Pode não parecer, mas planejar uma intranet corporativa é muitas vezes mais complexo do que projetar um portal para o público externo. Isso porque, enquanto em um projeto “para fora” as pessoas ficam animadas em contribuir, em uma iniciativa focada apenas nos funcionários da empresa, colaborar pode ser bem mais desinteressante.

As iniciativas fracassam por falta de acesso, abandono e desinteresse dos usuários, que encontram outras formas de chegar às informações que precisam. Mas, principalmente, por não ter atualização frequente e não ter conteúdo confiável e atrativo, o que origina a grande maioria dos outros problemas.

Não que seja fácil montar a equipe de responsáveis por cada conteúdo em qualquer ambiente web (na verdade, esse é um grande problema sempre). Mas, quando envolvemos várias unidades que não estão habituadas a um processo de comunicação, fica bem mais complicado. A função é imposta, não é valorizada pelo seu chefe e tampouco é prioridade para o indivíduo que vai realizá-la.

A falta de comprometimento das várias áreas que precisam estar envolvidas no projeto – comunicação, recursos humanos, tecnologia, gestão da informação – e dos usuários, é quase sempre resultado da falta de espaço para participar desde o início do processo.

Sem se sentirem parceiros da iniciativa, alimentar ou utilizar a intranet vira uma obrigação, quase sempre postergada, entre várias outras mais importantes que o funcionário tem na sua rotina de trabalho. É o velho ditado em prática: “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”.

É por isso que um projeto carismático, e de grande aceitação do público interno, precisa prever a participação do maior número de envolvidos em sua atualização e manutenção desde o começo. Para isso, o primeiro passo precisa ser consultar quem vai utilizar a ferramenta, para saber o que ele espera, e encontrar os interlocutores motivados em cada área. Outra iniciativa importante, logo no início do projeto, é informar todas as etapas da construção para o público, para que ele seja ansiosamente esperado.

Mais do que facilitar o acesso às ferramentas de trabalho e promover a comunicação interna, uma intranet eficiente deve permitir a implementação de uma metodologia de governança, com responsáveis pelas diversas áreas.

Algumas funcionalidades e conceitos que podem ser interessantes de serem discutidas em uma proposta de intranet:

• pensar em uma solução modular e personalizável, onde o usuário pode construir a sua primeira página de acordo com os recursos que mais utiliza, seguindo as tendências de aplicativos do Windows Vista e iGoogle;
• pensar em uma solução que possa ser utilizada como desktop interativo e que permita acesso interno e externo, em vários browsers;
• prever no projeto um processo permanente de motivação;
• valorizar a interatividade e permitir relacionamento entre os funcionários;
• pensar em um projeto onde seja possível, por exemplo, atribuir notas e comentários aos textos, enviar elogios, enviar mensagens de aniversário, e criar blogs;
• facilitar o acesso às funcionalidades mais utilizadas pelos colaboradores (integrando ferramentas de trabalho) e à vida da empresa;
• refletir a visão dos seus usuários e não necessariamente exclusivamente a estrutura organizacional;
• ter atualização diária e dar retorno com rapidez para os funcionários;
• explorar os recursos de redes sociais (Orkut, Facebook, Ning, Fóruns ) como forma de troca de conhecimentos e motivação pessoal.

Uma última sugestão, válida para qualquer projeto que dependa da adesão e participação frequente do público para dar certo, é prever o aproveitamento de sugestões e a valorização dos indivíduos. Isto é, construir um projeto voltado também para a vida do funcionário e não apenas para as questões da empresa. [Webinsider]

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Beatriz Lins

Bia Lins (bialins@gmail.com) é jornalista com MBA em comunicação corporativa. Atua em comunicação digital, portais, redes sociais, marketing, planejamento, tecnologia e inovação. Mais no Linkedin.