É impressionante pensar em como a tecnologia está cada vez mais presente no nosso dia–a–dia. O que há 15 anos podia ser classificado como coisa de filme de ficção científica hoje é visto normalmente pelas ruas. Palms, celulares com MP3, câmeras digitais de última geração e o uso diário e maciço da internet são alguns dos benefícios proporcionados pela revolução tecnológica e que estão, ainda que considerando o abismo sócio–econômico do país, ao alcance de todos nós.

Da mesma forma que as pessoas físicas, as organizações foram muito impactadas com essa revolução.

Empresas aos poucos foram informatizadas: primeiro o departamento financeiro, depois a área de suprimentos, integrações entre estes e outros departamentos foram sendo feitas e procedimentos que antes eram pautados com circulação demasiada de papel foram substituídos por uma gestão eletrônica de documentos e informação que otimizou prazos e recursos.

Atualmente nenhuma organização duvida da importância do contínuo investimento em tecnologia como forma de manter–se competitiva no mercado. Infelizmente ainda são poucas que sabem como planejar e executar investimentos na área de forma eficaz.

É relativamente comum vermos investimentos em aquisição de pacotes de software ou hardware que não conseguem gerar o retorno esperado pela empresa. Ou seja, as metas atingidas com o investimento em TI (que invariavelmente é alto) ficam muito aquém do esperado.

Essa situação pode acontecer devido a diversos fatores e deve ser evitada a todo o custo por gerentes de projeto, gerentes de TI e equipes de tecnologia responsáveis pela implementação de aplicativos nas organizações. O custo de decisões erradas nessa área pode ser muito alto.

Em primeiro lugar ainda existe no mercado a mentalidade de que um bom software, de um fornecedor conceituado e com representação no mercado é o suficiente para garantir o sucesso de um projeto de TI. É imaginar que a equipe de tecnologia atuando sozinha com a aquisição de um software de ponta no mercado, garanta a solução de um problema que a companhia identificou, gere economia nas operações ou otimize o relacionamento com clientes.

Essa visão é totalmente enganosa e muitas vezes a principal responsável por cobranças indevidas e conflitos da área de TI com outras áreas.

Não se pode esquecer que o mais importante antes de tudo é mapear todos os processos envolvidos naquela atividade a que se propõe o novo software que está sendo adquirido: identificar quem seriam os usuários, quais as atividades que esses usuários desempenham, quais as interações com outros departamentos, quais são os pontos críticos, como essas atividades poderiam ser otimizadas, como poderia ser reduzido o índice de erros no processo etc.

Apenas mapeando e entendendo muito bem como esses processos funcionam é possível:

a) identificar as ferramentas disponíveis no mercado tomando por base as necessidades identificadas na etapa de mapeamento;

b) fazer uma avaliação das ferramentas, atribuindo pontuação conforme critérios estabelecidos de funções que o software obrigatoriamente deve atender e funções desejáveis (método paramétrico);

c) optar pela aquisição da ferramenta com melhor pontuação ou mesmo pelo desenvolvimento interno se os custos e/ou necessidades de customização forem demasiadamente altos.

É muito importante ter em mente que a tecnologia por si só não faz nada e que não se pode negligenciar a etapa de planejamento e levantamento de necessidades. E que processos de negócios devem estar normatizados e compreendidos em sua totalidade.

Muitas vezes percebemos dentro da organização descrédito com a área de TI por projetos que não mostraram o resultado esperado. Ou que levaram tempo demais para serem implementados e geram frustração quanto ao seu desempenho.

É preciso tomar muito cuidado para que não se transfira a responsabilidade de sucesso de um projeto exclusivamente para a área de TI sem antes ter muito claro todos os detalhes, processos e integrações envolvidos do ponto de vista de negócio, além de uma especificação eficaz para o departamento de Tecnologia.

Projetos mal dimensionados podem acarretar custos altos para a organização e alimentar uma eterna discussão entre os departamentos de TI e Financeiro quando de uma próxima necessidade de aprovação de orçamento para novos projetos da área, treinamento de pessoal e aquisição de hardware.

É fundamental que a equipe de TI evite a todo custo essa situação e saiba conduzir muito bem as expectativas dos envolvidos. Para um resultado efetivo de seu trabalho, estas premissas devem estar bem claras. [Webinsider]

Darcio Vilela

Darcio Vilela é diretor da JP7 e atua em planejamento e gestão de projetos online.