Dicas para a administração do tempo

O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.

Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.

Planejamento do tempo

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:

No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :–)

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:

Prazo. A primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nestes casos eu observo:

Resultados. Procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.

Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.

Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.

O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.

Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.

Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:

Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.

O significado de cada coluna:

Atividade. O que deve ser feito;

Prazo. A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;

Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado;

Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;

Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;

Completado. Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.

Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Juntando tudo

Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.

Porque vai estar se colocando desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor. [Webinsider]

Respostas

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  1. phil

    Gostaria mais informações, se possivel com exeplos básico sobre como se faz uma lista mestra realmente, trabalho e estou conclindo a universidade e quero fazer concurso publico, será que existe condições de se fazzer tudo isto ao ,mesmo tempo. Preciso de ajuda, se possível mande uma resposta estou confuso e pretendo me organizar melhor. Agradeço.

  2. MAURO RODRIGUES MARTINS JUNIOR

    A Administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.
    Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

  3. rafael borges

    Muito bom o artigo, só reforçou a idéia que eu tinha de que TEMPO É QUESTÃO DE PRIORIDADE, e claro o artigo forneceu mais algumas ferramentas… gostei muito, sucesso a todos e ao autor.

  4. MAURO RODRIGUES MARTINS JUNIOR

    A ética empresarial pode ser entendida como um valor da organização que assegura sua sobrevivência, sua reputação e, conseqüentemente, seus bons resultados. Para Moreira, a ética empresarial é o comportamento da empresa – entidade lucrativa – quando ela age de conformidade com os princípios morais e as regras do bem proceder aceitas pela coletividade (regras éticas).
    Importância
    Aplicar a ética nas profissões e organizações, é considerado um fator importantíssimo para a sobrevivência das mesmas, inclusive de pequenas e grandes empresas. [2] Estas vêm percebendo a necessidade de utilizar a ética, para que o ?público? tenha uma melhor visualização do seu ?slogan?, que permitirá, ou não, um crescimento da relação entre funcionários e clientes.
    Desse modo, é relevante ter consciência de que toda a sociedade vai se beneficiar através da ética aplicada dentro da empresa, bem como os clientes, os fornecedores, os sócios, os funcionários, o governo… Se a empresa agir dentro dos padrões éticos, ela só tende a crescer, desde a sua estrutura em si, como aqueles que a compõem. [3]
    Observações importantes
    Quando a empresa tira vantagem de clientes, abusando do uso dos anúncios publicitários, por exemplo, de início ela pode ter um lucro em curto prazo, mas a confiança será perdida, forçando o cliente a consumir produtos da concorrência. Além disso, recuperar a imagem da empresa não vai ser fácil como da primeira vez;
    A ética na empresa visa garantir que os funcionários saibam lidar com determinadas situações e que a convivência no ambiente de trabalho seja agradável.
    A ética do lucro
    O lucro é a parte sensível de uma organização, por isso exige cuidado no momento do planejamento para a obtenção do mesmo. Isto significa que ser antiético, enganando seus clientes, não é uma boa idéia para a empresa que almeja desenvolver-se e crescer perante à concorrência.
    Assim, pode-se deduzir que a obtenção do lucro é um dos fatores advindos as satisfação dos clientes, pois o lucro é objetivo dos negócios, que as empresas desenvolvem para cumprir sua meta, tendo como retorno, o resultado dos serviços prestados. [3]
    Valores éticos
    São um conjunto de ações éticas que auxiliam gerentes e funcionários a tomar decisões de acordo com os princípios da organização. Quando bem implementado, os valores éticos tendem a especificar a maneira como a empresa administrará os negócios e consolidar relações com fornecedores, clientes e outras pessoas envolvidas. [4]
    Código de ética
    É um instrumento criado para orientar o desempenho de empresas em suas ações e na interação com seu diversificado público. Para a concretização deste relacionamento, é necessário que a empresa desenvolva o conteúdo do seu código de ética com clareza e objetividade, facilitando a compreensão dos seus funcionários

  5. MAURO RODRIGUES MARTINS JUNIOR

    pra entrar em contato tem e-mail [email protected]

    meu msn [email protected]

    A Administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.

    Dicas para economizar tempo

    Planejamento – toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados.

    Organização – a organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas: é aliada do tempo.

    Delegação – atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes.

    Telefone – use-o para evitar deslocamentos desnecessários.

    Comunicação – a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos.

    Concentração – tempo mínimo (anterior a ação) que se julgar necessário para conseguir progresso.

    Alguns economizadores de tempo

    -Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões.
    -Criação de listas de afazeres.
    -Definição de metas.
    -Manutenção de suas metas em vista.
    -Definição de prioridades.
    -Acompanhamento das prioridades.
    -Organização das tarefas.
    -Organização e acesso com rapidez a informações usadas com freqüência.

    Alguns desperdiçadores de tempo

    -Falta de Planejamento.
    -Indisciplina.
    -Indefinição de objetivos na execução das tarefas.
    -Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades.
    -Indefinição de prioridades.
    -Excesso de reuniões e burocracia interna.
    -Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador).
    -Centralização de poder.
    -Execução de serviço particular, em horário comercial.
    -Resistências às mudanças.

    Soluções práticas para economizar tempo

    -Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias.
    -Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas.
    -Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas.
    -Faça as coisas em ordem de prioridade.
    -Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
    -Saiba onde seu tempo é realmente empregado.
    -Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade.
    -Elimine desperdiçadores de tempo.
    -Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

  6. Leda Ribeiro

    Gostei muito do artigo. Obrigada! recomendo a quem está precisando se organizar ler um livro que li e gostei muito: Não deixe para depois o que voc~e pode fazer agora.

