Tempo é precioso, e alguns dizem que tempo vale dinheiro. No entanto, com tantas tarefas a serem executadas em um único dia, a impressão é que as 24 horas disponíveis não são suficientes. Nessa hora, é momento de planejar uma gestão de tempo eficiente.

Sente a necessidade de ser mais organizado e mais produtivo? Ao final do dia, sente que poderia fazer mais? As dicas deste artigo com certeza irão ajuda-lo definitivamente!

O que significa gestão de tempo?

A técnica de gestão de tempo refere-se a forma como você organiza e planeja o seu dia. Isso inclui o que tem de ser feito e o tempo que você gasta nessas atividades especificas.

Pode parecer inútil dedicar um tempo precioso para aprender sobre gestão de tempo em vez de simplesmente continuar o seu trabalho. Mas os benefícios desta técnica são enormes, como:

• Maior eficiência e produtividade;
• Menos estresse no dia a dia;
• Ajuda a avançar tarefas diárias, evitando a procrastinação;
• Maior facilidade em alcançar objetivos importantes, de vida e carreira.

A falta de gestão de tempo traz consequências graves para o seu rendimento diário, como:

• Perda de prazos;
• Fluxo de trabalho ineficiente ou inexistente;
• Qualidade do trabalho abaixo do esperado;
• Carreira paralisada;
• Níveis de estresse grandes, que podem trazer consequências mais graves para a saúde ao longo do tempo.

Aprender sobre técnicas de gerenciamento de tempo definitivamente não é um tempo perdido. Ao planejar seu tempo, você terá grandes benefícios a curto e longo prazo.

Quais os princípios da gestão de tempo?

Resumidamente, a gestão de tempo visa em aumentar a produtividade, mas trabalhando os princípios a longo prazo. Muitos pesquisadores já exploram o assunto, apresentando diversas teorias sobre uma gestão de tempo efetiva.

Por exemplo, no livro Thinking Smarter: Skills for Academic Success, a autora define os principais de gestão de tempo em:

• Estipular objetivos;
• Priorizar esses objetivos;
• Decidir quanto tempo alocar para tarefas especificas;
• Ajustar o plano à medida que seus objetivos mudam;
• Revisar os objetivos e prioridades regularmente;
• Observar os resultados.

A gestão de tempo é uma das habilidades mais importantes que você deve desenvolver para viver uma vida mais tranquila. Existem muitas estratégias e táticas que nos ajudam a manipular o tempo a nosso favor.

Dicas para gestão e planejamento de tempo

Você pode preferir em adotar somente um princípio ou trabalhar com vários ao mesmo tempo. O que você escolher é uma questão de preferência pessoal.

Mas tenha em mente uma coisa: Uma boa gestão de tempo exige uma mudança importante no foco das atividades. Estar ocupado não é o mesmo que ser efetivo.

Passar o dia realizando várias atividades diferentes ao mesmo tempo faz o seu rendimento ser quase nulo. O bom da gestão de tempo, é que, permite que você trabalhe com mais inteligência e em menos tempo. Confira então as dicas:

1. Descubra onde você está perdendo tempo

Para aprender a gerenciar seu tempo, a primeira coisa a ser feita é saber aonde está este tempo. Tente, pelo menos uma vez por semana, fazer uma lista das tarefas que devem ser feitas durante os dias da semana.

Essa auditoria irá ajudar a determinar o que você pode realizar de forma viável em um dia e se concentrar em atividades que proporcionem os maiores retornos. À medida que você faz isso, ficará claro quanto do seu tempo é gasto em pensamentos, conversas e atividades improdutivas.

Além disso, anote também quanto tempo você passa olhando e-mails, redes sociais e sites de notícias ou blogs. Por mais que essas atividades pareçam “inocentes”, são os maiores ladrões de tempo.

Este exercício irá ajudar você a determinar a hora do dia em que é mais produtivo, e quais atividades exigem mais foco e criatividade. Além de claro, definir um momento para olhar redes sociais e e-mails.

2. Crie uma programação diária

Este passo é crucialmente para aprender a fazer uma gestão de tempo efetiva. Nem tente começar seu dia sem uma lista organizada de tarefas a serem realizadas. Seu dia será uma bagunça.

Assim que terminar o trabalho do dia, crie uma lista das tarefas a serem feitas no dia seguinte. Faça disso um hábito diário.

Colocar tudo no papel impede que você fique acordado de madrugada, revirando sobre as tarefas que devem ser feitas. Em vez disso, seu subconsciente vai trabalhar sobre os seus planos enquanto você está dormindo, o que significa acordar com novas ideias para o trabalho.

Se não puder fazer a lista no dia anterior, faça-a assim que acordar. O tempo que você gasta criando um plano claro não chega nem perto do tempo gasto que você perderá saltando de tarefa em tarefa, sem ter uma programação clara.

3. Priorize suas atividades com sabedoria

À medida que você organiza suas tarefas, a priorização é a chave para a gestão de tempo. Comece eliminando as tarefas que não tão importantes. Em seguida, identifique duas ou três tarefas que realmente são importantes, e termine-as primeiro.

Avalie sua programação diária, e organize com base na importância de uma tarefa em vez de urgência. Para lhe auxiliar, a matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta.

4. Agrupe as tarefas similares

Economize tempo e energia completando todos os tipos de tarefas antes de passar para a próxima atividade. Comece por algo simples, como responder todos os e-mails e mensagens antes de passar para a próxima tarefa. E-mails e mensagens são atividades similares, que podem ser feitas juntas.

Não responda e-mails à medida que eles forem chegando, pois isto é uma distração. Além disso, desligue as notificações do celular e e-mail para eliminar qualquer tipo de tentação.

5. Atribua um tempo limite para suas tarefas

Parte da criação da sua gestão de tempo é fixar um tempo limite para cada uma de sus tarefas, até que elas sejam concluídas. Assim que finalizar uma tarefa, risque-a e passe para a próxima.

Logo você irá perceber um aumento da produtividade e uma diminuição da sua lista. Anote quanto tempo você gasta se deslocando ao trabalho, em uma reunião ou na sala de espera do consultório médico. Todos os minutos somam pedaços significativos do seu dia. Use-os.

6. Faça pausas regulares

Pausas regulares irão ajudar a manter sua mente fresca e a retornar ao trabalho com mais foco. Trabalhando direto, sem pausas, sua mente se tornará menos produtiva.

A técnica mais utiliza para aumentar a produtividade é a técnica Pomodoro, onde você trabalha por 25 minutos (pomodoros) e faz intervalos de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, a pausa é mais longa. Essa técnica é utilizada a anos e ajuda muitas pessoas ao redor do mundo.

7. Seja organizado

Para muitos, ser organizado pode parecer impossível. Mas para uma gestão de tempo eficaz, é muito importante seguir essas dicas à risca. É preciso seguir sua lista de tarefas e manter seu ambiente de trabalho limpo, por exemplo.

Se você tem papeis espalhados por toda a mesa, encontrar o que precisa será como achar uma agulha no palheiro.

Hora de se organizar!

São pequenas coisas que fazem uma grande diferença. Aprender a gerir seu tempo poderá levar algum tempo, mas a prática levará a perfeição. Lembrando, anotar suas tarefas e seguir de acordo com a prioridade irá aumentar e muito seu rendimento diário.

Rodrigo Alexandre