Manter a organização no trabalho não é difícil. Separar um tempinho durante a manhã para colocar as coisas em ordem pode ser uma tarefa simples, mas traz grandes benefícios para o seu dia.

Mas, antes que você comece a organizar a sua rotina, que tal aprender algumas técnicas? Você escolhe a que mais combina com o seu dia a dia e tem mais chances de enxergar as vantagens da organização no trabalho. Vamos lá?

Mantenha seu local de trabalho organizado

Ser organizado no trabalho não diz respeito apenas ao espaço de trabalho. No entanto, começar por aqui pode facilitar todo o processo de organização da sua agenda, de seus projetos e muito mais. Confira algumas técnicas para seu espaço físico de trabalho:

• Conte com lixeiras e organizadores próximos a você: você não vai manter seus lápis deitados na mesa de forma organizada. Facilite o processo com porta-lápis. Além disso, se a lixeira fica longe, pode ser que você acabe com lixo na sua mesa por enrolar até jogar. O mesmo vale para organizadores de papel.
• Organize seus cabos: o Pinterest tem vários hacks de organização de cabos. Pode parecer que eles não atrapalham, mas a verdade é que a visão fica poluída. Por isso, cuide dos fios!
• Limpe e organize a mesa antes de ir embora: por mais que você queira chegar em casa logo, não deixe de reservar os cinco minutos finais para organizar a mesa. Assim, você chega de manhã com menos coisas no seu caminho. Além disso, evita que fiquem coisas esquecidas no escritório!
• Organize seu computador: a organização digital também é importante! Separe um tempo toda semana para apagar arquivos desnecessários ou dar o destino certo a eles. Assim, você também evita perder algo importante que ficou esquecido no HD físico.

Conheça a metodologia 5S

Surgida no Japão, essa metodologia tem guiado empresas por todo o mundo. Ela implementa uma série de passos para aumentar a organização no trabalho, o que reduz desperdícios e aumenta a produtividade. São 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina.

Ao seguir cada uma dessas etapas, que você encontra mais explicadas aqui, é possível ter um ambiente de trabalho limpo e organizado.

Descubra o livro Regras Simples

Você já ouviu falar do livro “Regras Simples”, de Donald Sull e Kathleen M. Eisenhardt? Nele, você pode aprender a utilizar regras para compor seu dia a dia a fim de torná-lo mais organizado e simples.

Na questão da organização, os autores determinam três tipos de regra:

• Regras de limites: ajudam a tomar decisões de forma mais simples. Resuma as que puder a um sim ou não. Assim, você tem mais energia sobrando no fim do dia para se organizar.
• Regras de prioridades: o que é mais importante da lista de tarefas? O que é mais importante nas suas finanças? Crie regras próprias para essas áreas da vida e passe a deixá-las mais organizadas.
• Regras de parada: servem para eliminar o exagero, que leva à desorganização. Defina a hora de parar de trabalhar, a hora de parar de comer, etc.

Quer saber mais sobre o livro? Leia o resumo no 12 Minutos.

Utilize o Trello na sua vida inteira

Você sabia que o Trello pode ser utilizado para organizar toda a sua vida, não apenas a porção profissional? O aplicativo ficou famoso por causa da facilidade com que os itens podem ser mudados de lugar, criados e renomeados dentro dos quadros. De forma simples, é possível visualizar o todo de um projeto.

Se você tem dúvida sobre como utilizá-lo na organização do trabalho, confira estas duas maneiras:

Kanban

Organize o workflow em três etapas: fazer, fazendo e finalizado. Utilize esse sistema em projetos que têm fases e várias pessoas envolvidas. Complemente com o uso de tags, membros e imagens de capa. Checklists também são uma mão na roda.

Dias da semana

Você também pode fazer a sua agenda pelo Trello. Com o aplicativo de celular, é possível acessá-la de qualquer lugar. Assim, você não se perde em meio aos afazeres e consegue finalizar o dia mais tranquilo e organizado.

Essas não são as únicas formas de utilizar o Trello. Procure fazer de um jeito que encaixe na sua rotina e alimente a sua produtividade. Além de usar no trabalho, você também pode contar com o Trello para organizar viagens, reformas em casa e outros projetos pessoais.

Organize com o Getting Things Done

Este é outro livro que pode auxiliar você a melhorar a organização no trabalho. É uma técnica criada por David Allen que até hoje é uma das precursoras de qualquer dica de produtividade por aí.

O método ensina a priorizar as tarefas e a colocá-las em alguma base de forma organizada para que você “tire da sua mente” e pare de gastar energia com o que não precisa no momento. Sabe aquele afazer que fica na sua cabeça mesmo quando precisa se concentrar em outro? Você precisa deixar de fazer isso a fim de se organizar.

Organize em cinco fases:

• Inbox: ideias que vêm à sua cabeça a qualquer momento. Depois, uma vez por semana ou uma vez por dia, tire as tarefas de lá e coloque em produção.
• Próximas tarefas: é tudo o que você pretende organizar. Volte a essa lista e retire o que não foi feito, trocando de lugar, e dê o check no que foi.
• Em espera: tudo que está aguardando uma pendência para ser resolvido. Essas você precisa esquecer!
• Algum dia/Talvez: algo que ainda precisa de ponderação para ser feito.
• Finalizadas: imagine que ótimo e motivador ver essa lista cheia no fim do dia!

Para criar este log, você pode utilizar a ferramenta que mais for conveniente, seja uma planilha do Excel ou o Trello, que falei ali em cima. Leia o resumo do livro de David Allen no 12 Minutos.

Se você está procurando por dicas de organização no trabalho também para vender mais, não deixe de ler: Organização e design ajudam a loja a vender mais.