Um projeto de GED não é nenhuma novidade no mundo da TI e nem na gestão da informação, mas é importante destacar alguns pontos primordiais no processo de gerenciamento eletrônico de documentos.
O primeiro ponto é definir de fato o que é GED. A Gestão Eletrônica de Documentos incorpora o conceito de digitalização de documentos. Aqui o trabalho é de fato garantir que os documentos nascidos em papel passem a ter uma CÓPIA digitalizada e que possa ser facilmente recuperada através da indexação (palavras-chave).
Este documento não tem valor legal (é uma cópia). Esta é uma forma de gerenciar, através de um ambiente digital, o acesso, a indexação, busca e consulta de um documento. Porém se houver necessidade de prova o que vale legalmente é sua original impressa. É fato. Não aventure-se em tentar diminuir a papelada, pois essa pode ser uma forma de levar as informações de sua instituição para a ilegalidade.
Recentemente foi aprovada no Senado a possibilidade de documentos digitalizados serem válidos. Pela nova lei, ainda não regulamentada, será necessária que haja fé pública validando a digitalização, isto é, o uso de uma chave pública, assinatura digital, fornecida por cartórios. A única forma de digitalização válida hoje, onde você pode “rasgar o papel”, ou seja, eliminar o original, é a microfilmagem, que também possui uma série de regras que devem ser seguidas e também incorporam a idéia de validação através de fé.
Outro ponto primordial é não confundir o GED com a Gestão de Documentos Eletrônicos – GDE. Aqui falamos de documentos nato-digitais, e de fato incorporam outros elementos diferentes do GED e que são estabelecidos internacionalmente pelo projeto InterPares (que buscam dar valor e a fidedignidade necessária para documentos digitais). Esses elementos são, por exemplo, um bom tratamento e uso dos metadados, controle de versionamentos, autorias declaradas, trilhas de auditoria e assim por diante.
O GED então é a digitalização de documentos, válida para preservar documentação, agilizar o gerenciamento e ajudar a resolver os problemas do “big data” porém não incorpora a idéia de fidedignidade necessária num documento como prova. Não se elimina um documento original por se ter uma cópia dele. Já o GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas atividades de uma empresa ou instituição através de ferramentas digitais, como intranets, portais e ferramentas de workflow, por exemplo.
Para o GED já existem softwares que tecnicamente trazem conceitos arquivísticos e que não acabam com sua tranquilidade, inclusive tem alguns gratuitos muito bons, como por exemplo o DSpace, FEDORA, Eprints ou o Archivemática (baseado na norma internacional OAIS – Open Archival Information System/ISO 14.721).
Esses softwares seguem preceitos arquivísticos para gestão de documentos, inclusive os digitalizados. No Brasil já temos o modelo E-Arq, que traz requisitos para sistemas digitais de Gestão Arquivística de Documentos, elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Se aparecer alguém na sua frente dizendo que vai acabar com o trâmite de papéis em sua empresa não acredite – isso é no mínimo leviano para não dizer irresponsável. O GED e os documentos digitalizados não substituem o documento original, agilizam sim o fluxo informacional e otimizam a gestão da informação, mas ainda não substituem legalmente o original.
Para o GDE cabe dizer que você já trabalha com ele. É a rede interna de sua empresa, estruturada em diretório e pastas, por exemplo. É o sistema de workflow que gere passos, aprovações, possuem várias etapas e que finaliza uma decisão sempre documentada. Você pode ter um GDE também numa intranet ou portal, ambiente digital onde, além de informações de comunicação empresarial e de alinhamento estratégico, possui diretórios de arquivos, documentos colaborativos, processos digitais e conhecimentos explícitos. Talvez seja importante analisar e melhorar o uso dos metadados dessa massa documental já existente para melhorar o gerenciamento desses documentos nascidos digitalmente.
Inclua em seu projeto de implantação de GED esses elementos, assim você garante que não estará rasgando e colocando fora documentos oficiais e substituindo por cópias que podem ser manipuladas e que necessariamente não representam a realidade, ou pior, que não tenham valor legal.
Incorpore nesse processo de implantação de GED não só uma ferramenta e um processo de TI, mas também um profissional da informação, de preferência um arquivista, que faz bacharelado e é formado para garantir que futuramente não haja dor de cabeça em relação a seus documentos. [Webinsider]
…………………………
Leia também:
- A informação digital: além do scanner, para as interfaces
- A economia criativa é boa para o profissional da informação
- Um pequeno guia para implantar GED na sua empresa
…………………………
Acompanhe o Webinsider no Twitter e no Facebook.
Assine nossa newsletter e não perca nenhum conteúdo.
Charlley Luz
Charlley Luz é arquivista, professor da pós-graduação em gestão de documentos da FESPSP e consultor em estratégia de informações e ambientes digitais da Feed Consultoria. Autor dos livros Arquivologia 2.0 e Primitivos Digitais.
