Curtas

Você está pronto para o Office 2.0?

Além da compra do YouTube pelo Google, a grande novidade da semana é o Google Docs & Spreadsheets. Hoje pela manhã eu abri o Firefox e fui direto para o Writely escrever a matéria sobre o YouTube. Ao abrir, tomei um susto. Dei de cara com uma interface totalmente nova, com o azul-google predominando, e novos features.

A nova ferramenta integra o antigo Writely (um processador de textos como o MS Word), agora chamado Docs, e o Spreadsheets (editor de planilhas como o MS Excel) em uma única interface de controle dos arquivos.

A interface do Spreadsheets também mudou; agora os dois produtos utilizam telas praticamente idênticas, considerando que são produtos diferentes. Ambos têm funcionalidades parecidas, como importar arquivos, exportar para pdf, salvar em html, etc.

Mais funcionalidades, não mais produtos

A novidade remete a uma carta que Eric Schmidt, principal executivo do Google, enviou aos seus colaboradores, onde pedia “mais funcionalidades, não mais produtos”. No comunicado, o CEO diz que até ele se perde no mundarel de produtos (mais ou menos 50) que o Google lançou e que o foco agora deve ser melhorar estes produtos, em vez de continuar lançando betas toda semana.

Novo Reader

Nesta mesma onda foi lançada uma nova versão do Google Reader, o leitor de RSS do empresa. (Eu usava o antigo até conhecer a página personalizável Netvibes, que na época era muito superior. Agora voltei a ler tudo pela telinha azul-google do Reader.)

A nova versão melhorou a navegação pelos feeds, entre muitas outras coisas. Tem opções de compartilhamento aprimoradas (como o envio de uma notícia para um amigo por e-mail por um clique, integrado com o Gmail) e também a opção de marcar tudo como lido (foi a falta disso que me fez deixar a versão anterior).

Além do Google

Este ano eu abandonei definitivamente o Microsoft Office e só utilizo ferramentas online. Utilizo estas do Google e outras, migrando tanto quanto possível para o conceito Office 2.0. Entre estas outras ferramentas, quero destacar algumas que podem ajudar muito uma empresa:

Slimtimer. Na desta.ca nós damos muita importância para quanto tempo gastamos em cada tarefa. Por isso utilizamos o Slimtimer. Com ele, além de saber o tempo gasto nas tarefas, podemos compartilhar entre nós facilmente estas informações e compartilhar tarefas somando automaticamente o tempo gasto por todos os colaboradores na mesma tarefa. (Veja o review do Tech Crunch)

Tada-list. Saber quem vai fazer o quê em qual projeto é fundamental. Para isso usamos o Tada-list, da empresa 37signals, por sua interface muito clean e a simplicidade de uso. “Menos é mais” é a regra deste aplicativo, e funciona muito bem.

Box.net. Nada como poder compartilhar arquivos a distância e manter tudo guardado com segurança. O box.net dá um giga de espaço grátis para guardar e compartilhar arquivos.

Color Jack. Muito prático para trabalhar com webdesign, este aplicativo tem uma infinidade de possibilidades para criar e alterar cores no conforto do seu browser (só para Firefox).

Voltando ao Google Docs & Spreadsheets

Em alguns projetos é fundamental poder compartilhar seus arquivos com facilidade. Nada pior do que ficar enviando e recebendo arquivos, até não saber mais qual é o arquivo correto. As funcionalidades de colaboração de uma ferramenta online, além da capacidade de acessar os arquivos de qualquer lugar, colocam estas ferramentas muito acima dos Offices normais em alguns casos.

Além disso, vale lembrar que as ferramentas do Google são todas gratuitas.

Ter tudo online pode gerar problemas

Há muitos motivos para um software online não tomar o lugar de um local. Um deles é a falta de segurança por parte das empresas em guardar seus documentos no servidor de outra empresa. Outra é a falta de confiança nos funcionários, que neste caso podem acessar documentos da empresa, muitas vezes confidenciais e importantes, a partir de qualquer lugar.

Mas estes são problemas que afetam mais as empresas grandes do que as pequenas. Empresas enxutas têm a seu favor a confiança entre os poucos funcionários, a maior flexibilidade e ausência de burocracia. Estas podem mergulhar no novo mundo Office 2.0 de cabeça.

No caso do Google Desktop, quando foi adicionada a funcionalidade de busca remota, o Google fez uma versão para empresas, para que fosse possível desabilitar o recurso no micro dos funcionários. Recentemente também foi lançado o Google Apps for Your Domain, (nós estamos utilizando na desta.ca, com muito sucesso) que permite a uma empresa ter seu e-mail, calendário e chat hospedados pelo Google. É muito provável que o Google Docs & Spreadsheets seja agregado a este pacote.

Integração entre editor de texto e planilha

É interessante observar que, embora compartilhem de interfaces muito parecidas e do mesmo gerenciador de arquivos, o Docs e o Spreadsheets não estão realmente muito integrados. Não é possível, por exemplo, importar uma planilha para um documento de texto. Isso é ruim.

Talvez nós possamos esperar melhorias neste sentido, além de outras como uma possível integração com o Gmail: ao receber um documento do Word por e-mail, você poderia abrir no Docs, o mesmo poderia ser feito com o Talk. É provável também que algumas funcionalidades que um programa tem e o outro não passem a existir nos dois, como o chat que tem no Spreadsheets e não tem no Docs.

O “Office do Google” já tem as ferramentas de E-mail, Calendário, Processador de textos, Planilhas, Chat… Ainda faltam aplicativos de apresentações (como o MS Powerpoint) e banco de dados (como o Access), mas eles chegam lá.