A gestão de conteúdo em websites pode ser vista como um conjunto de técnicas, definições e procedimentos de ordem estratégica e tecnológica visando integração e automatização de todos os processos relacionados à criação, agregação, personalização, entrega e arquivamento de conteúdos de uma organização.
A preocupação com a gestão de conteúdo culminou numa série de empresas desenvolvendo soluções próprias para gerenciar documentos, informações e conhecimentos armazenados em seus websites.
Aliando esta necessidade a todas as outras colocadas anteriormente (veja a parte 1 deste artigo, ao lado), um ponto crucial foi determinado para desenvolvimento de ferramentas para gestão de conteúdo.
A principal preocupação é separar “Forma” de “Conteúdo”. Por forma podemos entender a soma de estética, estrutura e navegação, e por “Conteúdo” a informação com valor agregado.
Vamos a um exemplo de website onde conseguimos fazer uma segmentação entre forma e conteúdo (ilustração).
A separação entre forma e conteúdo permitiu a evolução dos websites mais complexos, bem como permite rápida atualização e inserção de conteúdo. Com o website segmentado por áreas, o colaborador possui uma interface para contribuir com informação para um website. Ele utiliza seus aplicativos convencionais para criar e editar seu conteúdo e depois realiza a publicação. Não importa como o conteúdo será gerado ou criado e sim que será inserido no local que foi destinado para este fim.
A criação de templates de páginas web é um recurso que ajuda muito aos gestores de websites. Um template é um modelo de página, é um layout já pré–definido onde o colaborador tem o seu espaço para inserir conteúdo sem que as outras áreas sofram alteração.
Não se tem registro de qual foi a primeira organização que utilizou um sistema para gerenciamento de conteúdo em websites, mas as organizações que têm a informação como produto são fortes candidatas a pioneiras na área de gerenciamento de conteúdo.
Editoras, jornais, revistas, revistas eletrônicas precisam ter agilidade no seu processo de produção e publicação de informações. Imaginemos uma organização que desenvolva e venda jornais. A informação, além de rapidamente “perecível”, no sentido de ser utilizada até um determinado tempo, tem diversas fontes de origem. Vamos pensar que este jornal possua 100 repórteres, 50 editores e mais alguns geradores de conteúdo e agora quer partir para o mundo da web.
Seria extremamente complicado realizar a tarefa de atualização de conteúdo sem uma ferramenta de gestão de conteúdo. Sem ela, esta empresa precisaria de um setor com bastante pessoas somente para publicação de informações na web. Por essas e outras razões, empresas deste setor devem ter sido pioneiras na tarefa de gerenciar conteúdo em websites.
Mas há também diversos segmentos onde a gestão de conteúdo pode ajudar. O Departamento de Empregos do estado do Oregon, nos Estados Unidos, é um exemplo. Aumentou sua eficiência de publicação de conteúdo através de uma ferramenta de gestão de conteúdo e hoje mais de 100 funcionários podem facilmente inserir conteúdo diretamente em sua intranet.
Bill Rickman, administrador de websites do departamento, relata que a solução de gestão de conteúdo permitiu aos funcionários o acesso rápido a informações que são essenciais para o seu trabalho. Conseqüentemente, a empresa consegue apressar o processo de tomada de decisões no que diz respeito a questões de trabalho e emprego que causam impacto significativo sobre empregadores e empregados de todo o estado.
Neste caso específico confirma–se a necessidade para as empresas de possuírem soluções de uso fácil pela equipe não–técnica e pelos administradores do sistema, além de boas e múltiplas funções de busca e recuperação.
Os funcionários do Oregon Employment Department recebem centenas de memorandos e formulários enviados pelo governo estadual, os quais descrevem em linhas gerais os procedimentos de trabalho em relação a questões de emprego. Durante muitos anos, os funcionários da agência sofriam para criar, acessar e gerenciar, de maneira eficiente, milhares de informações disparatadas que necessitavam para realizar seu trabalho de maneira eficiente.
Demoravam horas pesquisando milhares de pastas, manuais e arquivos para achar conteúdo. Se as informações estavam desatualizadas, tinham que atualizá–las e distribuir cópias (em papel) a todos os demais funcionários da agência em todo o estado.
A agência precisava achar um meio para que seus funcionários pudessem encarregar–se do conteúdo organizacional. Foi decidido que a melhor solução seria a implementação de um sistema intranet.
O sistema permite que a agência armazene todas as informações dentro de um local centralizado baseado na web, onde as informações podem ser facilmente criadas e gerenciadas em seu formato original.
Antes da implementação do sistema de gestão de conteúdo, os funcionários direcionavam todo o conteúdo através de um webmaster, que era responsável pela codificação e atualização de todas as informações a serem incluídas no site. Com a implantação do sistema, os funcionários podem usar seus browsers para incluir conteúdo, criado a partir de qualquer aplicativo.
Para facilitar o trabalho de pessoas sem conhecimento técnico, o conteúdo contribuído é armazenado em seu formato original dentro do servidor, na forma de um documento de processador de texto, uma planilha eletrônica ou um arquivo gráfico, possibilitando assim atualizações mais fáceis.
O conteúdo abrange desde formulários usados com freqüência e listas de empregos disponíveis até agendas de reuniões de equipes e boletins informativos para funcionários.
Existe ainda um classificador que automaticamente classifica o conteúdo enviado, anexando metadados a cada informação para que esta possa ser facilmente recuperada na intranet.
Uma busca rápida com campo único de texto permite que os usuários procurem palavras–chave de nomes de documentos ou textos classificados dentro de categorias de conteúdo mais amplas. Uma busca mais complexa é realizada através de quatro campos de busca que incluem o nome, o autor, comentários e o texto completo, além de duas listas drop down, que exibem opções pré–formatadas onde podem ser selecionados o tipo de documento e a seção da agência.
O conceito de personalização também foi implantado neste caso, onde existem diferentes níveis de acesso às informações na intranet, dependendo das categorias nas quais os funcionários se enquadram.
Isto faz com que os funcionários acessem somente as informações a que são autorizados. Uma das principais vantagens segundo Rickman é que “os funcionários da agência não precisam mais folhear centenas de pastas para procurar informações sobre seguro desemprego e outras informações relacionadas às políticas estaduais”. Além disso, “em caso de dúvida, o funcionário simplesmente digita a palavra–chave dentro do campo de busca da intranet e imediatamente acessa o conteúdo necessário para que possa tomar a decisão”.
Ainda segundo o administrador de sites, “no passado, o departamento demorava um mês para publicar um volume grande de informações na intranet, tais como o manual de benefícios para funcionários. Hoje, um projeto deste tamanho demora um dia. Esta eficiência faz com que a equipe que trabalha no desenvolvimento da internet possa dedicar mais tempo desenvolvendo e melhorando os sites das agências estaduais, para que tenham maior impacto nos empregadores e empregados de todo o estado”. [Webinsider]