    Sucessos a todos.

    Mais uma vez obrigada ao autor pelo artigo

  7. Ricardo caldeira

    Gostei do artigo, porém preciso de mais algumas dicas de organização de tempo e execução de tarefas. As dicas apresentadas são boas mas não resolveram meu problema, participei de um curso de Gestão de Marketing e aprendi muito e agora preciso me aprofundar em conhecimentos e informações com os colegas.

  8. Herica Aragão Silva

    Preciso apresentar um projeto sobre Administração do Tempo, no próximo dia 28 e não sei por onde começar. Gostaria de receber alguma orientação, se possível.
    Agradeço, desde já.
    Herica Aragão.

  9. José

    Li o artigo, gostei, achei interessante, somente faço uma ressalva: a palavra coisa pode ser considerada a palavra mais vulgar que existe, pois ela serve para qualquer coisa. Você utiliza a palavra coisa e/ou coisas nove vezes no seu artigo. No parágafo referente a prazo a coisa extrapola, segue então minha respeitosa sujestão:

    Prazo. O primeiro cuidado a ser tomado é com a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada evento para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de revê-los antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos de ultima hora e até aqueles eventos ?pra ontem?. Nestes casos eu observo:

  10. Vagner Olivio Stoll

    Muito bom quando a gente consegue se adaptar a este tipo de planejamento. Assim como nos surgem os desafios ou trabalhos, com a lista sempre em mãos fica mais facil observar o grau de importancia que cada atividade tem e o quanto que esta exige de nós. Tempo é dinheiro, e dinheiro não compra o tempo. Por isso é de vital importancia nos dias de hoje se atentar a cada minuto que passa.

  11. eliane

    Não consigo me organisar,me atropelo com o tempo o tempo todo.Preciso estudar para o proximo vestibular, guando paro meus afaseres fico com uma sensação de culpa por não ter feito as outras ,e as outras (tarefas) numca termino no tempo certo por que vem filho,casa,estou mas perdida que sego em tiroteiokkk.

  12. Ingrid

    se seguir Tudo o que o nosso amigo Renato Fridschtein disse vai ter grandes vitorias seja ela em negocios, trabalhos escolares etc.
    porque se nao tivermos Diciplina na nossa vida nao teremos sucesso na Vida

  13. sara roendo da silva

    artigo muito bom! aprendi com o tempo,não perde tempo,utilizar do tempo priorizando o que tem de ser feito,diciplinar o tempo!objetivar as atividades com foco!

  14. Pingback: O Tempo: Administre e tenha melhores resultados | Euvenci.com Blog

  15. stefani duarte

    bom eu achei um pouco complicado pois não tem bem o que eu desejava encontrar,mais o que tem já deu par perceber que temos varias formas de usar nosso tempo da melhor maneira possível.
    faça o de melhor que você pode para dar bons resultados;pra não ter que fazer tudo de volta.
    isso ajuda a economizar mais tempo.
    pense!!!!

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  19. José Antônio Coimbra

    Gostei demais dessas dicas. Tenho muitas coisas a fazer e com essas dicas vou conseguir priorizar e conseguir melhores resultados.
    Muito obrigado
    Deus abençoe
    Pr José Antônio

  20. Alexsander

    Fui contratado para organizar uma equipe em uma empresa em um centro comercial aqui na cidade, tantas coisas a serem feitas, que começo uma coisa e nao termino, final do dia, num rendi nada, comecei tudo, mas nao terminei nada.

  21. Chrisley

    Show de bola, Trabalho na Ricardo Eletro como gerente de loja e sei o que é administrar bem o tempo, as informações acima são muito importante e quero praticar mais e obter mais resultados positivos com base no texto acima…

    Abraços.

  22. Claudia Roberta Mota Pereira

    Realmente é muito válido quando nos planejamos com antecedência. Eu procuro sempre fazer isso, as vezes, quando não é possível, eu fico “perdida”. O tempo é precioso e não podemos perdê-lo!

  23. Rúpcia Regina Mondardo Sartori

    Realmente a administração do tempo faz diferença em qualquer atividade. Uma tarefa organizada proporciona tranquilidade para desenvolvê-la.

  24. TEREZINHA MARTINS

    Planejamento do tempoé indispensável, toda empresa necessita e muito desse serviço,mas é preciso alguem que realmente saíba,
    Parabens,………..

  25. Paulo Garra

    Realmente essas dicas são bastante válidas.
    Depois que comecei a utilizar lista de tarefas e priorizei as atividades, o meu dia se tornou muito mais produtivo e significativo. Agora foco nas tarefas mais importantes e consigo melhores resultados a curto e longo prazo, ao invés de me perder em um mar de atividades que fazia antigamente.
    Também acho que a administração do tempo não é apenas o uso de ferramentas como listas mestras ou lista de tarefas, para você conseguir ser mais produtivo e ter mais tempo livre, é necessário uma mudança de hábitos, o que poderia ser abordado em posts futuros.

    Abração
    Paulo Garra

  26. Marcio Barboza

    eu sou muito desorganizado para tudo
    quero mudar de profissao mas estou com dificuladade de me organizar
    quero ajudar a minha esposa em casa mas nao consigo me organizar se voce puder dar uns conselhos eu agradeço desde ja