O propósito da análise de processos durante o projeto de um sistema é avaliar os processos operacionais e gerenciais de uma empresa e buscar melhorias e adequações que tragam benefícios, tendo como base as facilidades da Tecnologia da Informação.
Quer os processos já existam de forma desestruturada, quer seja um novo processo necessário para suportar um novo negócio, a análise garante o compartilhamento do conhecimento da organização e sua gerência no cotidiano das operações.
Além de buscar ganho de tempo e redução de custos, há um fator importante muitas vezes desprezado durante a execução desta atividade pelos analistas de sistemas e negócio: a aquisição de conhecimento sobre o usuário.
Durante a fase de análise dos processos é muito mais fácil coletar informações sobre como desenvolver melhores interfaces. Informações que permitam que o usuário realize uma tarefa através dos meios eletrônicos e a execute da melhor maneira.
Isso significa que as técnicas de percepção e avaliação utilizadas na engenharia de usabilidade podem ser aplicadas diretamente durante as fases de análise e projeto de sistemas. Aqui podem ser incluídos alguns pontos de controle e expandida a observação ao usuário durante a demonstração e o acompanhamento de um processo.
O analista deve descrever o sistema segundo as duas lógicas, a de funcionamento e a de utilização. O modelo de funcionamento descreve a relação entre objetos, funções, divisão de módulos, comunicação interna entre componentes etc. Já o modelo de utilização descreve a formas de interação com usuário – como este irá realizar as tarefas através deste sistema.
A primeira descrição é responsável pela construção do sistema e o seu bom funcionamento técnico e a segunda pela aceitação do usuário e seu bom funcionamento no dia–a–dia da corporação.
Existe hoje uma diferença clara entre como as funcionalidades são implementadas para executar uma tarefa e como o funcionário a realiza efetivamente. A criatividade dos usuários em “dar um jeitinho” para executar uma tarefa pode ser custosa, seja na queda de produtividade ou no aumento de erros no tratamento das informações.
A inclusão das atividades de definição do modelo de utilização durante a análise do processo a ser informatizado fornecerá dados para ajustar o sistema projetado à realidade do usuário final.
Neste modelo as informações que podem ser obtidas são:
– Análise das operações efetuadas, a ordem da execução, as dificuldades do operador em realizá–las, assim como os tipos, freqüências e causas de incidentes;
– Uma visão geral da utilização da informação, isto é, conhecer as informações realmente utilizadas e ordem de utilização, as informações que faltam, as inúteis e as que induzem aos erros;
– O relacionamento dos usuários com as informações e as operações por ele realizadas, as denominações e a forma como o operador as transmite.
Estes dados permitirão ao analista desenhar o projeto, prevendo as interações do usuário com o sistema e a melhor forma de produzi–la, pois além de possuir o conhecimento do trabalho que pessoa deve realizar, segundo sua chefia, seus colegas e ela mesma, existe o conhecimento de como a pessoa realmente realiza este trabalho.
Este é um diferencial que proporciona melhor produtividade. Na área técnica evita retrabalho e desgaste de sua imagem perante a área cliente. E o usuário final se sentirá mais à vontade de usar uma ferramenta que acrescenta facilidades e não imponha empecilhos. [Webinsider]
