O Brasil finalmente regulamentou o trâmite de documentos digitais. No último dia 08 de outubro foi oficializado o Decreto 8539, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Os primeiros artigos do decreto tratam de consolidar alguns conceitos dispersos nas legislações que regulamenta, principalmente quando determina a diferenciação entre os documentos digitais, nato-digitais e os digitalizados, necessários pois estes conceitos estão dispersos entre leis e medida provisória que é reeditada desde 2001 (que trata da assinatura digital).

O decreto se propõe a promover a adoção de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos garantindo segurança e agilidade. Com a adoção do processo, a administração pública contribui com a sustentabilidade ambiental (imagine a quantidade de papel a ser economizado), além de estimular o acesso à informação pública.

Verificação de autoria

A Lei determina a adoção de sistemas informatizados capazes de suportar o trâmite e gestão (só possível com sistema de workflow aliado a um repositório arquivístico confiável). Uma das exigências do decreto é a utilização de sistemas com código aberto e de assinaturas digitais (verificação de autoria).

A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

No entanto, é facultada a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos digitas, como por exemplo, os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha. Mas também pode haver situações que permitam identificação simplificada do interessado e nas hipóteses legais de anonimato então é facultada esta decisão.

A única exceção aberta pelo decreto à não adoção do trâmite processual eletrônico é nas situações em que este procedimento seja inviável ou em caso de indisponibilidade de meio eletrônico cujo prolongamento cause dano à celeridade do processo. Nestes casos excepcionais, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado.

Outra novidade em relação aos novos procedimentos diz respeito à data de início do processo em meio eletrônico, pois passa a considerar realizado no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade. Sempre será necessária a emissão de recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

Prazos até 23:59h

Outra novidade considerando os tempos em rede é de que o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo considerar-se-á até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

Caso o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

Quanto a sigilo e limitação de acesso, nenhuma novidade. Continua valendo a Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei 12.527/2011. Ou seja, toda informação é pública, o sigilo é exceção.

O decreto ainda estabelece a pretensão de autenticidade dos documentos nato-digitais, podendo ser considerados originais desde que possuam assinatura eletrônica nas formas já explicitadas acima.

Outra novidade é a possibilidade do cidadão ou interessado enviar eletronicamente documentos digitais para serem incluídos em algum auto processual. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes. Neste caso, os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples e a apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei o exigir.

O decreto ainda diminui a importância de cartórios, pois a digitalização de documentos recebidos ou produzidos deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado, pois os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

Abre-se, assim, a possibilidade de proceder à digitalização imediata do documento em órgãos públicos e devolvê-lo imediatamente ao interessado. O decreto ainda determina a eliminação com base na tabela de temporalidade e, nos casos de documentos em papel recebidos, que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples, podem ser descartados após realizada a sua digitalização.

Mais trabalho para arquivistas e documentalistas

A regulamentação exige que deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar a identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.

Neste caso, deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade. O mesmo ocorre com a eliminação dos documentos digitais, aqueles cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob controle do órgão ou da entidade que os produziu, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.

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Neste ponto, o profissional da informação deverá fornecer um RDC-Arq, ou Repositório de Documentos Arquivísticos Confiáveis (mais informações na resolução 39 do CONARQ, para entender o conceito de RDC-Arq). Outra norma a ser considerada são as políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – ePING.

Aos profissionais da informação abre-se um extenso campo de trabalho, pois os órgãos ou as entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.

Entre as exigências está a proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas e mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais, além da guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente, que deverá incluir a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.

Mas corram: no prazo de seis meses, os órgãos e as entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão apresentar cronograma de implementação do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de dois anos. O tempo voa e as oportunidades estão aí.

Links auxiliares

• Decreto
• E-Ping
• RDC-Arq

[Webinsider]

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Charlley Luz

Charlley Luz é arquivista, professor da pós-graduação em gestão de documentos da FESPSP e consultor em estratégia de informações e ambientes digitais da Feed Consultoria. Autor dos livros Arquivologia 2.0 e Primitivos Digitais.