Recentemente as agências de publicidade estão descobrindo no gerenciamento ágil de projetos metodologias e processos que têm sido usados no desenvolvimento de software há muito tempo mas que agora vêm sendo incorporados ao processo criativo na busca por inovação nas campanhas. Seguindo um insight do Think With Google, temos chamado isso de Agile Creativity.

Um dos pilares entre os princípios do gerenciamento ágil de projetos é que pessoas são mais importantes que processos. Mas isso não quer dizer que processos não sejam importantes, muito pelo contrário, sem processos que deixem claras as regras do jogo o projeto pode desandar.

É bom diferenciar pelo menos dois tipos de projeto: aqueles nos quais a equipe está fazendo o feijão com arroz, onde as tarefas são rotineiras e todos vão entregar aquilo que estão acostumados e aqueles projetos nos quais se pretende inovar de maneira confiável, não de maneira “livre e experimental” mas com o compromisso de entregar o objetivo de negócios do cliente.

Para o primeiro tipo, processos tradicionais que dizem exatamente quem vai fazer o quê e quando desde o início são mais adequados. É para o último que foram desenvolvidos os processos ágeis.

O processo tradicional prescreve etapas como: levantar requisitos, desenvolver escopo e cronograma, monitorar e controlar, encerrar o projeto ou numa linguagem mais própria das agências: criar, planejar, produzir e lançar – e geralmente, olhar para os resultados somente depois, já que é a segurança de que tudo vai dar certo é grande. É o “lançar e largar” no lugar de “ideias longas“.

As etapas do gerenciamento ágil

Já um processo ágil poderia ser resumido em cinco etapas [1]:

1. Visão: determinar a visão da campanha e os objetivos do projeto e como o time irá trabalhar junto;

2. Especular: desenvolver um plano, baseado nas características daquilo que será lançado, para entregar a visão;

3. Explorar: planejar e entregar itens (já testados e funcionando bem) da campanha em curtas iterações buscando constantemente reduzir o risco e incerteza do projeto;

4. Adaptar: revisar os resultados e a situação atual da campanha lançada e a performance do time e adaptar o projeto conforme necessário;

5. Fechar: concluir o projeto, passando os principais aprendizados e celebrando os resultados conquistados.

Creio que a principal diferença entre os dois modelos de gerenciamento esteja entre planejar e especular.

Especular soa como uma coisa descuidada, sem base, sem pensar, mas se você for olhar no dicionário a definição é justamente o contrário disso: “estudar com atenção, detalhadamente (algo), do ponto de vista teórico; pesquisar, investigar”.

Por outro lado, em planejar você pode ler “ter a intenção de; tencionar” e ainda “projeto elaborado que comporta uma série de operações ou meios e que se destina a uma determinada finalidade”.

Ou seja, enquanto o foco de especular é levantar informações concretas, estudar aquilo que você tem na mão de fato, planejar tem sempre uma implicação de procurar prever ou antecipar o que vai acontecer. O foco no planejamento tradicional está em definir quais atividades serão realizadas, enquanto especular envolve procurar entender muito bem as características daquilo que se vai entregar, da visão.

E quando se trata de campanhas inovadoras, de uma coisa que ninguém nunca fez, é quase certo que as suas estimativas vão falhar e que vão acontecer coisas que você não previu.

Se do ponto de vista de processos a agência não estiver preparada para lidar com o imprevisível de maneira criativa e com foco no KPI, vai acabar tendo que ficar no arroz com feijão mesmo.

[1] Adaptado com base em Agile Project Management: creating innovative products, Jim Highsmith, P. 83 [Webinsider]

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Gilberto Alves Jr.

Gilberto Jr (gilbertojr@gmail.com) tem experiência no mercado digital como designer de produtos, fundador de duas startups, gerente de projetos em agências digitais e gerente de produto no Scup. Agora procura um novo desafio. Veja mais no Linkedin.