O princípio da Matriz de Eisenhower ajuda você a pensar e definir suas prioridades, determinar quais são suas atividades mais importantes e quais estão sendo uma distração.

Imagine que você deva preparar uma apresentação importante, de última hora, em um evento importante. Você só tem alguns dias ou horas para realizar essa tarefa, mas tem muitas outras tão importantes quanto.

Essa situação é muito comum, principalmente para empreendedores. Além de causar uma ansiedade natural, também é uma fonte de estresse. Não é nada fácil ter muita coisa a se fazer e pouco tempo para realiza-las.

Primeiro: Quem é Eisenhower?

Dwight Eisenhower era uma das pessoas mais produtivas que você poderia imaginar. Foi o 34° presidente dos Estados Unidos, com dois mandatos de 1953 a 1961.

Durante seu mandato, lançou programas que foram essenciais para o desenvolvimento do sistema rodoviário nos Estados Unidos, o lançamento da internet (DARPA), a exploração do espaço (NASA) e o uso de fontes de energia alternativas (Atomic Energy Atc).

Porém, antes de se tornar presidente, Eisenhower era um general cinco estrelas do Exército dos Estados Unidos. Serviu como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra e também foi responsável por planejar e executar invasões na França, Alemanha e norte da África.

Ao longo do seu caminho, também atuou como presidente da Universidade de Columbia e tornou-se o primeiro comandante supremo da OTAN. E por incrível que pareça, também se dedicava a hobbies como golfe e pintura a óleo.

Porém, a capacidade mais incrível de Eisenhower foi manter sua produtividade incrível por décadas. Por essa razão, seus métodos de gerenciamento de tempo e produtividade são estudados e adotados por muitas pessoas.

A mais famosa estratégia de produtividade é conhecida como Matriz de Eisenhower. É uma simples ferramenta para tomada de decisões e que você pode usar agora.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é utilizada para organizar suas tarefas de forma simples. Assim, você separa suas tarefas com base em quatro quadrantes:

1. Urgente e importante

O primeiro quadrante serve para você separar as tarefas que são urgentes e importantes. São as tarefas que devem ser feitas primeiro, pois são críticas para a sua vida ou carreira de alguma forma e precisam ser concluídas imediatamente.

Essas tarefas são prioridade pois evitam consequências negativas. É importante ser capaz de gerencia-las. Um exemplo de tarefa urgente e importante é responder um e-mail de um cliente importante a tempo.

Além disso, a Matriz de Eisenhower pode ser usada na sua vida pessoal. Um exemplo de tarefa urgente e importante pessoal é começar um estilo de vida mais saudável ou uma emergência médica.

2. Importante, mas não urgente

Neste quadrante, são escolhidas as tarefas importantes, mas que não são urgentes. É aqui que você deve investir a maior parte do seu tempo, pois essas tarefas servem para atingir objetivos a longo prazo.

Por exemplo, cuidar mais da sua saúde, passar mais tempo com a família, obter um novo diploma ou fazer uma pós-graduação. Esses itens são importantes, mas não precisam ser feitos imediatamente.

É importante lembrar que todos nós temos metas e objetivos diferentes, então apenas você sabe o que colocar neste quadrante. Além disso, tarefas que não são urgentes também podem ser importantes

Muitas vezes, associamos questões urgentes com importância, o que nem sempre é verdade.

3. Urgente, mas não importante

Você já sentiu que colocou muita importância em uma tarefa sem necessidade? Este erro comum ocorre quando alguém pede que você faça algo que o beneficie diretamente.

Por isso, na Matriz de Eisenhower, o terceiro quadrante mostra como é importante aprender e lembrar a delegar certas coisas. Quando você acha que algo é urgente, mas na verdade não é, temos uma ótima fonte de distração.

Você pode pensar que é urgente no momento, e então para o que está fazendo para atender essa questão, quando na realidade, ela pode esperar.

Se estiver trabalhando no meio de um projeto e o telefone tocar, não é importante você atender e pode delegar essa tarefa para outra pessoa. Tarefas urgentes, mas não importantes podem ser tratadas por outras pessoas. Dê importância somente aquilo que realmente importa.

4. Nem urgente e nem importante

Honestamente, evite as tarefas deste quadrante. São tarefas que significam desperdício de tempo e devem ser eliminadas. Ao identificar e eliminar todas essas tarefas, você conseguirá mais tempo para investir nas tarefas importante, mas não urgentes.

Alguns exemplos de tarefas nem urgente e nem importante é assistir a programas de televisão que você já viu ou navegar na internet apenas para se distrair.

Isso significa que nada deste quadrante não deve fazer parte da sua vida? Não. É importante ter equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal e usar o tempo de inatividade para recuperar sua energia.

O desafio aqui é focar mais tempo no quadrante 2 e reservar apenas um tempo neste quadrante.

Ferramentas que podem ajudar

Se você está com dificuldades para fazer sua Matriz de Eisenhower, existem duas ferramentas que podem ajudar.

A primeira delas é o aplicativo Eisenhower, disponível pa ra sistema iOS e também em uma página na web. Com o aplicativo, você organiza suas tarefas, gerenciamento seu tempo e aumentando sua produtividade.

O aplicativo funciona de forma bem simples, separadas pelos quatro quadrantes e em cores, para facilitar.

Outro aplicativo bastante conhecido é o Evernote. Eles também separam por quadrantes e cores, mas a vantagem é que está disponível para todos os sistemas.

Veja também: Como uma rotina de exercícios físicos ajuda a aumentar sua produtividade

Usando a Matriz de Eisenhower para ver se você está procrastinando

O grande mal da produtividade é a procrastinação. E para combate-la, faça a matriz e observe onde o seu tempo está. Está gastando mais tempo nos primeiros quadrantes ou no último?

Foque o seu tempo em tarefa nos dois primeiros quadrantes. Mas certifique-se que está realmente fazendo o seu trabalho. Uma forma de garantir é planejando o seu trabalho e ações antes do tempo.

Organizar suas tarefas é a melhor forma de observar para onde está indo seus esforços. Faça uma Matriz de Eisenhower e veja como será mais efetivo.

Rodrigo Alexandre