“Preciso de mais tempo” é um dos comentários mais comuns nas empresas de tecnologia hoje em dia. O tempo, em sua forma absoluta, passa da mesma forma, nem mais devagar nem mais rapidamente; nós é que precisamos encontrar meios de aproveitá-lo ao máximo, vivendo todos os instantes intensamente.

Como integrantes de uma sociedade corporativa, repleta de profissionais em busca de crescimento, reconhecimento e sucesso, eis um ponto de extrema relevância: a organização do nosso tempo.

Como os profissionais de tecnologia são multitarefas, realizando atividades tão díspares entre si que se tem a impressão de haver vários profissionais em um só, é imprescindível desenvolver consciência sobre a necessidade de planejar bem nossas atividades, de organizar a agenda e, acima de tudo, de cultivar a disciplina. Seguem, então, sete sugestões para que o processo de organização do tempo seja bem-sucedido:

Organize todas as tarefas do dia logo cedo

Escolha o meio mais adequado ao seu perfil (papel, notebook, tablet, celular) para elencar todas as tarefas e atividades que devem ser realizadas ao longo do dia. Inclusive atividades particulares, já que também são importantes.

Enumere as atividades por ordem de importância

Priorize as atividades mais críticas, aquelas mais importantes. As de rápida solução, ataque em primeiro lugar. As que são mais demoradas, mas igualmente críticas, vêm em seguida – é o caso de pessoas que aguardam a finalização de suas atividades para darem início às delas. Assim, você já movimenta a ação de outras pessoas, mesmo que ainda tenha outras atividades pendentes.

Aprenda a executar mais de uma atividade ao mesmo tempo

A simultaneidade de tarefas é o ponto mais crítico e estressante. Mas a questão é simples: em algum momento, a atividade que você iniciou deve contar com a interação de outro agente, seja lá quem for. Enquanto você aguarda tal interação, dê início à próxima atividade priorizada. Dessa forma, você conseguirá ganhar tempo na execução de tudo o que tem de cumprir.

Importante: o segredo para a adoção do processo de execução simultânea de atividade é não se esquecer daquela que ficou pendente. Portanto, acostume-se a reavaliar seu plano de atividades e recomece o que ficou pendente de onde parou.

Seja disciplinado com sua agenda

Mantenha os compromissos assumidos, sem ceder facilmente à alteração de sua agenda. Trata-se de um ponto é delicado, já que, muitas vezes, alguns compromissos têm mais importância do que outros. Faça o seguinte: antes de ceder tranquilamente à solicitação de alteração de sua agenda, tentar negociar o novo compromisso ou tarefa para um momento em que você tenha tempo disponível, ainda não preenchido. Assim, sua organização não será afetada e, obviamente, você continuará no controle do seu tempo. Contudo, se essa renegociação for inviável, reveja todas as tarefas e compromissos afetados, refazendo toda a agenda.

Mantenha sua agenda atualizada e, de preferência, compartilhada

A atualização é fundamental, caso contrário não terá finalidade. Quanto ao compartilhamento, para os seus pares e seus gestores, trata-se de uma maneira de poder informá-los sobre sua carga de atividades para que percebam a impossibilidade de fazerem novas solicitações nos períodos já tomados por outros compromissos.

Aprenda a dizer “não” sem temor

Esse é outro ponto interessante: assumir novas atividades, mesmo quando sua agenda já está totalmente comprometida, por receio do que pensarão seus gestores/pares sobre o seu comprometimento com a empresa, com o projeto ou com a equipe, é um equívoco.

Tão grave quanto dizer “não” é não entregar o que foi prometido na data combinada. Com certeza, seu gestor gostaria muito de saber da situação antecipadamente, tendo tempo hábil para direcionar as novas tarefas a outros profissionais.

Saiba lidar com imprevistos

Imprevisível é tudo aquilo que não se pode prever, saber de antemão. Isso muitas vezes acaba por “desmontar” todo o planejamento realizado, desorganizando suas prioridades e forçando a uma nova ordenação de tarefas.

Mesmo a contragosto, temos de saber lidar com esse tipo de situação. Para minimizar os efeitos do imprevisto, vale a pena recorrer à máxima popular de que “não devemos deixar para amanhã o que pode ser feito hoje”. Isso também é válido para atividades que podem ser antecipadas. Assim você sentirá o gostinho de ter mais tempo livre.

Mesmo adotando essas dicas sobre organização do tempo, é certo que em algumas ocasiões você não conseguirá cumprir as tarefas dentro do seu horário de trabalho normal. Para isso, não existe outra solução: você terá que dedicar algum tempo extra, depois do expediente ou no final da semana, para que a sua agenda, já formatada e organizada, não seja prejudicada.

Só atente para que isso não se torne uma constante em sua vida. Os workaholics começam assim. Portanto, quanto mais controle sobre o seu tempo tiver, provavelmente terá mais tempo para aproveitá-lo da maneira que quiser. [Webinsider]
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Enio Ciappa

Enio Ciappa é gerente de projetos da Unione.