Comportamento

Controlar caixa de entrada é a batalha de cada dia

O e-mail continua sendo a forma de comunicação mais utilizada no mundo. Mesmo com todos os novos aplicativos de comunicação, é a comunicação que predomina nas empresas, por ser mais formal. Controlar caixa de entrada, no entanto, exige bastante atenção e disciplina.

O problema que ainda persiste e irrita muitas pessoas é a organização das mensagens.

Ou seja, você abre o programa de e-mail e encontra mais de 200 mensagens não lidas, enquanto o tempo de separar o que interessa é muito curto. Na tentativa de organizar, muitas vezes apaga uma mensagem importante por engano.

Existem técnicas e ferramentas que ajudam a lidar com o volume muito grande de mensagens que chegam à sua caixa de entrada todos os dias.

1. Utilize marcadores

Utilizar marcadores é uma das maneiras mais práticas de se organizar. No Gmail esta técnica fica muito aparente e fácil de ser usada.

A maneira mais prática é colocar marcadores nos contatos que lhe enviam mensagens constantemente.

Por exemplo: família, amigos e trabalho. Quando os seus colegas de trabalho lhe enviarem um e-mail, ele sempre vai cair no marcador trabalho.

1. No Gmail, no menu à esquerda, clique em Mais.
2. Na ultima opção irá aparecer Criar novo marcador, clique.
3. Dê o nome que desejar ao marcador e clique em Criar.
4. Agora basta você arrastar qualquer mensagem que você queira para aquele marcador.

Para os que têm menos facilidade: veja como abrir uma conta no Gmail.

2. A importância dos filtros

Utilizar marcadores como citamos acima é ótimo para contatos já conhecidos, mas para reduzir o spam coloque as mensagens indesejadas na caixa Spam e você não vai mais ter esse remetente na sua caixa de entrada. O Hotmail é um dos pioneiros na utilização de filtros.

3. Arquivar e-mails

Para dar aquela limpada na sua caixa de entrada, arquive as conversas que já estão se prolongando por muito tempo. O mesmo para aqueles e-mails que você está adiando para ler, pois também podem ser arquivados para mais tarde. Basta clicar em Arquivar nas opções da mensagem e a mensagem vai ser arquivada. Sua caixa de entrada fica mais limpa e você pode ver os e-mails arquivados sempre que quiser.

4. Marcar com estrelas

Esse recurso é usado principalmente no Gmail. A estrela já é exibida logo ao lado da mensagem, então caso você queira fazer com que determinada mensagem seja destacada na caixa de entrada essa é uma ótima opção.

É possível utilizar outros símbolos, além das estrelas, o que permite uma organização melhor com os marcadores visuais.

Na parte superior direita, clique em Configurações, escolha Configurações, role para baixo até a seção Estrelas. Arraste as estrelas entre as opções Não estão em uso e Em uso. Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações

Depois, continue clicando no ícone de estrela até você ver a que deseja usar, dentre as que selecionou.

5. Múltiplas caixas de entrada

Essa é uma das maneiras mais complexas de se organizar um e-mail, mas também uma das mais eficientes. Claro que para implementá-la é necessário dedicar algum tempo e energia, mas o esforço vale a pena.

No Gmail, vá no símbolo da engrenagem (Configurações), no canto superior da tela. Em seguida em Configurações e depois em Labs, no menu superior. Lá você vai encontrar opções para diferentes organizações de caixas de entrada. Ative o recurso e você vai poder definir para qual caixa de entrada cada uma das suas mensagens será encaminhada quando recebida. Os critérios de seleção para cada caixa de entrada ficam à sua escolha.