Participei de uma conferência sobre Portais Corporativos semana passada, e pude verificar debates e discussões com alto nível de aprofundamento, vindo como um excelente aporte para a reflexão e formatação de possíveis ações a serem aplicadas às empresas, visando a melhoria de seus processos e aumento de sua produtividade. Tive o grande prazer de formar uma mesa de debates em que discutimos ferramentas CMS aplicadas a portais, além de soluções open source para empresas.

Pude perceber que muitas empresas utilizam soluções open source em seus ambientes colaborativos. Presenciei relatos de empresas utilizando Joomla, WordPress, Drupal, Plone, dentre outras. Dentre as tecnologias proprietárias, o Sharepoint aparece como opção para várias empresas, aliada à utilização do Microsoft AD, o que acaba resultando em uma boa combinação.

Outro ponto a ser destacado é a vontade das empresas em criar ambientes colaborativos para seus colaboradores, através de sistemas que trazem para o ambiente da empresa estruturas sociais baseadas em ideias e mídias já consagradas. Felizmente, as empresas estão começando a verificar muitas questões consideradas de risco sobre a abertura delas às mídias sociais são nada mais do que mitos e que não cabem mais na atual conjuntura em que vivemos.

Ora, a ubiquidade da internet não permite mais proibições e não pode mais ser sustentadas em, por exemplo, questões de segurança, haja vista que por definição os ambientes corporativos devem ser seguros e protegidos, independente da utilização de ambientes colaborativos. Tanto em ambiente interno como externo à empresa, haja vista que a proibição de uso de tais ambientes utilizando-se os recursos da empresa não impede que seus colaboradores o façam com recursos próprios, como smartphones, por exemplo. O que se percebe é que em boa parte das empresas, os empregados acabam sendo tolhidos e proibidos de utilização de vários recursos que possuem quando não estão “empregados” e isso precisa mudar. Pessoas conectadas serão sempre mais produtivas.

Outro ponto utilizado pelas empresas é embasado na distração e diminuição da produtividade de seus colaboradores se lhes for permitido o acesso às mídias sociais. Ora, o comportamento das pessoas segue um padrão pessoal e ele não se modifica tanto assim. O que quero dizer com isso é que empregados pouco produtivos o são, com o sem acesso às mídias. Para aqueles que querem se distrair, inúmeras opções estão disponíveis na empresa, desde a lanchonete ao “fumódromo”.

As pessoas são o que são e irão se comportar nas mídias sociais como se comportam nos corredores e salas da vida. Uma timeline supérflua não é culpa da mídia e sim do utilizador que a deixou ficar assim. Enfim, proibir o uso é proibir o amadurecimento digital.

A diversidade dos colaboradores deverá ser levada em conta na criação desses ambientes. São fatores determinantes das formas como esse ambiente colaborativo se apresentará e será formatado, haja visa que o tempo a ser dedicado, assim como a forma de acesso irá variar de pessoa para pessoa. Por isso, pensar em soluções que envolvam vários ambientes, inclusive ambientes mobile será sempre uma boa opção. Além disso, soluções cloud ready garantirão futuro ao projeto.

Por fim, quero falar dos patrocinadores, pois são eles que irão contribuir para que conceitos como engajamento e pertencimento sejam alcançados junto com os colaboradores. Todo projeto que deseje sucesso deve possuir um patrocinador de peso, até porque a administração por exemplos surge como uma proposta favorável ao engajamento de pessoas ao processo. Entender seus colaboradores (a diversidade deles) e as melhores formas de comunicação (sempre em mão dupla) com cada um desses grupos é o primeiro passo para a formatação de uma política de colaboração. Além disso, é importante que esses ambientes criem em seus colaboradores o sentimento de pertencer ao processo e à empresa, sendo o principal ator e beneficiado, gerando engajamento e colaboração constante.

Portanto, há que se perceber que a cultura da organização deve ser propícia e a maturidade empresarial favorável para que se possa ter sucesso em projetos desse tipo. Perceber o quando, o como e o porquê das coisas ajuda a minimizar os erros. Planejar com consciência e calma, sem atropelos e sempre alinhado com os objetivos estratégicos da empresa é outro fator que garantirá uma implantação sem surpresas e imprevistos.

O caminho pode parecer longo, porém o primeiro passo deverá ser dado, sob pena de ficarmos à mercê de um ambiente desconhecido por nós, porém, referendado por muitos. A partir daí, é curtir a paisagem de forma coletiva, aproveitar a viagem e colher os frutos que dela virão. [Webinsider]

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João Batista Pereira da Silva

João Batista Pereira da Silva (@jbfloripa) é webmaster da Celesc Distribuição S.A., atua no desenvolvimento e implantação de portais corporativos e sistemas de informação em ambientes de intranet e internet. Site: www.jbfloripa.com.br.