestão, que comprometam a produtividade e a saúde organizacional.

O mesmo vale para funcionários em trânsito. Pessoas que trabalham no setor comercial e com vendas externas, por exemplo, têm que estar na rua vendendo, pois pouco poderão fazer se ficarem presos nos escritórios. Mas, esse tipo de profissional também precisa estar atualizado sobre o dia-a-dia da organização em que trabalha, acompanhando lançamento de produtos, novas ofertas, mudanças de procedimento, entre outros.

Em todos estes casos diferenciados de trabalho remoto, a comunicação é fundamental. No home office, para acompanhar se as tarefas estão sendo executadas conforme a demanda e se o cronograma está sendo cumprido. Com unidades de negócio separadas, é preciso garantir a sinergia entre as equipes, além da compatibilidade entre o que é solicitado e o que será entregue, dando atenção para que não haja duplicidade de trabalho dentro da equipe. Para os funcionários em trânsito, é necessário proporcionar um ambiente, no qual se sintam envolvidos no cotidiano da empresa e que possam interagir não só com as suas atividades, mas também com as atividades realizadas pela empresa como um todo.

Para obter sucesso nestes casos, a adoção de novas tecnologias é fundamental para suportar a comunicação e a gestão de conteúdo e de conhecimento. Atualmente, temos diversos softwares de gestão e colaboração, que permitem a interação em tempo real entre os colaboradores.  Antes de decidir por uma ferramenta, é preciso se certificar de que a solução analisada irá proporcionar  uma boa experiência ao usuário, com alto grau de adesão e recorrência de acesso. Para isso, é importante que seja alto o nível de interação desses sistemas com o usuário. Outro aspecto que deve ser levado em consideração é: o acesso a esses softwares deve ser via web e ter aplicativos para smartphones e tablets.

Para dar mais agilidade e velocidade às operações da empresa, em situações como essas acima descritas, a ferramenta precisa trabalhar com implantação instantânea, upgrade de versão sem traumas, baixo custo, fácil integração, acesso de qualquer lugar, fácil usabilidade e adoção voluntária.

Diante desses critérios, as redes sociais corporativas são boas soluções. Elas se consolidaram no âmbito pessoal e agora as empresas estão trazendo estas funcionalidades para o ambiente corporativo, com maior controle e segurança. Por meio delas, quem está em home office consegue postar atualizações de seu trabalho. As unidades de negócio separadas identificam os especialistas da empresa que atuam em outras cidades. E os funcionários em trânsito conseguem acessar grupos específicos de trabalho e conteúdos importantes.

[Webinsider]

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Radamés Martini

Radamés Martini (@RadaMartini) é diretor executivo da SocialBase, empresa de base tecnológica totalmente focada no desenvolvimento da rede social corporativa que leva o mesmo nome da empresa. Mais informações em: @socialbasebr, no blog blog.socialbase.com.br e no facebook.com/socialbase.