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Software livre: gestão de projetos com o GepNet

O objetivo da gestão de projetos nas instituições públicas é garantir que os projetos sejam executados com eficiência, eficácia e transparência. Conheça o GepNet.

A gestão de projetos é uma metodologia criada para planejar e diversos projetos, de forma que sejam bem-sucedidos.

Um projeto é um conjunto de tarefas e atividades que têm um objetivo claro e um prazo determinado.

Os objetivos podem ser otimizar algum processo da empresa ou ainda para desenvolver algo novo para a organização.

Um bom gerenciamento de projetos é fundamental para qualquer organização, pois é nessa fase que se torna possível separar as ideias aplicáveis e as que não são viáveis.

Como funciona em tese a gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, técnicas e práticas para que um projeto seja bem-sucedido. Essa gestão proporciona ordem ao processo, otimizando-o para que o empreendimento seja realizado no menor tempo possível, aproveitando todos os recursos disponíveis.

O modelo é dividido em fases de grupos de ações e tarefas que devem ser colocadas em prática ao decorrer de um projeto. Essas etapas e boas práticas para realização de projetos foram definidas no PMPBok, o guia de conhecimento em gerenciamento de Projetos do PMI.

O guia é uma publicação do Project Management Institute (PMI) e sua primeira edição data de 1996. Em 2013, foi lançada a quinta edição, a mais atual, e ele continua sendo uma referência para gestores das mais diferentes áreas de atua

O objetivo da gestão de projetos nas instituições públicas é garantir que os projetos sejam executados com eficiência, eficácia e transparência, atendendo às necessidades da comunidade e das partes interessadas envolvidas.

Isso inclui a definição clara de objetivos, escopo, cronograma, orçamento e riscos do projeto, bem como a implementação de um plano de ação para gerenciar todas as fases do projeto.

A gestão de projetos também ajuda as instituições públicas a maximizar o uso de seus recursos limitados, reduzindo o desperdício e aumentando a eficácia do investimento.

Isso é especialmente importante em tempos de orçamentos apertados e recursos escassos, quando a capacidade de entregar projetos bem-sucedidos pode ser crucial para atender às demandas do público.

Além disso, a gestão de projetos também ajuda a garantir a conformidade com as políticas, regulamentos e leis aplicáveis, bem como a identificar e gerenciar quaisquer riscos e desafios que possam surgir durante a execução do projeto. Isso ajuda a aumentar a confiança do público nas instituições públicas e a garantir que o dinheiro dos contribuintes seja gasto de forma responsável e eficiente.

Por que usar software livre na gestão pública

Existem vários motivos para o uso de software livre na gestão pública. Alguns deles são:

Economia de custos. O software livre é geralmente gratuito, o que significa que as instituições públicas podem economizar muito dinheiro em licenças de software e taxas de manutenção. Essa economia de custos pode ser utilizada em outras áreas importantes.
Transparência. Permite que o código-fonte seja acessível a qualquer pessoa, o que significa que qualquer pessoa pode verificar o código-fonte do software para garantir que não haja backdoors, vulnerabilidades de segurança ou outros problemas que possam comprometer a privacidade e segurança dos dados.
Personalização. O software livre pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas das instituições públicas. Os órgãos públicos podem ajustar o software para se adequar às suas necessidades específicas, sem depender de fornecedores de software para fazer essas mudanças.
Interoperabilidade. Permite que os órgãos públicos trabalhem com diferentes sistemas e plataformas, aumentando a interoperabilidade e evitando a dependência de um único fornecedor de software.
Compartilhamento. O uso de software livre incentiva o compartilhamento de conhecimento e colaboração entre instituições públicas, permitindo a reutilização de soluções já desenvolvidas e evitando a duplicação de esforços e custos.
Inovação. O software livre incentiva a inovação e o desenvolvimento de novas soluções e funcionalidades, já que o código-fonte está disponível para todos e qualquer pessoa pode contribuir para o desenvolvimento do software. Isso permite que as instituições públicas tenham acesso a soluções mais avançadas e eficientes do que as disponíveis no mercado.

Mais detalhes sobre o Gepnet

O Gepnet é uma ferramenta de gestão de processos e documentos, voltada para instituições públicas. Funciona através de uma interface web e permite o gerenciamento de informações relacionadas a processos administrativos. Fornece recursos para gerenciamento de documentos, controle de prazos, gestão de tarefas e comunicação entre equipes.

O Gepnet é um software de código aberto e pode ser utilizado gratuitamente por qualquer instituição pública que deseje utilizá-lo. Foi desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp) e está disponível para download no Portal do Software Público Brasileiro.

Oferece várias funcionalidades importantes:

Gestão de processos. Permite a criação e o gerenciamento de processos administrativos, com o controle de prazos, atribuição de tarefas e acompanhamento do andamento dos processos.
Gestão de documentos. Permite a gestão de documentos relacionados aos processos administrativos, com a possibilidade de upload, download e compartilhamento de arquivos.
Controle de versões. Mantém um histórico das versões dos documentos, permitindo que sejam rastreadas as alterações feitas em cada arquivo.
Comunicação entre equipes. Oferece recursos para comunicação entre as equipes envolvidas em cada processo administrativo e facilita a troca de informações e a colaboração.
Relatórios e estatísticas. Gera relatórios e estatísticas sobre os processos administrativos, permitindo a análise do desempenho das equipes e a identificação de pontos críticos.

É um software de código aberto, cujo código fonte está disponível para acesso e modificação por qualquer pessoa. Desta forma, instituições públicas podem adaptar o software às suas necessidades específicas, realizar customizações e implementar novas funcionalidades de acordo com suas demandas.

Várias instituições públicas utilizam o Gepnet para gerenciamento de seus processos administrativos e documentos relacionados. Alguns exemplos de usuários do Gepnet são a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, o Tribunal de Justiça de Minas Gerais e o Ministério Público de Santa Catarina.

Saiba mais sobre o Gepnet e a Gestão de Projetos:

[Webinsider]

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Vicente Tardin

Vicente Tardin (vtardin@webinsider.com.br) é jornalista e criador do Webinsider. É editor experiente, consultor de conteúdo e especialista em gestão de conteúdo para portais e projetos online.