Conceitualmente, administração do tempo não existe. Embora possamos medir o tempo, não podemos controlá-lo, influenciá-lo, aumentá-lo ou diminuí-lo. Ele é constante e invariável. Se não há nenhuma forma de controle, nem variações a serem observadas, logo o tempo não é administrável.
Por outro lado, podemos administrar atividades, compromissos e rotinas que consomem nosso tempo. Temos controle direto sobre isso. Logo, se queremos mais tempo, devemos administrar com maestria nossa agenda e lista de tarefas.
No entanto, só podemos administrar o que é organizado. A organização das informações possibilita previsibilidade e controle. Só então podemos planejar.
Primeira causa da falta de tempo crônica
Nem sempre falta de tempo significa excesso de tarefas. Na maioria das vezes, falta de tempo é apenas uma ansiedade decorrente de perda de controle.
Ansiedade surge quando não sabemos quais tarefas estão pendentes, não sabemos se conseguiremos entregar um projeto a tempo e/ou temos a sensação de estar esquecendo algo. Resumindo, ansiedade é falta de previsibilidade.
Então, como ensina a teoria da administração, se há falta de previsibilidade, logo há falta de organização e mensuração. Se temos controle sobre as pendências, temos previsibilidade, então a ansiedade é reduzida.
Logo, a primeira causa da falta de tempo crônica é a desorganização pessoal. Ter tranquilidade e tempo disponível não tem relação com zerar a lista de tarefas, mas com organizá-la.
Segunda causa da falta de tempo crônica
Uma boa administração de tarefas deve considerar uma margem de tempo para os imprevistos e urgências. Contudo, não raro estamos envolvidos com pessoas ou empresas desorganizadas. Elas nos afetam direta e indiretamente com suas urgências e bagunçam nosso planejamento pessoal.
Não podemos culpá-las. Se permitimos essa influência negativa na nossa agenda, é porque não estabelecemos claramente as prioridades. Em algum momento, fomos omissos e desrespeitamos os próprios limites, permitindo que colocassem muito peso sobre nossos ombros. Ou então, fomos otimistas demais ao assumir novas responsabilidades, sem prever uma margem de segurança. Ambas as situações são resultados da inabilidade para escolher, definir e comunicar o que é realmente importante para si no momento.
Logo, a segunda causa da falta de tempo crônica é a falta de prioridades pessoais.
Como podemos ser mais organizados e produtivos?
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Daniel Rodrigo Bastreghi
Daniel Rodrigo Bastreghi é sócio administrador e Consultor de Marketing na DRB.MKT. Atua no planejamento, orientação e assessoria de ações integradas de marketing digital, pesquisas e implantação de sistemas MarTech.
