O CRM online traz vários benefícios, basta superar os desafios na implementação do sistema na empresa.

 

Você já sentiu que seu CRM traz mais dor de cabeça que resultados para a sua empresa?

É verdade que o sistema foi feito para ajudar as empresas a melhorar a relação com os clientes e vender mais em consequência disso.

Mas você deve concordar também que antes disso é preciso vencer algumas etapas para que o sistema traga os resultados esperados.

Um desses obstáculos é a aceitação do sistema por parte da equipe, que geralmente já está acostumada a outra solução e acha que não tem tempo hábil para “aprender um novo jeito” de trabalhar.

Pensando nesse desafio, preparamos algumas dicas práticas que vão ajudar você a fazer seu time adotar um CRM sem muita resistência, e colher os frutos dessa transição da maneira mais tranquila possível.

Os 3 principais desafios na implementação do CRM

O CRM é uma ferramenta que traz vários benefícios e é, na maioria dos casos, fácil de usar.

Mas isso traz consigo uma armadilha sutil para os gestores: pensar que não existem desafios na implementação do sistema na empresa.

É praticamente impossível que um sistema que impacta diretamente quase todos os segmentos da empresa não exija mudanças de pensamento, atitude e de processos.

Por isso, é essencial entender quais são os principais desafios para fazer seu time adotar o CRM. Depois disso será mais fácil atacar cada um com sucesso. Eles são:

1. Resistência a mudanças

O ser humano é uma criatura de hábitos. E, muitas vezes, a única coisa mais difícil que adquirir um hábito é quebrá-lo.

Daí essa resistência a mudanças que é tão comum nas empresas na hora de aplicar soluções como o CRM.

Esse sentimento se agrava quando a mudança é imposta alguém, como os gestores e executivos.

Nesses casos, o senso de obrigação pode ativar logo o modo “rebelde” dos colaboradores, que não fazem o mínimo esforço para que a implementação dê certo.

2. Expectativas exageradas

Outro grande problema está em quem toma a iniciativa de colocar o CRM no dia a dia da empresa.

Uma coisa é saber que o software é muito vantajoso, outra bem diferente é esperar que ele ofereça todos os benefícios possíveis imediatamente.

A expectativa muito alta é inimiga da boa implementação, já que a tendência é que o gestor coloque pressão demais na equipe para acelerar o processo que, naturalmente, leva certo tempo.

Forçar a adoção completa de forma acelerada quase sempre tem o efeito contrário, ou seja, faz com que a equipe só veja defeitos no CRM (por usá-lo mal) e o veja como algo negativo.

3. Falta de acompanhamento dos resultados

Como saber se a adoção está rendendo frutos sem acompanhar os resultados da mudança?

Não adianta se basear no sucesso de outros para achar que o CRM será garantia de retorno. Afinal, muita coisa pode dar errado.

A própria adoção dos colaboradores é uma delas, bem como a forma de usar o sistema.

Por isso, a falta de métricas bem definidas para medir o quanto a ferramenta está sendo bem usada é outro obstáculo para sua implementação bem-sucedida.

O segredo é definir, logo no início, indicadores de desempenho claros para cada área em que a empresa pretende ver melhorias com o CRM.

8 ações práticas para fazer seu time adotar o CRM sem resistência (e com sucesso)

Identificar os principais problemas que atrapalham a implantação do CRM é só a primeira parte do trabalho.

Agora você precisa saber o que fazer para que o time todo adote o sistema sem resistência. Veja essa lista com 8 dicas práticas que vão te ajudar nisso:

1. Convença seu time como você foi convencido

Você só decidiu implantar um CRM porque foi convencido de que esta era a melhor solução para resolver alguns problemas claros da sua empresa.

Mas será que seus colaboradores compartilham do mesmo entusiasmo pela solução e entendem que ela é a melhor saída para os problemas enfrentados?

Em vez de forçar a adoção, você precisa convencer seu time da mesma forma que você foi convencido.

Faça com que percebam a importância do CRM para melhorar o trabalho de todos. Mostre casos de sucesso de outras empresas com o sistema, e use princípios da persuasão para atrair a atenção de todos.

Busque sempre destacar que o sucesso da nova iniciativa depende do comprometimento e dos esforços de todos da equipe.

E, acima de tudo, faça com que eles encarem a adoção do CRM como uma escolha pessoal, e não como uma ordem a ser seguida. Assim fica muito mais fácil “vender” a ideia sem resistência.

2. Inclua todos na escolha do CRM

Depois de convencer seu time sobre o potencial da ferramenta, não pare por aí. Deixe que todos no time façam parte do processo de escolher o CRM.

Existem várias opções de qualidade no mercado, e uma delas certamente terá melhor aceitação. Então, em vez de aparecer com o seu CRM favorito, seja transparente e aberto a ideias.

Defina, junto com a equipe, alguns critérios básicos para guiar o processo de escolha. Quando chegar aos finalistas, teste todos por um curto tempo e, no fim, veja qual todos preferem.

