Implementar uma intranet de qualidade não é uma responsabilidade única de uma ferramenta, mas um conjunto de ações que devem ser definidas mesmo antes de escolhida a plataforma de implementação.

O que isso significa? Significa: em uma intranet, o planejamento é mais importante do que o software em si, pois ele irá nos ajudar a escolher qual é a melhor ferramenta para o nosso caso.

Este planejamento requer intensa participação do cliente, pois esse é o momento de definirmos as ações de implementação. Dessa forma, o seguinte fluxo deve ser seguido:

• Entendimento das necessidades da intranet;
• Definição das pessoas e seus papéis no projeto;
• Definição da marca da intranet;
• Desenvolvimento da estrutura inicial de conteúdo (arquitetura da informação) e perfil de acesso;
• Desenvolvimento do design das páginas;
• Finalizzação do design das páginas e estrutura de conteúdo;
• Implantação tecnológica;

Esses tópicos estão longe de serem o único modelo ou o modelo mais completo para a implementação de sua intranet. Use-os como uma direção para seu projeto e faça as adaptações necessárias a medida que ele evolui.

Entendimento das necessidades da intranet

O entendimento das necessidades de uma intranet faz parte da pesquisa inicial que deve ser feita com o propósito de entender porque o cliente precisa de uma intranet.

Apesar de parecer ser uma pergunta de fácil resposta, pode-se perceber que poucos sabem essa resposta de imediato.

E como fazer para identificar? Fazendo as perguntas corretas:

• Definir um foco para a intranet. Atender os serviços da empresa, facilitar o RH, informatizar os formulários, integrar serviços ao ERP, etc…
• Identificar e definir a audiência. Definir quais grupos de usuários devem ser atendidos pela intranet, definir prioridades privilegiando as principais audiências.
• Entender as atividades e necessidades dos usuários. Estudar o que os usuários pensam em termos de informação, avaliar o que eles fazem e propor soluções na intranet por meio de serviços
• Estudar as frustações dos usuários. Escute a sua audiência. Veja o que os faz frustados, o que torna a vida deles difícil e use isso como um serviço.

Ter um objetivo bem definido irá permitir à sua equipe iniciar de forma sólida o desenvolvimento da intranet, sem o risco de voltar para a prancheta de projeto no momento em que você estiver implementando tecnicamente.

Definição das pessoas e seus papéis no projeto

Definir quem é responsável por o quê dentro da intranet é um passo importante para evitar o caos e a síndrome do “Cachorro com muitos donos morre de fome”.

É frequente o caso de indefinições de papéis – tanto da consultoria quanto do cliente – causarem grandes problemas, atrasos no projeto e frustações que poderiam ser facilmente evitadas com uma definição da planilha de responsabilidades.

Veja:

1. Responsável pela intranet. Pessoa responsável pelo cliente, por definir as macro direções do projeto e por desembaraçar qualquer assunto.
2. Gestor de conteúdo. Pessoa responsável por levantar todo o conteúdo. Esse papel é fundamental para a elaboração da fase da arquitetura da informação. Normalmente, o gestor de conteúdo possui toda a autonomia para decidir qual serviço e/ou conteúdo ele deseja que seja publicado.

Basicamente, temos esses dois papéis como essenciais, mas veja que não estamos definindo questões para a organização, tais como:

• Orçamento e casos de negócio;
• Decisão comercial;
• Prazos e expectativas;
• Metodologia de gerenciamento do projeto;
• Plataforma tecnológica e suporte da TI;
• Outros projetos concorrentes;
• Cultura organizacional.

Vamos deixar esses papéis para próximos artigos.

Definição da marca da intranet

A definição da marca é o momento no qual devemos dar vida à intranet, definindo:

• Marca;
• Logo;
• Cores;
• Elementos visuais em geral.

A intranet deve possuir todos os elementos visuais iguais ao da empresa, porém, mantendo a sua identidade.

Desenvolvimento da estrutura inicial de conteúdo (arquitetura da informação) e perfil de acesso

O desenvolvimento da AI (arquitetura da informação) é um assunto largamente tratado em diversos artigos e livros. Basicamente, devemos definir uma estrutura que funcione bem para os usuários da intranet, baseado em suas necessidades. Veja:

Tenha em mente: após o terceiro nível, a informação acaba diminuindo sua relevância, ou seja, use com moderação outros níveis.

Uma AI de sucesso para uma intranet é focada em resultado, não em uma representação do organograma da empresa. Foque sempre em serviços e resultados.

Após a definição da AI, devemos trabalhar na criação do perfil de acesso. O perfil dos usuários é tratado da seguinte forma:

Grupo. Divisão de usuários, no qual seus membros são identificados em todo o portal, ou seja, independente de onde ele esteja, ele continua fazendo parte daquele grupo. Ex.: Grupo dos Funcionários da Empresa X, Grupo do Departamento Y.

Papel. O papel é utilizado para fazer variações confome determinado momento dentro do portal e, com isso, aplicar permissões específicas. Ex.: Usuário X, em seu departamento, possui o papel de editor, porém, no Departamento Y, ele possui o papel de visitante. O papel, pode ser considerado um agrupamento de permissões em um contexto específico.

Permissão. As permissões são sempre aplicadas aos Papéis e Grupos, nunca individualmente, pois com o passar do tempo, perdemos o controle devido ao excesso de usuários.

Veja um exemplo simples e prático:

João

Grupo: Departamento de RH.

 

Paulo

Grupo: Departamento de Informática.

 

Departamento de RH

 

Departamento de Informática

 

A planilha de perfil de acesso ficaria:

O que resumindo diz:

Usuário João do Departamento de RH pode visualizar ambos workspaces (RH e Informática) porém, o seu papel de editor só funciona se ele estiver dentro do RH. E o mesmo funciona com o usuário Paulo, porém, para o departamento de TI.

Estruturando nossos workspaces com essa linha de permissão, teremos facilidade de implementar em qualquer sistema de intranet o perfil de acesso.

Desenvolvimento do design das páginas

O desenvolvimento do design das páginas, é uma atividade que deve levar em consideração qual tipo de informação iremos mostrar.

Podemos definir uma página de intranet em dois tipos:

1. Páginas de Conteúdo.
2. Páginas de Navegação.

Páginas de conteúdo

São essas páginas que captam os conteúdos e exibem eles aos usuários. Veja:

Esse é um exemplo de página de conteúdo com seus campos:

Ou seja, devemos desenhar a página para que ela contenha todos os elementos necessários para a produção de conteúdo e a forma que sua visualização será feita.

Desenhe a página com o seguinte pensamento: menos é mais. Preze pela simplicidade, e saiba que quanto menos carregada for a página, mais fácil será para o usuário ler o seu conteúdo.

Página de Navegação

São páginas que mostram o conteúdo global para facilitar a navegação entre cada página, ou seja, são as famosas homepages.

Veja um exemplo:

A página de navegação deve agrupar o conteúdo para o usuário de forma relevante para ele, seu departamento ou serviço:

Finalização do design das páginas e estrutura de conteúdo

Após o desenho do design, é muito importante revisar os itens junto ao cliente e fazer a “assinatura” dos layouts, ou seja, tudo deve estar acordado e finalizado entre as partes.

Implementação tecnológica

Com base nas informações levantadas ao longo dos passos anteriores, podemos implementar a intranet em qualquer tecnologia de mercado (ou quase todas), sem o risco de precisar voltar ao planejamento no momento de execução técnica.
[Webinsider]

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