Com aumento da inserção da tecnologia da informação nas práticas cotidianas de diferentes empresas, a gestão eletrônica de documentos (GED) se destaca – apesar de que a quantidade de informações sobre o assunto tenha criado mais dúvidas que soluções.

A definição do que é GED é simples: basicamente armazenar papel em forma digital. Mas, ao analisar o processo, é possível ver que a implantação de um GED não é tão fácil. O primeiro passo para o sucesso é a conversão de documentos nascidos em papel para o mundo digital. Para atender a demanda de uma empresa média, por exemplo, devemos considerar milhares ou milhões de páginas de documentos arquivados e que, muitos deles, precisam ser consultados antes de serem enviados para um birô de digitalização. Torna-se necessário, então, fazer um planejamento de envio dos documentos para uma empresa especializada em digitalização, caso a própria firma não tenha condições de assumir o processo, considerando a necessidade de um bom espaço, scanner de alta performance, mão de obra qualificada e, mais espaço.

Antes da digitalização de cada documento que chega ao birô é necessário também tratá-los e limpá-los, para que sejam encaminhados à um scanner de última geração, que digitalizem milhares de documentos por hora, para que seja dado início ao processo de remontagem dos mesmos, para que fiquem na mesma forma e ordem que foram entregues. Paralelo à fase de digitalização, cabe a preocupação de como os novos documentos que entrarem na empresa daí para frente serão digitalizados.

Terminada a primeira etapa do GED, com a digitalização dos arquivos, é dado início à indexação e recuperação de documentos, que facilite a busca dos documentos em meio a tantos arquivos. É um momento delicado, quando projetos param ou, até mesmo, morrem. Esta parte exige um planejamento gigantesco e um bom software de gestão de informação para que documentos estejam disponíveis para os usuários quando estes precisarem.
É preciso definir quais são os indexadores que permitirão a busca dos documentos e qual será o software de gerenciamento. Dessa forma, o usuário terá acesso aos documentos direto da mesa dele, com tempos de busca inferiores a cinco segundos. No mundo ideal, este software estaria integrado com seu software de gestão.

Feita a digitalização, a indexação, o armazenamento e a busca, ainda restam algumas surpresinhas neste processo.  Aonde armazenar todo o conteúdo? O software de GED é simplesmente um gerente, os documentos estarão armazenados em um storage, servidor, banco de dados ou CD/DVD que precisarão de investimento. Com o armazenamento digitalizado dos documentos eles estão sujeitos a todo tipo de problema porque os servidores queimam, são roubados, pegam vírus, entre outros. Como toda a sua vida estará em meio digital, você terá que se preocupar com a continuidade do negócio, fazendo backup e tendo redundâncias e mais redundâncias.

Concluindo, o GED é um dos maiores benefícios em termo de TI no mercado atualmente. Ele facilita o trabalho, agiliza processos, diminui custos (armazenar papel em metro quadrado de aluguel é caro).  Porém, entrar neste processo sem o devido cuidado e planejamento pode ter consequências desastrosas. Se você ou sua empresa tem intenção de implantar um projeto de gerenciamento eletrônico de documentos, cerque-se de profissionais qualificados, pesquise, planeje e invista para evitar que seu projeto termine no efeito “Titanic”. [Webinsider]

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Marco Flavio G. Neves

Marco Flavio G. Neves é diretor da TWTInfo, empresa especializada em administração de TI.