Demos muitos passos importantes até aqui. Se tudo correu bem, você já adquiriu uma visão holística da sua empresa. Identificou tribos, colheu conteúdos. Convenceu a cúpula de que o projeto era viável. E criou parcerias mil, com destaque para os replicadores e para o pessoal de Comunicação, RH e TI. Da versão beta, nasceu a nova intranet, devidamente aprimorada. E o estardalhaço no lançamento foi geral, instigando o pessoal a sair da inércia.
Agora, vamos tratar de manter o ciclo virtuoso girando. É preciso fazer crescer a bola de neve, evitando que todo o esforço derreta com os primeiros raios do verão.
Passo 4: Pense em mim, liga pra mim… Todo produto novo, ao ser lançado, recebe um grande investimento em marketing, particularmente em publicidade. À medida que ganha mercado, os investimentos nessa área vão diminuindo gradativamente. A partir da chamada “maturidade”, faz–se um trabalho de manutenção, pois o produto tornou–se conhecido e já conquistou uma fatia dos clientes.
Com as intranets não é diferente. Assim, o lançamento, como já dissemos, foi o momento que consumiu maior energia, procurando o máximo de visibilidade. Passado esse momento, porém, não podemos descuidar nunca da divulgação, que deve ser constante – a não ser que queiramos jogar tudo pela janela.
Nunca é demais lembrar que intranets são passivas. Ou seja: é preciso que os clientes/usuários naveguem até ela, queiram acessá–la. Tem gente, no entanto, que faz o upload e pensa que está tudo resolvido: estabeleceu–se a comunicação. E depois, quando os acessos não acontecem, ainda dizem: “Mas eu coloquei na intranet! O pessoal é que não quer acessar…”. O que será que saiu errado, afinal?
É simples: assim como ninguém lê o nada, ninguém também acessa o nada… Como alguém pode acessar algo que desconhece estar disponível? O fato é que não basta colocar o material lá: é preciso avisar a todos que você fez isso! Óbvio, não? Nem tanto. Se você obteve êxito no lançamento, é comum haver a falsa idéia de que “agora todos já conhecem a intranet”. Por esse raciocínio, portanto, basta colocar lá… Para combater isso, chegou a hora do trabalho de manutenção – algo que não acaba nunca…
Intranet Notícias
Todas as intranets têm alguma seção de notícias. Nelas, tudo que diz respeito à empresa pode e deve estar presente.
Entretanto, o subtítulo aí de cima não está falando disso. “Intranet Notícias” é o veículo que você deve criar para falar sobre tudo que rola com e na própria intranet. É o veículo de meta–comunicação, a forma de manter acesa a chama, entendeu?
Com estilo leve, bem humorado e direto, o “Intranet Notícias” deve estar muito mais para um panfleto do que para um jornal. O fundamental, entretanto, é que seja um pe–ri–ó–di–co (quinzenal ou semanal). Pode ser enviado por e–mail e/ou distribuído como mídia impressa. Tudo vai depender do perfil dos seus clientes e também da empresa.
Se quase todo mundo tem e–mail, certamente essa deverá ser a sua opção, uma vez que é a mais econômica e ágil. De qualquer forma, sugiro que três pequenas retrancas (seções) estejam sempre presentes no seu “Intranet Notícias”:
1) Em destaque: Como o nome mesmo diz, é o lugar da manchete. Escolha alguma novidade mais bombástica ocorrida desde a última edição e use–a como carro–chefe. O tema é livre: você pode falar tanto do aumento do número de acessos, mostrando um gráfico ao lado, como ressaltar a inclusão de um serviço esperado por todos. Além do título, deve ter dois ou três parágrafos, no máximo. E uma imagem de apoio sempre é muito bem–vinda. Se o assunto permitir um link direto para a intranet, não deixe de incluí–lo.
2) O que há de novo: Aqui entra uma listinha de tudo que foi incluído ou alterado na intranet desde a última edição. Uma boa forma é montar uma tabela. Nela, crie colunas para o título do material (como um link, claro), seu tipo (artigo, software para download, novo serviço…), um resumo (de duas linhas), a seção em que foi alocado, o nome de quem enviou o material e a data da atualização. A inclusão do nome do colaborador tem como objetivo estimular a participação, valorizando aqueles que são atuantes.
3) Tira–dúvidas ou Você sabia?: Nunca perca a chance de passar dicas sobre o bom uso da intranet. Ensine a navegar, fale sobre recursos ainda pouco conhecidos ou sobre aquela dúvida enviada por um colega. Nesse último caso, temos mais uma oportunidade de mostrar que o diálogo está sendo valorizado. Reproduza a pergunta e acrescente a resposta, de forma bem didática. E socialize–a com todos. Mas lembre–se de pedir autorização do autor do e–mail antes de publicá–lo…
Outro instrumento útil é o jornal–mural. Utilize uma folha A3, por exemplo (várias impressoras já aceitam este formato, que é o dobro do A4), e cole–o nos locais de grande circulação/concentração.
