Após integrar o Evernote ao meu dia-a-dia, eu ganhei muita produtividade que antes seria perdida procurando e organizando documentos, comprovantes de pagamento, notas fiscais, números de protocolo de atendimento e rascunhos a mão de novos produtos.

Além do ganho de produtividade, o software me ajudou a ficar mais tranquilo em relação a informações de compras, pagamentos e histórico de documentos importantes. Não preciso ficar preocupado, tenho segurança que guardei tudo que é importante e posso recuperar facilmente sem fuçar em histórico de e-mails, HDs antigos e pastas empoeiradas em armários inacessíveis.

Acessibilidade na nuvem e sincronização entre dispositivos

Recentemente eu estava em um fórum e precisei de uma cópia de comprovante de residência, assim como cópia de comprovantes de compra e pagamento de certos serviços. Por não ter o comprovante de residência comigo eu precisaria voltar em casa (alguém aí anda com comprovante de residência na bolsa o tempo todo?). Neste dia, como em muitos outros, o Evernote me fez ganhar várias horas. Eu acessei os documentos usando meu smartphone e enviei por e-mail para impressão em um cybercafé dentro do próprio fórum.

Quantas vezes você precisou saber seu número de INSS, compartilhar uma pilha de documentos com outra pessoa, lembrar do protocolo de atendimento na operadora de telefonia ou imprimir uma cópia do seu comprovante de residência ou certidão de casamento? Eu nunca mais deixei de cumprir estas tarefas por não ter o documento em mãos, coloco tudo no Evernote e tenho acesso de qualquer lugar, e, o mais importante, acho rapidamente usando a busca do software, que reconhece inclusive letras escritas a mão em um guardanapo que você fotografou.

Histórico permanente

Dizem que você precisa guardar comprovantes de pagamento por cinco anos – eu guardo para sempre, e não acumulo papel em casa. Sempre que compro algo, qualquer coisa de valor razoável, faço uma foto da nota fiscal. Se algum dia eu precisar achar esta nota fiscal, basta fazer uma busca por “Apple Store iPad” e o Evernote vai achar, certeza.

Recentemente isso foi muito útil ao surgir uma dúvida quanto a pagamentos de um imóvel que aluguei anos atrás. Já não uso o imóvel há anos, mas o proprietário questionou pagamento de aluguéis. Uma rápida busca e eu tinha todos os comprovantes de pagamento, pois criei a disciplina de enviar para o Evernote (por e-mail) o comprovante assim que fazia o pagamento no internet banking.

Ajuda na justiça

Em 2010 eu e minha esposa adotamos uma cadelinha vira-latas no DF e a trouxemos para SP. Morávamos em um condomínio que não permitia a permanência de animais, mesmo esta sendo uma regra ilegal que vai contra a liberdade individual de posse de bens (para efeitos legais, um animal de estimação é um bem como uma TV e ninguém pode te impedir de tê-lo sem um bom motivo). O animal não oferecia perigo e não fazia barulho, tudo isso atestado por veterinários e vizinhos. Mesmo assim fui multado.

Entrei com uma ação contra o condomínio pedindo a anulação da multa e ao mesmo tempo nos mudamos de lá – afinal, não queríamos morar em um lugar que não nos permite ter um animal de estimação. Eu só queria a anulação da multa. Com a ação, consegui, em juízo, um acordo em que o condomínio se comprometia a anular a multa. Coloquei tudo no Evernote marcado a tag “leia-vs-condominio”: foto do animal na época, multa recebida, ação contra o condomínio, acordo assinado pelo condomínio.

Claro que, três anos depois, o condomínio “esqueceu” do acordo e está me cobrando a multa por posse de animal. Em três cliques no Evernote eu recuperei os documentos que estão na tag “leia-vs-condominio” e pude voltar à justiça para resolver o caso em definitivo (assim espero).

Viagem, comprovada

Na imigração de países como os EUA, é muito comum te pedirem comprovantes de reserva de hospedagem, emprego fixo no Brasil, holerite, voo de volta. Conforme vou planejando a viagem, envio para o Evernote todos os comprovantes de pagamento, reserva, assim como tenho holerites e residência fixa no Brasil. Já me solicitaram estas informações em aeroportos e eu mostrei tudo, mesmo sem ter acesso à internet, usando o recurso de “Offline Notebooks” do Evernote.

Além disso, em viagens eu compartilho o bloco de notas com as informações da viagem com os demais viajantes, assim todos têm acesso a planos, voos, reservas. Neste bloco de notas podemos também fazer o planejamento dia a dia, colaborativo, colocando dias, horas e locais que pretendemos visitar, assim como websites oficiais de museus e parques, além de informações como preço e cardápio de restaurantes.

O que eu nunca esqueço

Documentos que periodicamente preciso consultar e agradeço por tê-los no Evernote:

• Comprovante de residência
• Carteira Nacional de Habilitação
• Documento de Identidade (RG)
• Certidão de casamento
• Número do INSS
• Protocolos de atendimento em telecoms e outros prestadores de serviço
• Senhas do WiFi da casa de familiares e empresas
• Cupons de desconto

Por que não enviar por e-mail para mim mesmo

Muita gente usa o Gmail (ou outro serviço de e-mail) como um repositório de informações. Não gosto de fazer isso pois ficaria muito difícil (ou impossível) achar no e-mail algo que encontro rapidamente no Evernote. O e-mail por exemplo não tem capacidade de buscar o termo “Juizado Especial Cível” escrito dentro de arquivos anexos, e, mais que isso, o e-mail não faz reconhecimento de caracteres em fotos. Portanto, se você fotografou uma nota fiscal ou um panfleto, não vai conseguir achar três anos depois no seu e-mail.

Outro motivo é que contas de e-mail constantemente lotam o espaço, te obrigando a apagar algumas coisas mais antigas. Ao fazer isso, você pode perder comprovantes importantes, como meu caso de documentos de mais de tês anos atrás sobre uma cadela num condomínio que precisaram ser recuperados para comprovar um acordo judicial.

Outros usos do ecossistema Evernote

O Evernote é muito mais amplo que o uso que faço dele. A plataforma tem inúmeros recursos e aplicativos para gerenciamento de projetos, tarefas, colaboração entre pessoas. Teste e descubra outros usos que lhe sejam úteis.

[Este não é um post patrocinado, eu resolvi recomendar um software que gosto muito e que pode te ajudar a ser mais produtivo]

[Webinsider]

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Marco Gomes

Marco Gomes é fundador da boo-box; co-fundador do Mova Mais e Consigliere do Jovem Nerd. Empreendedor, cristão, viajante, marido, ciclista e nerd. Mantém um blog.