4 respostas
Pena que o professor não voltou para continuar o debate e dar mais esclarecimentos, após os comentários que se seguiram…
Parece-me que o documento nato-digital, assinado digitalmente com certificado digital, bem como o documento digitalizado, assinado ou não digitalmente, têm bem estabelecidas as questões que envolvem autoria, autenticidade, prova e admissibilidade jurídica. No entanto, o que dizer de registros em bancos de dados? O e-Arq Brasil, citado brilhantemente pelo autor, informa que um SIGAD gerencia bancos de dados, inclusive. Mas como se daria tecnicamente? Então, a fim de explorar isso, atente-se ao exemplo a seguir: na minha organização, como em todas públicas ou privadas, o trabalhador tem o direito a férias. Isso era solicitado via formulário digital (documento), mas que era impresso, preenchido a mão e assinado a mão pelo trabalhador para encaminhamento ao setor de recursos humanos. A fim de eliminar o papel desse processo que, de fato, envolve pouquíssimos dados e informações, foi desenvolvido um fluxo de pedido e aprovação no sistema informatizado de RH. Então, não há mais papel e tudo fica registrado em banco de dados relacional. Ora, como se faz gestão arquivística disso? Como se assina digitalmente o pedido e sua concessão? Quem conhece a teoria de bancos de dados relacionais sabe que uma informação, um relatório por exemplo, é montado a partir de várias relações (tabelas) no banco de dados. Como garantir autoria em meio a essa dispersão, inerente ao banco relacional? Por fim, valeria como autoria a sessão, com login e senha, durante a qual o usuário gerou um pedido de férias? E mais! Nessa sessão, se se produzisse um documento sem assinatura digital, valeria como original?
Parabéns pelo artigo Charlley, mas os Conselhos federais, assim como a administração direta da União dos Estados e dos Municípios tem autoridade e autonomia para definir quais e como os seus documentos serão armazenados, aceitos e tramitados. Desde que, obviamente os mesmos não estejam contrariando a constituição, as leis e/ou decretos federais, estaduais e municipais.
Por exemplo, a IN n.o 7 de 06/05/06, emitida pela autarquia federal subordinada ao gabinete da casa civil da presidência da república, Instituto Nacional da Tecnologia da Informação diz que: “A Autoridade de Registro pode substituir a guarda física dos documentos que compõem o dossiê do Titular do Certificado por digitalização dos mesmos, observado que: os documentos cuja cópia deva constar no dossiê (ex.: documentos de identificação apresentados pelo titular, etc.) devem ser digitalizados e assinados digitalmente com o certificado ICP-Brasil.”
Os dossiês dos titulares dos certificados digitais que antigamente continham as cópias dos documentos de identificação das pessoas físicas e jurídicas, os respectivos comprovantes de residência, que eram por sua vez registrados em cartório e guardados em empresas especializadas em armazenamento, hoje são digitais(digitalizados na apresentação física dos mesmos na Autoridade de Registro).
Além disso, as cópias físicas dos documentos de identificação dos dossiês antigos (que inclusive foram registrados em cartório), são digitalizados, assinados digitalmente e destruídos, mantendo-se somente os digitais.
Sempre haverá espaço para contestações, teorias conspiratórias e inclusive fraudes, porém, hoje já é possível digitalizar documentos, assiná-los digitalmente e descarta-los, assim como também é possível utilizar documentos somente no meio digital. Tecnologia, leis e normas que viabilizam já existem, casos de sucesso também, ou seja, os papéis podem sim acabar, basta que as mentes pensantes passem a trabalhar.
O Certificado Digital utilizado no Brasil, não é uma assinatura fornecida por cartórios conforme informado no texto.
A Infra-Estrutura de Chaves Publicas brasileira ICP-Brasil foi instituída através da MP 2200-2 de Agosto de 2001, e os certificados digitais são emitidos por Autoridades Certificadoras validadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
O que está definido na MP 2200 é que:
§ 1o As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.
Ou seja, assinatura digital se equipara com uma assinatura de próprio punho.
Realmente o documento digitalizado, com assinatura realizada através de um certificado digital hoje não substitui um documento original, assim como um documento verificado por tabelião também não como pode ser visto no Art. 223 do Código Civil que prevê que “A cópia fotográfica de documento conferida por tabelião de notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas , impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.”
Um documento digital com assinatura com certificado digital pode eliminar o papel a partir do momento em que esse documento não sai do digital, assim como hoje a Receita Federal já utiliza certificação para entrega de declarações, a Caixa com a Conectividade Social, a ANS com o TISS, e diversos outros órgãos e empresas como BACEN, Petrobrás, ANP, Prouni e muitos outros.