Em uma sociedade em rede, onde o conhecimento e as pessoas estão geograficamente distribuídos, a questão principal é o viabilizar o acesso ao conhecimento para todos de interesse. Desta forma, é indispensável o uso, por parte de uma determinada comunidade, de ferramentas que potencializem este acesso, para evitar a redundância e acelerar a disponibilidade.

Os portais corporativos têm se apresentado como alternativa viável para as empresas que necessitam manter coerência entre as informações trafegadas na instituição.

Serviços e funcionalidades de um portal corporativo

Os portais corporativos se constituem como uma plataforma emergente para melhorar o alinhamento, os processos centrais de negócios, a disseminação de informações e a colaboração ampla em empresas baseadas em conhecimento [1].

Os portais corporativos podem, ainda, reduzir a complexidade da procura por informações em redes complexas e fontes diversificadas de dados online, melhorando o retorno do investimento ao fornecer melhores subsídios para a tomada de decisão, gerando benefícios como o aumento da produtividade, melhor serviço aos clientes e redução de custos de pessoal.

Para TERRA e GORDON, os portais devem possuir as seguintes funcionalidades básicas:

1. Acesso às informações estruturadas: as informações estruturadas em uma organização tomam a forma de banco de dados, ferramentas de BI, ERP, CRM, etc. Para tanto, cada uma das soluções devem fornecer APIs, ou pontos de acesso, para que o portal seja capaz de acessar e extrair informações de cada aplicação.

2. Acesso às informações não–estruturadas: este é um dos grandes desafios para as organizações. Grande parte do conteúdo mais importante tem a forma de documentos, relatórios, e–mails, dossiês etc. Muitos têm formato de imagem e é impossível estruturá–los automaticamente. Os bibliotecários e profissionais especializados em categorização, classificação e indexação têm um papel fundamental neste contexto.

3. Categorização e taxonomia: a criação de estruturas de diretórios baseadas em um determinado tema ou a criação de taxonomias contribuem para permitir caminhos alternativos para acesso à informação. Estas iniciativas permitem possibilidades de visões cognitivas distintas de um mesmo objeto.

4. Mecanismos de busca: indispensáveis em todo repositório de conhecimento, mecanismos de busca avançam rapidamente para aumentar a relevância da informação para os usuários. As gerações passam por serviços de diretórios, modelo vetorial e análise de ligações. O Google é um bom exemplo deste último. Entretanto, a tecnologia usada para busca na web não é adotada com a mesma rapidez em soluções corporativas.

5. Mecanismos de personalização: a análise da experiência do usuário para o fornecimento de interfaces personalizadas permitem estreitar a distância entre este e a informação. Longas navegações repetitivas podem ser eliminadas pela análise de ocorrências, oferecendo então, ao usuário, a possibilidade de criação de atalhos.

A adoção de portais corporativos passa, também, por um alinhamento da alta direção da organização, além de um profundo comprometimento das pessoas envolvidas. A mudança organizacional é inevitável e deve ser administrada destacando as melhorias na implantação da nova ferramenta.

Mensurando resultados da implantação

O maior desafio enfrentado pelas equipes responsáveis por um projeto de portal corporativo na hora de convencer a alta direção é a mensuração de resultados. Em alguns contextos estes são facilmente identificáveis e em outros nem tanto.

Um dos resultados mais fáceis de mensurar é a redução de custos. Ao publicar o conteúdo no formato web, o único software necessário para leitura passa a ser o navegador web. Em algumas instituições, o número de geradores de conteúdo é muito menor que o número de leitores. Desta forma, o fim da necessidade de software específicos instalados nas estações dos leitores gera o corte na licença de uso destes softwares, resultando em redução de custos.

A diminuição na redundância da informação também é um ponto importante. Basta mensurar os recursos gastos no passado com projetos que já ocorreram em outro departamento ou unidade da mesma organização. O uso de portais certamente evitaria este dispêndio.

A comunicação entre a equipe e o aumento do controle também pode ser mencionado. Neste item, o tempo em reuniões é reduzido, uma vez que os participantes podem utilizar o portal para se interar de um assunto específico. Até mesmo viagens podem ser evitadas e programas de treinamentos inteiros podem acontecer pelo portal.

Conclusão

Certamente um dos grandes desafios das equipes responsáveis por projetos de portais é convencer a alta administração da idéia. Além de formas tangíveis para explicitar resultados, técnicas de mensuração do custo e do risco de implantação do portal também devem ser consideradas.

Portanto, a necessidade de estudos para análise do risco é essencial para minimizar o hiato entre o projeto e o real. É necessária também a criação de séries históricas de projetos de implantação de portais, criando uma base de conhecimento para melhores práticas. [Webinsider]

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Referências

[1] TERRA, J. C. I., GORDON, c. Portais Corporativos. São Paulo: Negócio, 2003.
[2] TURBAN, E., et all. Electronic commerce. New York: Prentice Hall, 2004.
[3] Dias, C. A. Portal corporativo: conceitos e características. Ciência da Informação, v.30, n.1, p.50–60, jan./abr. 2001.

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Fernando Parreiras

<strong>Fernando Parreiras</strong> é mestrando em Ciência da Informação pela ECI/UFMG e membro fundador do NETIC (Núcleo de Estudos em Tecnologias para Informação e Conhecimento). Mantém um <strong><a href="http://www.fernando.parreiras.nom.br" rel="externo">site</a></strong>.