Ninguém duvida que as redes sociais vieram para ficar. E já ficou claro também que o mundo corporativo, mais conservador, absorve lentamente as novidades do frenético universo web. É por isso que o tema “intranet social” só agora começa a amadurecer.

Como tudo que está em experimentação, há um punhado de certezas e poucos casos de real sucesso. Mas uma coisa é certa: sua empresa ainda vai ter uma. Vamos, então, conhecê-la melhor?

Inovação disruptiva ou incremental?

A pergunta acima poderia ser traduzida por: “as redes sociais corporativas vieram substituir a intranet tradicional ou são um passo a mais na sua evolução?”

Caberia, antes, perguntar qual a abrangência de uma intranet avançada – algo que vem se expandindo ao longo do tempo, como mostra o gráfico abaixo:

Não será difícil ver que a proposta da “intranet social” é incremental. Ou seja: propostas e funcionalidades presentes em estágios anteriores das intranets continuam sendo importantes e não são substituídas pela nova camada social.

Isso se deve a dois fatos simples, mas importantes.

O primeiro é que, se não se integrar aos processos de negócio e ao dia-a-dia dos colaboradores, a rede social corporativa poderá ter o mesmo fim das intranets 1.0. Elas ficavam às moscas porque não assumiam um papel integrador, funcionando apenas como um mural digital de avisos. Por isso o conceito vem evoluindo, a ponto de termos casos práticos de sucesso extremamente robustos, que agregam real valor para o negócio (vide o último tópico deste artigo).

O segundo, ligado a esse, é que as plataformas “stand alone” para construção de redes sociais corporativas são ótimas para viabilizar uma colaboração fluida, mas em 99% dos casos não oferecem boas ferramentas para integrar esse ambiente com os sistemas legados da organização (e é lá que boa parte dos colaboradores vai para realizar seu trabalho…).

Portanto, integrar soluções de redes sociais com a intranet é o melhor caminho para evitar que essa novidade caia no vazio, como já aconteceu no passado. E é também a melhor forma de deixar claro qual é o seu propósito.

Não por acaso, as principais plataformas de portal começam a integrar no seu mix as funções típicas das redes sociais (também já vimos esse filme: ferramentas de groupware, como fóruns, e de web 2.0, como wikis, eram vendidas separadamente e hoje fazem parte de qualquer plataforma decente de portal).

Intranet Social para quê?

Outro grande problema que já ocorria antes – e que permanece nas abordagens iniciais sobre intranet social – é o viés excessivamente funcional que é dado. “Precisamos de um blog” foi substituído por “precisamos de uma rede social interna”. Mas, em ambos os casos, basta perguntar “pra quê?” e seu interlocutor quase sempre ficará com “cara de paisagem”, sem saber responder.

Intranets (de qualquer nível de maturidade) são ferramentas. São meios. E qual é o fim, a finalidade, o objetivo, o propósito? O negócio – um problema de negócio ou uma oportunidade de negócio. Sempre que você esquecer disso, não adiantará ter a melhor ferramenta do mundo: sua intranet (social ou não) caminhará para o fracasso a passos largos.

Mas essa nova camada social tem suas peculiaridades, claro. O que ela faz de bom, afinal? Que ganhos as empresas podem esperar?

Pesquisa anual mundial do McKinsey Global Institute, com 1949 respondentes em 2011, aponta que os principais benefícios reportados por empresas que utilizam ferramentas sociais no âmbito interno são, pela ordem:

• 1. Incremento na velocidade de acesso ao conhecimento;
• 2. Redução dos custos com comunicação;
• 3. Incremento na velocidade de localização de especialistas.

Já no relatório Digital Workplace Trends de 2012, da Net Strategy/JMC, os 391 respondentes (do mundo todo) para a questão “Benefits observed: social & collaborative initiatives” indicaram, pela ordem:

• 1. Melhor compartilhamento de conhecimento;
• 2. Colaboradores mais bem informados;
• 3. Colaboradores mais engajados.

Coincidência? Não. Isso significa que a rede social corporativa é, de fato, um espaço de compartilhamento – de ideias, de indicações, de comunicados…

Se todos estão ali, com perfis que nos ajudam a localizar pessoas e compreender seu papel na organização; se eu defino quem são seus “amigos”, formando grupos mais coesos, que filtram a overdose de informações para mim; se posso utilizar essa plataforma para oferecer e solicitar ajuda a qualquer outra pessoa da empresa (mesmo aquelas que eu não conheço pessoalmente), então estamos mesmo na seara da inteligência organizacional/coletiva.

E isso é ouro em pó na Economia do Conhecimento.

Medos

Na mesma pesquisa da JMC, citada anteriormente, foi perguntado quais eram as principais preocupações em relação ao valor para o negócio. As três maiores apontadas pelos 449 respondentes desta questão são, pela ordem:

• 1. Potencial perda de tempo por parte dos colaboradores;
• 2. Carência de relevância para os processos de negócio;
• 3. Carência ou falta de valor para a organização como um todo.

São receios ora alimentados pelo histórico de intranets isoladas dos sistemas, dos processos e do negócio; ora alimentados pela relação direta que se faz com Facebook e Twitter, que muitos (em particular os mais velhos) só entendem como um lugar fútil onde jovens batem papo (leia-se: jogam tempo fora).

Isso aponta, mais uma vez, para a necessidade de estabelecer um claro propósito para as funcionalidades. O que implica em um bom alinhamento estratégico com o negócio.

Também mostra que é necessário estabelecer um processo de Gestão de Mudança para estimular a adoção. Empresas normalmente possuem colaboradores de todas as gerações e isso leva a diferentes percepções e desenvolturas no uso dessas tecnologias.

Outro ponto importante é a Governança, onde um dos elementos é a Política de Uso. Pode parecer que falar nisso sugira a criação de uma “camisa de força”, que restringe a participação. Mas, ao contrário, se bem elaborada, ela define objetivos, além de deixar claro o que pode e o que não pode. Isso dá conforto e segurança aos participantes, estimulando-os a participarem (se eu não sei para quê é isso nem como posso utilizar, terei receio de participar – pense nisso).

Casos de sucesso

Se você está procurando casos de Intranet Social, não deixe de ver o projeto connect.Basf, bem como o projeto Shift, da CEMEX.

E no Brasil? Venha conhecer seis casos de real sucesso em intranets avançadas – alguns deles incluindo a camada de Intranet Social – na Conferência Super Grand Prix, que será realizada em 24 de outubro. Leitores do Webinsider, que apoia a iniciativa do IIP, têm 25% de desconto (basta mencionar “Webinsider” no campo “Código promocional” do formulário de inscrição). [Webinsider]

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Ricardo Saldanha

Ricardo Saldanha é especialista em Digital Workplace e ex-presidente do Instituto Intranet Portal. Atualmente atua como Key Account na Totvs Private.