Negócios

Como o gestor pode tornar suas reuniões mais produtivas

As reuniões são os desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas.

Como ainda não temos uma “cura” para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar seus sintomas:

1) Reuniões que você controla

Nove em cada 10 serão no formato de apresentação. Agora que você está preste a produzi-la, trabalhe tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o planejamento de uma estrutura formal (não mais do que 1 hora), pergunte-se:

Quais meus objetivos?
Qual é minha audiência?
Que fatores importantes devem ser transmitidos?
Como posso melhor comunicá-los ao grupo?
De que recursos audiovisuais precisarei?
Onde será a apresentação? Há limitações de tempo?

Observação. Enquanto se prepara, pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da apresentação há luz suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu material e lembre-se que o profissional sabe que ensaiar é o padrão.

2) Reuniões que você não controla

Se você ficar muito tempo fora de sua sala poderão pensar que você se tornou um “emérito participante de reuniões” (um EPR) e não um profissional sério e comprometido. Você se torna um EPR quando metade de seu tempo é gasto em reuniões, conferências e apresentações. Brincadeiras à parte, considere estas outras abordagens para não perder tempo:

Vá somente à parte que tem a ver com você.
Use seu chefe como desculpa.
Decida os assuntos sem reuniões
Envie, em vez disso, um documento escrito.
Assuma o controle se o responsável estiver atrasado.
Assuma o controle se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida.

Observação. Se tudo isso falhar e você estiver em uma reunião inútil, é melhor editar a sua “lista de coisas a fazer”, pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas prioridades

Reuniões produtivas

Abaixo, algumas dicas de estudiosos para que o gestor torne suas reuniões mais produtivas:

Faça-as com no máximo oito pessoas (incluindo assessores), pois se presume que seja mais difícil obter a atenção total de muitos participantes.
Uma reunião deve ter “pauta”. Isto é, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião possam se preparar.
Uma reunião deve ter no máximo uma hora e meia.
No máximo dois assuntos – divididos em, no máximo, quatro tópicos.
O melhor horário para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois se presume que uma reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado seria o 1° dia da semana. (2ª feira)
Gaste os cinco minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião.
Conceda 5 minutos a cada um para expor suas ideias.
Conceda um tempo médio de 20 minutos para debates.
Se alguém chegar atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as anotações dos outros sobre os tópicos já tratados.
Não interrompa quando alguém estiver falando. Anote suas ideias – para não esquecê-las – e leve-as em questão quando tiver oportunidade.

[Webinsider]

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Julio Cesar Santos

Julio Cesar Santos (@profi59) é professor, consultor e palestrante. Autor do livro: “Qualidade no Atendimento ao Cliente” e coautor de "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados". Blog: Profigestão.