Uma governança bem estruturada logo no início do de um projeto de portal pode ajudar – e muito – a garantir o seu sucesso. Papéis podem ser assumidos no nível estratégico, operacional e tático neste sentido. Todos os papéis possuem função e importância específica, mas meu objetivo aqui é falar um sobre o patrocinador.

O patrocinador geralmente é representado por alguém da alta administração, que tenha grande poder de articulação e de influência nos vários níveis da organização.

Há projetos em que esta figura do patrocinador não existe. Nestes casos, a equipe acaba enfrentando algumas barreiras – normais em um projeto deste tipo – que poderiam ser superadas com muito mais facilidade se houvesse o apoio e a presença da liderança da organização.

Além disso, por não ter apoio no nos níveis mais altos, o projeto não tem força na empresa; fica em uma situação frágil perante outras prioridades organizacionais e pode perder recursos mais facilmente.

Há casos em que a figura do patrocinador existe e está formalizada. Porém, não existe um alinhamento claro de expectativas; ele não entende o seu papel no projeto. É o típico caso de quem apenas “corta a faixa”, mas não se envolve diretamente nos desafios mais críticos do projeto. Os problemas na prática são os mesmos do primeiro caso.

Há, no entanto, casos em que a participação do patrocinador é muito bem definida, comunicada e acompanhada. Neste caso, todas as decisões do projeto são tomadas de maneira alinhada à estratégia da empresa, os recursos são articulados com mais facilidade, os conflitos solucionados com mais agilidade e o projeto é visto como prioritário dentro da organização.

No terceiro caso – e em todos os projetos que desejam adotar uma governança efetiva – o papel do patrocinador deve passar por algumas das questões a seguir:

• Apoiar a mitigação de riscos mais críticos do projeto;
• Atuar como último nível na escala de solução de conflitos;
• Garantir prioridade do projeto na agenda organizacional e apoiar a articulação do esforço necessário das áreas durante o andamento dos trabalhos (entrevistas, validações, etc.);
• Aproveitar interações existentes com os colaboradores para comunicar a importância do projeto para a instituição e a necessidade da colaboração de todos;
• Reconhecimento da participação dos vários atores ao longo do projeto.

O patrocinador deve ser parte da governança também depois do projeto implementado. Isso porque o trabalho e os desafios do portal não terminam: adoção e engajamento dos usuários alocação de orçamento, tempo e colaboração das pessoas, direcionamento estratégico, etc. [Webinsider]

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Paulo Roberto Floriano

Paulo Roberto Floriano (paulo@neuestudio.com.br) é consultor em experiência do usuário, arquitetura de informação e design de interação. É proprietário da Neue Studio, co-autor de dois livros e palestrante.