O primeiro passo para realizar o escopo é definir exatamente como determinada idéia ou desejo do cliente pode ser quantificada.

Para isto, é preciso, antes de tudo, ?congelar? tudo aquilo que será feito.

Não adianta ter a melhor tabela de preços, capaz de calcular o esforço para o desenvolvimento, se não estiver bem definido o que será entregue ao cliente.

Assim, a especificação do serviço, com a maior quantidade possível de detalhes, é a peça chave.

Lembre que vendemos vento!

Note a diferença:

• Um website para uma farmácia (pode ser algo que leva 10 anos para ser feito);

• Um website para a farmácia Miraflores com duas páginas, com a programação visual simples, feita por programador visual júnior, que apresentará, no máximo, 2 (duas) propostas visuais diferentes, com o texto e fotos fornecidos pelo cliente e implantação em espaço na web alugado pelo contratante (já me parece algo que pode levar de 15 a 30 dias).

Assim, o escopo é uma das partes mais difíceis.

O cliente pode, por motivos diversos, não querer detalhar esta etapa, pois mais na frente terá margem de manobra para querer mais alguma coisa pelo mesmo preço.

Tenha em mente que você não está fazendo um site ou um sistema, mas cumprindo um contrato.

O contrato deve andar sempre na sua pasta, laptop, PDA e deve ser consultado a cada momento por você em caso de dúvida. E para o cliente em momentos críticos.

E que qualquer item que seja pedido fora do escopo inicial deverá entrar como item adicional ao contrato, com valor correspondente.

A empolgação dos jovens empreendedores para agradar ou se empolgar faz com que o projeto deixe de ser o cumprimento apenas do contrato – e você se perde dentro dele e aí é que mora o perigo!

Escopo mal feito:

• Sistema de mala direta.

Escopo bem feito:

Sistema de mala direta, que permitirá ao cliente:

• Cadastro pela web, através de formulário, pelos próprios usuários em uma base de dados, com nome e e-mail;
• Possibilidade de edição pelo cliente dos nomes dos usuários cadastrados (inclusão, edição e exclusão);
• Busca pelo nome ou e-mail dos cadastrados;
• Editor de textos de e-mail, que permitirá enviar notícias aos cadastrados, em modo texto, com a inclusão de fotos ou comandos em html;
• Ferramenta para emissão de e-mails, produzidos pelo editor acima citado, para o conjunto de usuários previamente cadastrados.

O primeiro escopo é algo que pode levar dez vezes mais tempo que o segundo. No escopo o importante é demonstrar que compreendeu a real necessidade do cliente.

Mais um exemplo de um escopo mal redigido:

• Redigir textos para o site da empresa de fulano de tal.

Veja a alternativa:

• Redação e revisão de 10 (dez) textos, a serem entregue no formato Microsoft Word, com tamanho total de 18 mil caracteres com espaço, a partir do material bruto ?Recursos Hídricos?, fornecido em meio digital pelo cliente.

No primeiro exemplo não se quantifica o trabalho. O cliente pode ampliar o tamanho do serviço. No segundo, há delimitação do que será entregue.

Quanto maior o projeto, mais difícil é definir o escopo. Em ambos os casos é preciso pecar pelos detalhes.

Relacione os valores ao escopo

Feito o escopo, é necessário agora relacioná-lo a valores.

Para a realização do serviço acima descrito, cobraremos:

Assim, se o cliente resolver solicitar mais dois textos, já terá unidade para que possa encomendar. E se quiser se basear em documentos que não seja o de ?Recursos Hídricos?, um adendo será necessário para que o projeto prossiga.

Na verdade, o valor a ser cobrado deve ser vinculado à alguma unidade, hora ou unidade de serviço, no caso página de texto.

Assim, o projeto de website deve ter:

• xx páginas html;
• xx textos redigidos;
• xx fotos produzidas;
• xx sistemas desenvolvidos;
• xx banners produzidos.

Ou seja, tudo tem unidade, transformando o desejo em algo concreto e palpável. Sim, nem sempre é fácil precisar estes itens.

É melhor chutar valores, do que ser chutado depois.

Prazos

• O serviço será entregue em 30 (trinta) dias úteis, após o primeiro sinal.

Vincule o prazo ao depósito do sinal, que sempre deve ser cobrado. É uma forma de comprometer o cliente e dar o fôlego inicial para possíveis contratações, diminuindo, assim, o risco de calote.

Envio da minuta

Com a entrega da minuta, através de e-mail simples, entregue geralmente 24 (vinte e quatro) horas da entrevista realizada, a chance de fechar negócio aumentará, pois você demonstrará uma eficiência que a concorrência talvez não tenha.

Após a entrega da minuta, ligue no dia seguinte para saber se receberam e se há dúvida; em caso de não conseguir falar pelo telefone, envie e-mail.

Ambas as mensagens, tanto da minuta como o do pedido de confirmação, devem ser marcadas com a ferramenta pedir confirmação dos programas de correio eletrônico.

Garanta, com certeza de 100%, que o cliente recebeu a minuta!

Se tudo correr bem, chegaremos ao contrato, que apresenta os itens que regerão as ações do projeto a ser desenvolvido. É o próximo capítulo. [Webinsider]

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A série toda:
Em busca do contrato perfeito: um livro em capítulos
Em busca do contrato perfeito 1: tipos de contrato
Em busca do contrato perfeito 2: a entrevista
Em busca do contrato perfeito 3: a minuta
Em busca do contrato perfeito 4: o escopo
Em busca do contrato perfeito 5: itens do documento
Em busca do contrato perfeito 6: como cobrar
Em busca do contrato perfeito 7: o detalhamento
Em busca do contrato perfeito 8: nomear a entrega
Em busca do contrato perfeito: considerações finais

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Carlos Nepomuceno

Carlos Nepomuceno: Entender para agir, capacitar para inovar! Pesquisa, conteúdo, capacitação, futuro, inovação, estratégia.