3. Busque influenciadores dentro da sua equipe

É normal que alguns funcionários aprendam mais rápido e fiquem mais à vontade usando o CRM. Identifique essas pessoas e conte com a ajuda delas para influenciar o restante do time na adoção do software.

Incentive e prepare essas pessoas para repassar o conhecimento e treinar, de modo formal e informal, aos todos que estão estiverem com alguma dificuldade de adaptação.

Dessa maneira, você espalha ainda mais o sentimento de pertencimento do sistema e ainda garante uma adoção mais rápida e sem resistência.

4. Produza materiais educativos e faça treinamentos

Todo profissional precisa de treinamento, ainda mais para lidar com uma nova solução que promete mudar a forma de trabalhar e os resultados do negócio, como o CRM.

Aproveite o fato de que vivemos na era do marketing de conteúdo, e use esse recurso para dar treinamento interno a todos na sua equipe. Como fazer isso?

• organize palestras e oficinas voltadas para o uso do CRM;
• crie manuais;
• documente cada estágio e funcionalidade que deve ser utilizada no dia a dia;
• faça simulações que mostrem como novos negócios devem ser documentados no CRM;
• crie um tutorial rápido de como usar o CRM e deixe à disposição de cada pessoa.

5. Promova incentivos ao uso do CRM

Além de educar e incluir os colaboradores na hora de escolher o CRM, existem outros bons incentivos ao uso do sistema, como recompensar quem mais se empenha nisso.

Que tal premiar o colaborador que melhor usa a ferramenta ou que toma a iniciativa de ensinar outros a usá-la?

Outra alternativa é mostrar a diferença de desempenho de um profissional que usa bem a ferramenta em comparação com os resultados antes de contar com o CRM.

Esse tipo de ação deixa todos focados e motivados para usar todos os recursos do software.

6. Adapte o uso do CRM ao dia a dia da empresa

Em vez de tentar mudar tudo na rotina da empresa, apenas adapte o uso do CRM aos processos que já funcionam.

Uma das formas de fazer isso é por garantir a integração e compatibilidade do sistema com outros aplicativos que já sejam usados no cotidiano.

Não adianta nada investir em um sistema completo e robusto se ele matar outro que já funciona bem e tem grande importância no fluxo de trabalho.

Isso seria um passo a trás, e poderia desanimar os colaboradores de usar o CRM, ainda mais se gostarem do outro sistema e não enxergarem retorno imediato na mudança.

7. Faça uma transição suave

O objetivo de um software desse tipo não é revolucionar e mudar todas as rotinas de uma empresa. É aumentar exponencialmente a eficácia e produtividade dos processos.

Um bom CRM também deve integrar áreas e tarefas que são trabalhosas, repetitivas e demoradas, deixando as pessoas livres para se dedicar a tarefas mais importantes e urgentes.

Em outras palavras, é tudo que você já faz, só que melhor e mais rápido. Então não tenha pressa em fazer a transição imediata. Deixe a mudança suave e verá aceitação melhor, de forma geral.

8. Mantenha as informações atualizadas e organizadas

Se um colaborador ver que o sistema está desorganizado ou desatualizado, não vai querer usá-lo por achar que deve ser difícil ou que a ferramenta está abandonada.

Por isso, é crucial que você mantenha sempre bem organizadas e bem atualizadas. Faça com que toda consulta e entrada de dados seja simples e compreensível a todos.

E se nada disso der certo? (Dica bônus para casos extremos)

Se você tentou todas as alternativas acima e, ainda assim, não conseguiu fazer seu time adotar o CRM, é hora de usar uma alternativa mais radical. Qual a solução?

Condicione as comissões dos vendedores ao uso correto do CRM.

Eu sei que isso pode soar arbitrário, mas se lembre no porquê de você ter investido no CRM e tentar tantas vezes fazer com que o time todo use o sistema.

É isso que vai melhorar sua relação com os clientes, permitir personalizar o atendimento a eles e vender de forma mais precisa, saudável e duradoura.

E isso é bom para todos, tanto o cliente que será mais bem cuidado, quanto a empresa — incluindo aqueles que não querem adotar a ferramenta, por algum motivo.

Assim, se nada do que falei acima funcionar, pare de pagar comissões para vendas que não estejam devidamente documentadas no CRM. E vá além, explique o motivo dessa atitude.

Você pode fazer isso por listar a importância do CRM para a estratégia de aquisição e retenção de clientes na empresa, e tudo que já foi feito antes dessa medida mais brusca.

A ameaça ao bolso dos vendedores fará com que todo o time comercial rapidamente passe a usar o CRM.

Fazer seu time adotar o CRM pode ser um desafio, mas essas dicas ajudarão a tornar o processo mais simples e transparente. Depois disso é só aproveitar os benefícios dessa ferramenta incrível.

Se você ainda não definiu qual CRM adotar na sua empresa, confira o nosso post como os melhores CRMs do mercado!  [Webinsider]