Nos últimos quatro ou cinco anos o tema portais corporativos ganhou foco e amadureceu. Tem sido tratado com óticas diferentes nas revistas especializadas em tecnologia de informação e nas revistas especializadas em business.

Embora visto por ângulos diferentes, o fato é que o portal corporativo tem mostrado que é uma boa ferramenta de trabalho numa era de serviços baseados em conhecimento. Sabemos que a competitividade é acirrada e que a tecnologia somente não é vantagem competitiva sustentável por longo prazo. Vantagens competitivas se dão através de melhor uso dos ativos do conhecimento, como marcas, patentes, inovação, conhecimento tácito dos colaboradores da empresa e reutilização de conhecimento visando melhor produtividade.

Muito desta evolução se deve à aplicação e uso de portais corporativos pelas organizações no Brasil e no mundo. Com o crescimento do uso de ferramentas gerenciais ou tecnológicas, é natural que a etapa seguinte seja relativa à medição de resultados. É natural que executivos e gestores estejam cada vez mais atentos ao binômio de sucesso econômico das organizações: mais receitas, menos despesas.

Com o tema portais corporativos a situação não está sendo diferente. Cada vez mais profissionais envolvidos em projetos deste tipo têm sido forçados a mostrar retorno sobre investimento. A questão é que medir retorno sobre o investimento em portais corporativos não é tarefa trivial, uma vez que a implantação de portal corporativo mexe com gestão de ativo intangível e medir retorno neste caso pode ser mais complexo do que simplesmente medir tempos e esforços.

Nós vamos aqui tentar tratar de maneira estruturada como se pode medir retorno sobre o investimento, mas para chegarmos nesse patamar é preciso entender o que é um portal corporativo, seus tipos e conceitos, as possibilidades de uso e aí sim, estaremos aptos a realizar medição de retorno sobre investimento.

Conceituando portais, seus tipos e possibilidades

O conceito de portal é simples: porta de entrada! Ao extrapolar esta visão simples para o mundo da gestão da informação e da gestão do conhecimento, podemos enxergar o portal corporativo como uma ferramenta que integra pessoas, informações e conhecimento que estão atrelados a processos organizacionais.

Segundo Reynolds e Koulopoulos, um portal corporativo é um sistema de informações centrado no usuário, integrando e divulgando conhecimentos e experiências de indivíduos e equipes, atendendo assim aos padrões de instituições baseadas no conhecimento.

Talvez a função mais importante de um portal corporativo seja a de tornar disponíveis as informações das quais os colaboradores da organização mais precisam, tanto de fontes internas quanto externas, e apresentá-las de forma simples e prática.

A diversidade de fontes de informações também é um ponto de destaque no uso dos portais. Os dados podem vir de fontes estruturadas como banco de dados, aplicações do tipo ERP (Enterprise Resource Planning), entre outras, bem como de fontes não estruturadas como textos, página web, documentos, vídeos, e-mails entre outras fontes.

A questão é que o portal pode ser a porta única, o ambiente único, para que colaboradores consigam acessar a informação certa no tempo certo.

Mas não pára por aí. Com o crescimento no uso e proliferação de soluções baseadas em internet, tudo passou a ser um portal! Toda e qualquer aplicação com uma interface web se torna portal. Sendo assim, é importante caracterizar-se alguns tipos de portal mais comumente utilizados.

• Portais para Apoio à Decisão são ferramentas que auxiliam gestores, executivos e analistas de negócios a acessar as informações corporativas para a tomada de decisões de negócio.
• Os portais de conteúdo organizam grandes acervos de conteúdo a partir dos temas ou assuntos, conectando as pessoas às informações.
• Os portais de negócios ? B2C e B2B ? têm como função integrar cadeia de valor das organizações ligando empresas entre empresas e empresas com seus clientes.
• Os portais colaborativos são ferramentas cooperativas de trabalhos em grupo (groupware) com fluxo de tarefas e/ou documentos (workflow) para prover acesso a informações geradas por indivíduos ou grupos.
• Portal corporativo é o ambiente único de acesso a informações dos colaboradores. Pode ser considerado como o ambiente onde a organização vai criar fluxos de troca de informação e conhecimento.

O mais importante de se perceber é que um portal corporativo remete à Integração. Integração de pessoas através de comunidades de trabalho, através de relações de cooperação virtual, identificação de especialistas e etc., bem como integração de sistemas de informação e bases de conhecimento.

Portais e os ativos de conhecimento

Conhecendo mais as possibilidades, tipos e aplicações para portal corporativo, percebe-se que a implantação de um portal corporativo está cada vez mais longe de ser uma implementação tecnológica. Não que a tecnologia de informação não tenha importância. Não é isso. A implantação de uma plataforma tecnológica para portal é um dos componentes a serem trabalhados. Existem questões como aculturamento, plano de comunicação, definição de objetivos de negócio, entre outras, que também devem ser tratadas com a mesma seriedade.

O ponto importante de ressaltar é que se olharmos o portal como um ferramental de integração de informações estratégicas, um ferramental para acesso a informações e sistemas transacionais, para registro e disseminação de conhecimento explícito, colaboração para troca de conhecimento tácito, uma ferramenta para ambiente de colaboração… fica cada vez mais claro que um portal corporativo é uma ferramenta para a gestão do conhecimento.

Segundo Davenport e Prusak em seu livro Working Knowledge, gestão do conhecimento é uma coleção de processos que visa governar criação, registro, disseminação e utilização de conhecimentos da organização em prol de seus objetivos estratégicos.

Se pensarmos que conhecimento e informação estão dispersos pela organização, armazenados em sistemas de informação, armazenados em documentos, normas, manuais, procedimentos e também presente na cabeça dos indivíduos que trabalham para a organização, o portal pode ser o centro de convergência de tudo isso. É nesse sentido que as empresas deveriam estar realizando seus investimentos.

No próximo texto vamos tratar da justificativa de custos de um portal corporativo e do ciclo de avaliação de ROI, ou retorno sobre o investimento. [Webinsider]

Eduardo Lapa

<strong>Eduardo Lapa</strong> (eduardolapa@informal.com.br) é consultor pela <strong><a href="http://www.informal.com.br" rel="externo">Informal Consultoria e Serviços</a></strong> e presidente do Pólo RJ da SBGC.