Quanto ao conteúdo, basta reproduzir o que foi enviado no “Intranet Notícias”, mas com uma nova diagramação. Não se preocupe com o fato de serem idênticos: a redundância, aqui, está jogando a nosso favor. Assim, para quem não tem e–mail ou não leu o panfleto impresso, essa é a chance de ficar por dentro. Para quem leu, é nossa oportunidade de reforçar a mensagem.
Uma última coisa: procure utilizar uma redação alegre e informal, sempre acompanhadas de imagens (cuidado apenas para não gerar um e–mail muito pesado…). Produzir um material colorido e sem aquele ar de “circular interna” é fundamental para a imagem da intranet (algo que vamos discutir melhor no próximo artigo).
Apoiando os replicadores
Você deve estar lembrado deles, não é? Os replicadores são aqueles colegas que naturalmente se entuasiasmam pela intranet e adoram participar. Devemos dar a eles toda atenção e, se possível, um tratamento diferenciado.
Assim, reuni–los de vez em quando para um grande brainstorming (tempestade de idéias) pode ser uma boa. Novas sugestões vão surgir. Além disso, esses contatos serão a porta de entrada de algumas reclamações que nunca chegam a você diretamente – aquelas que a gente faz com o colega ao lado, mas não se dá o trabalho de mandar por e–mail. Essas informações são um feedback importantíssimo, pois nos darão a chance de aprimorar o trabalho.
Outra forma de dar força aos replicadores é notificá–los em primeira mão sobre inovações que serão postas em prática. Além de sentirem–se valorizados, poderão ajudar na divulgação boca–a–boca e até mesmo na solução de dúvidas básicas de uso que os colegas de setor venham a levantar.
O fato é que nunca se deve deixar de lado esse grupo, sua rede de contatos. É ele que garante o eco das ações, um fluxo mínimo de novidades na intranet e a elevação da moral de todos.
Pró–atividade é o nome do jogo
Outra maneira de manter a intranet sempre viva é assumir uma postura pró–ativa, sempre. Para que isso seja possível, é importante que você una sua visão holística às informações da rede de contatos. Assim, toda vez que a notícia de algum projeto novo chegar até você, procure pensar no que a intranet poderia ajudar. Nesse momento inicial, cabe a você ficar atento às oportunidades de incluir a intranet na jogada, agregando valor ao que estiver sendo feito.
Evidentemente, espera–se que os próprios funcionários, com o passar do tempo, venham a procurar a intranet – mas isso não acontecerá logo de cara. Aliás, quando começar a acontecer, comemore: é sinal de que sua intranet finalmente está virando uma referência para todos! E de que o esforço está valendo a pena…
Diversificando
Outros veículos também podem ser interessantes para divulgar a intranet. Mensagens no contra–cheque, por exemplo, atingem a todos. Uma apresentação em PowerPoint, abordando os benefícios básicos e ensinando a navegação também pode ser útil. Prepare algo curto, que possa ser apresentado no início ou no fim das reuniões regulares que ocorrem na empresa. Muito mais pode ser feito: seja criativo!
O importante é tornar a intranet algo quente, sintonizada com o novo e com conteúdos de interesse, ainda que não estejam diretamente ligados ao negócio–fim da empresa. Afinal, se a imagem dela estiver associada a algo frio, chato e burocrático, dificilmente alguém vai querer dar um pulo lá…
Alguém falou em imagem? Isso lembra a idéia de posicionamento… Mas esses são assuntos do próximo artigo… Nele, também darei uma lista mais ampla de sugestões para que você mantenha a intranet sempre na boca do povo – e cada vez mais na mente de todos. Aguarde!
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E aí? Tá gostando? Que bom… Não tá? Discorda do que foi dito? Que bom também! Afinal, como já dissemos, mais importante do que “regras universais” (eca!) são os debates. Assim, sua boa ação de hoje é simples: faça um autor feliz, mande um e–mail para mim com seus comentários… :o)
PS: Por sinal, uma das idéias que vêm amadurecendo a partir dos e–mails que recebo é a de criar uma lista de discussão ou um fórum para debater especificamente esse tema: intranets. Vários colegas estão achando boa a idéia, pois poderemos partir para um modelo realmente construtivista, em que a troca é a tônica. Mas seria importante contar com um número razoável de pessoas para começar.
Assim, estamos lançando a enquete: você teria interesse em participar de uma lista de discussão ou fórum em que o tema fosse intranets? Aguardo seu e–mail. Participe! [Webinsider]
