Existe uma distinção clara entre os conceitos de intranet e portal corporativo. O conceito de intranet engloba um site para colaboradores, contendo algumas aplicações da empresa, notícias e conteúdo institucional.

Já um verdadeiro portal corporativo é mais amplo. Traz aspectos avançados, como a personalização de conteúdo pelo perfil do colaborador, provê ferramentas de colaboração e de socialização, comunidades de prática e diferentes formas de reter e disseminar o conhecimento corporativo.

Experiência do usuário

Manter o conhecimento corporativo acessível depende, em grande parte, de uma boa experiência do usuário, que consiste em uma interface amigável.

Usabilidade. É necessário produzir estudos do nível de familiaridade dos colaboradores com as ferramentas digitais e projetar interfaces web intuitivas e que atendam às suas necessidades.

Taxonomia (classificação do conteúdo). Muito importante criar uma lógica de classificação do conteúdo que seja ligada à natureza do conhecimento a ser disseminado na corporação. Essa classificação irá colaborar na retenção e na fácil encontrabilidade desse conteúdo, através de filtros de busca personalizados.

Design. O design deve considerar um uso contínuo e diário da interface e por esse motivo deve ser limpo e agradável. A paleta de cores e indentidade visual da empresa devem ser expressas no layout da intranet.

Vantagens competitivas

Uma empresa que fomenta a socialização dos colaboradores e a retenção do conhecimento tende a ter vantagens competitivas perante a concorrência, pois está valorizando seu ativo mais importante, que são as pessoas e seu conhecimento do negócio.

Gestão do conteúdo. O conteúdo da intranet pode e deve ser gerado pelos colaboradores da empresa. Essas pessoas geralmente não têm, e não necessitam ter, conhecimentos técnicos avançados de webdesign, HTML ou da estrutura tecnológica do portal. Por esse motivo, é necessário prover-lhes ferramentas intuitivas de gestão de conteúdo e publicação, para que possam publiucar artigos e conteúdos no portal de forma rápida e fácil.

Retenção do conhecimento corporativo. Fomentando a colaboração e a gestão do conteúdo, a empresa estará retendo o conhecimento que ficará disponível para que os próximos colaboradores reutilizem, independente de tempo ou presença física daqueles que o publicaram.

Disponibilização dos aplicativos. Com os padrões de webservices SOA e as facilidades dos frameworks de portais corporativos, como o Webcenter, tornou-se possível a replicação, ou sincronização das aplicações, disponibilizando-as dentro do portal por meio de portlets.

Com as ferramentas sociais dos portais atuais, pode-se ainda somar mais atributos e recursos a essas aplicações, como por exemplo adicionar um fórum de discussão ao sistema de CRM, ou um Wiki ao sistema de suporte e auto atendimento.

Personalização. Colaboradores de diferentes áreas da empresa têm necessidades e visão do negócio distintas, e essas podem ser expressas pela criação de visualizações específicas do portal.

Um funcionário da área de marketing, por exemplo, se interessará mais pelos dados de BI, pesquisas de mercado, informações sobre novos produtos, enquanto os funcionários de TI se beneficiarão mais em saber sobre a disponibilidade dos serviços, novos sistemas e status dos projetos de tecnologia.

Com as técnicas de personalização, o portal poderá entregar um conteúdo, visual, sistemas corporativos focados nas tarefas mais importantes e no contexto onde se encontra o colaborador, facilitando seu dia-a-dia e gerando vantagens operacionais para a empresa.

Enterprise 2.0 ou intranet social

A principal vantagem da intranet social é que ela evidencia a possibilidade de a empresa inovar em todos os seus processos, pois dá voz ativa a quem está realmente na ponta do negócio e sabe o que fazer para buscar melhorias. Mesmo que a pessoa não saiba como concretizar a sua ideia, ela pode lapidá-la colaborativamente com a sua rede de contatos e fazê-la funcionar.

Comunidades de prática. Muitas vezes soluções e resoluções não são implementadas por falta de interação e conversa entre os colaboradores. Para isso a introdução de fóruns de discussão, na forma de comunidades de prática de diversos assuntos, democratiza a conversa sobre os problemas e soluções gerados pelos colaboradores, tornando o processo de troca de conhecimento menos hierárquico e mais livre.

Além dessa troca de experiência, as conversações ficam arquivadas para que os futuros colaboradores possam se beneficiar das experiências, erros e acertos dos demais participante dos fóruns.

Wikis. Formato de documentação e portal de textos colaborativos, onde determinadas pessoas, grupo de pessoas, ou todos os funcionários da empresa, podem editar partes ou mesmo o texto completo.

Forma interessante de reter o conhecimento corporativo através da contribuição de quem operacionaliza e conhece a empresa e o negócio na prática.

Blogs. Determinados colaboradores se tornam nós de conhecimento nas corporações. Suas habilidade e práticas devem ser disseminadas e documentadas para que os demais colaboradores possam adquiri-las e colaborar com discussões sobre o negócio.

Para isso é interessante que os colaboradores ou áreas importantes da empresa tenham seus respectivos blogs corporativos, fomentando sempre a discussão produtiva.

Socialização. Com o advento das redes sociais, as empresas tendem também a socializar suas intranets, fomentando a interação e estreitando os laços sociais e profissionais de seus colaboradores. Ferramentas como o perfil social, adicionar comentários, “curtir” publicações, postar vídeos, fotos e outras formas de socialização são viáveis nos ambientes de Intranet e trazem altos ganhos com a interação documentada entre os colaboradores.

Páginas pessoais dos colaboradores. As pessoas estão acostumadas a manter seus perfis nas redes sociais na internet e essa realidade pode ser replicada na intranet, com perfis mais ligados às suas atividades profissionais. Além disso, no perfil pessoal podem estar contidos os “amigos”, formando um networking para o qual o colaborador pode escolher grupos de interesse os quais o conteúdo que posta pode ser direcionado.

Para a empresa, serve como uma forma de conhecer melhor seu colaborador, para questões de RH por exemplo, e também para manter o trabalho das equipes mais harmônico e entrosado. [Webinsider]
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Daniel Mendes

Daniel Mendes (daniel at fluida.com.br) é estudioso de mídias sociais, arquiteto da informação e gerente de projetos de mobile, internet e portais corporativos. CEO da Socialise, plataforma brasileira de Social CRM.